Comment améliorer sa communication interne en entreprise ?

1. Prenez la température 

Le meilleur moyen pour améliorer votre communication interne ? Commencez par faire un état des lieux afin d’obtenir une vision d’ensemble des actions déjà mises en place, et d’analyser ce qui fonctionne ou ne fonctionne pas dans votre entreprise. 

Faites un bilan au sein de votre équipe, et prenez le temps de sonder les collaborateurs des différents services (via un sondage et/ou des entretiens) afin de recueillir leur feedback et leurs suggestions d’améliorations. Par exemple, demandez-leur :

• leur niveau de satisfaction vis-à-vis de votre communication interne,
• à quelle fréquence ils consultent vos messages,
• les actions et supports de communications qu’ils ont apprécié le plus et le moins,
• les idées d’initiatives qu’ils pourraient avoir pour améliorer la communication interne.

Vous pourrez ainsi prendre du recul sur les initiatives que vous avez mises en place, et réajuster votre stratégie en fonction des retours qui vous ont été communiqués.

2. Donnez-vous des objectifs

Une fois cet état de lieu réalisé, fixez-vous des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et limités dans le temps). Par exemple, si vous venez de déployer un nouvel outil de communication interne, un de vos objectifs pourrait être d’augmenter le taux d’utilisateurs actifs sur cet outil de 30 % dans les 6 prochains mois, et d’augmenter le taux d’engagement de 10 % sur la même période (mesurable via les likes et commentaires).

De même, si vous organisez régulièrement des événements internes, vous pourriez vous fixer comme objectif d’augmenter le taux de participation aux événements de 10 % d’ici l’année prochaine.

À vous d’adapter vos objectifs en fonction du feedback des différentes équipes, et des ressources mises à votre disposition !

3. Créez un plan de communication interne

Il est maintenant temps d’élaborer votre plan de communication interne. Ce plan vous permettra de définir :

• les sujets sur lesquels vous allez communiquer,
• les cibles auxquelles vous souhaitez vous adresser,
• les formats de contenus que vous souhaitez mettre en avant (vidéos, photos, événements, newsletter, messages sur votre outil collaboratif, etc.),
• la fréquence à laquelle vous souhaitez publier ces contenus,
• les outils sur lesquels vous allez vous appuyer (par exemple, un réseau social d’entreprise),
• le budget dont vous disposez pour mener vos projets à bien.

L’idée n’est pas d’établir un planning éditorial détaillé, mais plutôt d’identifier les grands axes de votre stratégie de communication interne. Cette étape vous permettra également d’évaluer si les initiatives que vous comptez mettre en place sont bien réalisables par rapport aux ressources humaines et financières dont vous disposez.

Vous pouvez ensuite vous appuyer sur un outil de gestion de projet afin de planifier et suivre les différents projets à mettre en place.

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4. Impliquez le management et les collaborateurs

Les collaborateurs et le management ont un rôle clé à jouer dans votre communication interne. En impliquant davantage les salariés dans vos actions, vous pourrez ainsi mettre en avant leur contribution, augmenter leur engagement et renforcer leur sentiment d’appartenance à l’entreprise. 

De même, les managers seront plus à même de donner l’exemple à leurs équipes s’ils sont eux-mêmes acteurs communication interne. Cependant, cette exemplarité n’est pas un réflexe pour tous. C’est pourquoi il est important de les accompagner dans cette démarche.

Plusieurs initiatives peuvent vous permettre d’impliquer davantage les managers et les collaborateurs dans votre communication interne, par exemple :

• Créer un climat de confiance permettant à chaque manager ou collaborateur de s’exprimer librement
• Proposer aux managers une formation à la communication interne
• Faire participer les collaborateurs à la prise de décisions les concernant
• Identifier des ambassadeurs qui pourront relayer vos messages auprès des équipes, voire lancer leurs propres initiatives
• Lancer un groupe “boîte à idées” sur votre réseau social d’entreprise où chacun peut soumettre ses idées pour améliorer la communication interne et renforcer la cohésion d’entreprise

Lire aussi : Réseau Social d’Entreprise : LA solution pour améliorer votre communication interne !

5. Créez des rituels

Améliorer sa communication interne passe aussi par la création de rituels. Des rituels qui vont permettre de véhiculer les valeurs de votre entreprise, et de fédérer les collaborateurs autour de traditions communes. 

Ces rituels peuvent prendre plusieurs formes, par exemple :

• un événement interne organisé une ou plusieurs fois par an,
• une pause café (physique ou virtuelle) hebdomadaire ayant pour but de faciliter les échanges informels,
• un post sur votre réseau social interne (ou une newsletter interne) résumant les actualités de la semaine ou du mois,
• un sondage trimestriel pour récolter le feedback des équipes sur divers sujets (culture d’entreprise, management, satisfaction vis-à-vis du travail, etc.),
• une vidéo annuelle mettant en avant les plus belles réussites des différentes équipes,
• etc.

Le plus important est de créer des rituels à l’image de votre entreprise, qui susciteront l’engagement et la participation des salariés.

Lire aussi : Comment réussir votre communication interne en télétravail ?

6. Mesurez vos performances

Mesurer vos performances est essentiel pour évaluer l’efficacité de vos actions de communication interne. Cette démarche vous sera également utile pour justifier vos investissements (dans de nouveaux outils ou processus, par exemple) auprès de la direction, et valoriser votre travail au sein de l’entreprise.

Il existe plusieurs façons de mesurer l’impact de votre communication interne. Vous pouvez par exemple :

• Suivre des KPIs quantitatifs (tels que le taux d’engagement collaborateur, le taux d’utilisation des outils de communication, la portée de vos messages, etc.)
• Demander aux collaborateurs de vous donner du feedback via une enquête, des entretiens individuels ou des groupes de discussion (aussi appelés focus groups)
• Réaliser un audit de communication interne (vous-mêmes ou en demandant à un prestataire externe) 

Quelque soi(en)t la ou les méthode(s) que vous souhaitez privilégier, pensez à effectuer ce travail d’analyse régulièrement, afin de repérer les points à améliorer, et d’ajuster votre stratégie en continu.

7. Mettez en place les bons outils

On l’oublie parfois, mais mettre en place les bons outils est indispensable pour mener à bien vos actions de communication interne. 

Afin de rationaliser au maximum vos applications, nous vous conseillons de choisir un outil de communication interne tout-en-un : Talkspirit. 100% made in France, la plateforme intègre des fonctionnalités telles que le tchat, la visioconférence, les webinaires, les sondages, le fil d’actualités, la page d’accueil, l’annuaire, et bien plus. Ainsi, plus besoin de jongler entre une multitude d’outils !

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Si vous préférez les outils best-of-breed, vous pouvez également opter pour :

1. L’intranet : un réseau informatique privé qui permet aux collaborateurs d’accéder aux ressources de l’entreprise et d’échanger entre eux
2. Le réseau social d’entreprise (RSE) : plus complet que l’intranet, le RSE vise à faciliter le partage d’informations et la collaboration entre les collaborateurs
3. La newsletter interne : souvent envoyée par mail, elle permet aux collaborateurs d’être tenu informés des actualités de l’entreprise
4. La solution de visioconférence : pour organiser des réunions et webinaires à distance
5. L’outil de sondage : pour recueillir régulièrement le feedback des collaborateurs

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Vous l’avez compris : améliorer sa communication interne nécessite d’établir un plan d’actions, de consulter vos collaborateurs pour l’ajuster en continu, et d’investir dans de bons outils de communication interne. 

🤔 Mais, en pratique, cela donne quoi ? Découvrez dans ce guide pratique comment 10 de nos clients utilisent Talkspirit pour dynamiser leur communication interne :