Appréhender les risques du travail hybride

1) Soigner en continu le lien social

Communiquer régulièrement est un prérequis pour maintenir la cohésion entre les équipes hybrides. Plusieurs initiatives peuvent être mises en place pour garder le lien entre les équipes hybrides. 

Vous pouvez par exemple favoriser les échanges informels entre les collaborateurs au travers de groupes thématiques créés sur la base de centres d’intérêt communs (les joggeurs réguliers, les fans de bonnes adresses gastronomiques…), sur votre réseau social d’entreprise. Encouragez les salariés à créer leurs propres groupes ! Ainsi, si plusieurs personnes aiment la randonnée, elles pourront créer un groupe pour en discuter et organiser des sorties. 

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Les événements de team building, à la fois virtuels et physiques, doivent faire partie intégrante de votre stratégie de cohésion. Chez Gitlab, une des premières entreprises à adopter le 100 % télétravail, les collaborateurs organisent régulièrement des “breakout calls”, c’est-à-dire des réunions informelles avec leur équipe pour parler de tout sauf du travail. L’entreprise propose également d’organiser des cafés virtuels avec des personnes de l’entreprise que l’on ne connaît pas grâce à l’application Donut.

Ces événements d’équipe sont également l’occasion de proposer une activité sportive, par exemple, un cours de yoga en visioconférence, pour encourager les salariés à bouger davantage. Chez Gymlib, le sport est un puissant vecteur de lien social à distance. La gamification est notamment utilisée pour inciter les salariés à faire du sport ensemble et se motiver, via des challenges et un système de points.

Afin de réduire l’isolement des travailleurs hybrides, il peut être également utile de leur donner accès à des espaces de coworking, proches de chez eux. Ils pourront ainsi rencontrer de nouvelles personnes et faire évoluer en douceur leur manière de travailler.

2) Établir et communiquer des règles

Par ailleurs, il est nécessaire de codifier davantage les modes de fonctionnement de l’entreprise. En complément de la charte de télétravail, l’entreprise peut proposer aux salariés hybrides un guide interactif regroupant ses recommandations. 

Ce manuel pourra spécifier, par exemple :

• les bonnes pratiques d’utilisation du réseau social d’entreprise : les horaires de connexion et de déconnexion, les plages horaires des réunions, les groupes dans lesquels communiquer…
• les règles de sécurité : utiliser uniquement les applications autorisées, définir des mots de passe forts et les mettre régulièrement à jour, se méfier des e-mails reçus pour éviter le phishing…
• la liste du matériel et de l’équipement requis pour un télétravail respectueux des postures et du bien-être du salarié
• des recommandations en matière d’organisation du travail : créer un espace dédié au travail, se fixer des objectifs en début de journée, s’isoler pour passer des appels…
• les bonnes pratiques à adopter pour garantir le bien-être au travail : faire des pauses régulières, faire attention à sa posture et à la position de son écran, séparer temps de travail et temps personnel, communiquer régulièrement avec ses collègues…

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Chez Gitlab, un “handbook” de 7000 pages permet de formaliser l’ensemble des règles et méthodes de travail, pour que rien ne soit laissé au hasard. N’ayant pas de bureau physique, l’entreprise a adopté une culture de l’écrit très poussée : par exemple, les comptes-rendus sont particulièrement détaillés pour que tous les télétravailleurs aient accès à l’information, qu’ils aient été présents ou non à une réunion.

3) Former les managers

La plupart des managers ont peu, voire pas d’expérience en ce qui concerne la gestion d’équipes hybrides. Il est donc nécessaire de les accompagner et de leur donner des bonnes pratiques pour adapter leur management à ce nouveau mode de travail. 

Par exemple, faites-leur savoir qu’il faut être le plus explicite possible lors de la définition des rôles et des objectifs des collaborateurs. Donner du feedback régulièrement (idéalement toutes les semaines) est également essentiel pour aider les équipes à avancer dans leur travail. 

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Plusieurs ressources peuvent être mises à disposition des managers pour les accompagner et les aider à développer leurs compétences. Par exemple, vous pouvez créer une foire aux questions sur votre réseau social interne, qui sera régulièrement mise à jour avec les différentes questions des managers. 

Chez Orange, les informations concernant les risques du télétravail sont diffusées aux managers via le réseau social d’entreprise Plazza. « Ces documents de prévention ont pour premier objectif de créer des rapports de confiance entre les collaborateurs et leur manager, et notamment d’encourager les managers à donner la parole aux salariés », explique le Dr Guy Mouyen, Médecin du travail chez Orange.

N’hésitez pas à varier les supports, par exemple à proposer des vidéos en ligne, des quiz, des ateliers pratiques en visioconférence, des webinaires, etc. Si vous n’avez pas les ressources en interne, vous pouvez également leur proposer des formations en ligne ou en présentiel.

4) Sensibiliser les salariés

Pour prévenir les risques psychosociaux et les troubles musculo-squelettiques, l’entreprise doit sensibiliser les salariés. Par exemple, elle peut mettre en place des sessions de formation pour montrer aux collaborateurs quelle posture adopter devant l’ordinateur, comment bien positionner son écran et son siège, et quels exercices faire pour s’étirer. 

Ces conseils peuvent ensuite être déclinés en fiches pratiques, qui pourront être mises à disposition des collaborateurs via le réseau social interne. 

Par ailleurs, « l’entreprise doit sensibiliser davantage les salariés au droit à la déconnexion, par exemple en les incitant à ne pas répondre à leurs e-mails professionnels en dehors de leurs horaires de travail », rappelle le Dr Mihaela Izvoranu, Médecin du travail au Ciamt (Centre Inter-entreprises et Artisanal de santé au travail).

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« Pour aider les salariés à déconnecter, l’entreprise peut les inviter à tester la “power nap”, ou des techniques de ressourcement à travers la respiration ou la pleine conscience. Les collaborateurs peuvent aussi prendre l’initiative de faire une “digital detox” de temps en temps, c’est-à-dire de se déconnecter de tous leurs appareils électroniques pendant quelques heures, quelques jours ou même une semaine », ajoute Brigitte Vaudolon, psychologue et coach en bien-être au travail.

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Soyez à l’écoute des collaborateurs, et incitez-les à vous faire part de leurs difficultés (surcharge d’informations, fatigue, manque de reconnaissance…). Par exemple, si plusieurs salariés se plaignent d’avoir trop de travail, il faudra réévaluer leur charge de travail. Une démarche de prévention collective de risques psychosociaux peut être mise en place pour prévenir les risques de santé et le stress au travail. Si les salariés en ressentent le besoin, vous pouvez également créer une cellule d’écoute et de soutien psychologique.

Pour le Dr Guy Mouyen, « le salarié est le principal acteur de la prévention. Même s’il n’est pas le décideur, il faut faire en sorte qu’il puisse s’exprimer sur ses difficultés, quelles que soient les conditions de travail. Chez Orange, nous avons communiqué des consignes aux managers et  DRH sur comment gérer ces souffrances. Depuis le confinement, nous avons aussi mis en place des numéros d’écoute et de soutien psychologique en interne et en externe. »

5) Bien équiper les collaborateurs

S’il est nécessaire de modifier ses habitudes de travail, il est d’autant plus important d’être bien équipé. En effet, 85 % des télétravailleurs rapportent avoir été interrompus au moins une fois en réunion à cause de problèmes techniques.¹ Il faut donc s’assurer que chaque salarié dispose d’une bonne connexion WiFi, d’un ordinateur portable qui fonctionne bien, d’un ou plusieurs écran(s), d’un casque, et de tout autre équipement dont il pourrait avoir besoin. 

Vous pouvez aussi adopter le bureau assis debout, qui permet de réduire la sédentarité des salariés. C’est ce qui a été mis en place chez Orange, sur le campus de Blagnac. En effet, selon le Dr Guy Mouyen, « se lever régulièrement de son bureau et faire des exercices n’est pas suffisant. Le plus important est d’abord de réduire au maximum le temps passé assis. Mon objectif, c’est de ne pas rester assis plus de 4h par jour, au bureau ou en télétravail. »

Par ailleurs, les collaborateurs doivent disposer d’outils pour communiquer et collaborer efficacement à distance. L’intranet n’est aujourd’hui plus suffisant pour répondre aux besoins des équipes hybrides. De plus en plus d’entreprises se tournent alors vers la digital workplace : une solution digitale tout-en-un qui permet aux employés d’accéder à toutes les informations, applications et documents dont ils ont besoin pour travailler. Avec la digital workplace, le travailleur hybride peut alors travailler n’importe où, n’importe quand, et sur n’importe quel appareil.

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Basculer vers un mode de travail hybride n’est pas sans risques. En effet, travailler à distance de manière régulière peut entraîner un sentiment d’isolement, un surmenage et même des troubles musculo-squelettiques chez le collaborateur. Pour prévenir ces différents problèmes, il est important d’établir des règles de télétravail, de sensibiliser et former les collaborateurs, de maintenir le lien, et de mettre à disposition des salariés les outils adaptés.

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