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Mille collaborateurs, une gouvernance 100 % partagée
« Il ne suffisait pas d'avoir une intention forte de changement. Nous avions besoin d'un outil capable de soutenir le fonctionnement concret de cette nouvelle logique organisationnelle. » — Talita Agudinho, Spécialiste Développement Humain et Organisationnel, EPPO
Mille collaborateurs, une gouvernance 100 % partagée
Un pionnier brésilien des Smart Cities
Fondée en 1995 par José Carlos Ventre et Daisy Ventre, EPPO est une entreprise brésilienne pionnière des solutions Smart Cities : traitement des déchets solides, nettoyage urbain, éducation environnementale, gestion intelligente de l'eau et de l'assainissement. Ses services touchent plus de 700 000 habitants. 1 000 collaborateurs, 40 M$ de chiffre d'affaires.
En 2020, EPPO fait un choix radical : abandonner le modèle hiérarchique traditionnel pour une gouvernance fondée sur l'autogestion — cercles et rôles clairs — en s'appuyant sur le cabinet Target Teal et le modèle O2 (organisations organiques), développé au Brésil.
« Plus que délivrer des services, nous voulons construire des solutions qui créent de la valeur pour le business, pour la société et pour l'environnement. Cet état d'esprit se reflète dans notre façon de nous organiser : une structure distribuée, collaborative, alignée avec l'autogestion. » — Talita Agudinho, Spécialiste Développement Humain et Organisationnel
L'autogestion à 1 000, sans perdre en rigueur
Le paradoxe : maintenir la rigueur, la traçabilité et la mémoire organisationnelle exigées par les audits et certifications, sans retomber dans une documentation statique — à rebours de l'agilité qui fonde le nouveau fonctionnement.
Un choix radical à outiller
Traçabilité, mémoire organisationnelle, certifications : impossible de sacrifier la rigueur — ni de retomber dans la documentation statique et procédurière.
Un choix radical à outiller
Traçabilité, mémoire organisationnelle, certifications : impossible de sacrifier la rigueur — ni de retomber dans la documentation statique et procédurière.
Un choix radical à outiller
Traçabilité, mémoire organisationnelle, certifications : impossible de sacrifier la rigueur — ni de retomber dans la documentation statique et procédurière.
De Miro à Talkspirit, en trois étapes
La transformation ne s'est pas faite du jour au lendemain : il aura fallu trois outils pour trouver le bon.
Les premiers cercles sur Miro
Les premiers cercles et rôles sont cartographiés sur Miro — un point de départ, mais pas un système de gouvernance.
La migration vers GlassFrog
Plus adapté à la logique holacratique. Mais à mesure que la structure grandit, l'outil atteint ses limites.
L'adoption de Talkspirit
Sur recommandation de Target Teal, EPPO adopte Holaspirit by Talkspirit — « HS », comme l'équipe l'appelle affectueusement. Un rôle dédié est créé pour transférer les données. « Ç'a vraiment été un tournant. »
100 % de la structure dans Talkspirit
La plateforme est devenue la mémoire organisationnelle, le système de traçabilité et le moteur de gouvernance. Aucune réunion de cercle ne se tient sans le module Réunions ouvert : chaque création ou modification de rôle est enregistrée en direct, sous les yeux de tous — ce qui accélère l'apprentissage par la pratique. Et la gouvernance asynchrone permet de valider des propositions sans attendre la réunion suivante.
Une transparence radicale, en pratique
Ce que Talkspirit a rendu possible à l'échelle de 1 000 personnes.
de la structure organisationnelle dans Talkspirit
Des centaines de rôles, cercles et politiques gérés dans une structure qui évolue en permanence — la plateforme suit l'échelle.
Des centaines de rôles, cercles et politiques gérés dans une structure qui évolue en permanence — la plateforme suit l'échelle.
Chaque décision laisse une trace
Historique complet des rôles, tensions et décisions : la mémoire organisationnelle est prête pour les audits, les certifications et les changements structurels.
Historique complet des rôles, tensions et décisions : la mémoire organisationnelle est prête pour les audits, les certifications et les changements structurels.
La gouvernance avance sans réunion
Les propositions se lisent et se valident en amont, en asynchrone — une pratique qui n'existait pas avant, et qui améliore la qualité des décisions synchrones.
Les propositions se lisent et se valident en amont, en asynchrone — une pratique qui n'existait pas avant, et qui améliore la qualité des décisions synchrones.
Des rapports sans effort manuel
L'extraction de rapports sur les rôles, les politiques et le design organisationnel permet d'analyser et de faire évoluer la structure, données à l'appui.
L'extraction de rapports sur les rôles, les politiques et le design organisationnel permet d'analyser et de faire évoluer la structure, données à l'appui.
Nous avons montré aux auditeurs ce que nous faisions déjà chaque jour dans Talkspirit. La gouvernance vivante n’était pas un projet de plus, elle était intégrée à notre fonctionnement.
Mettre en place l’Holacracy nous a permis de gagner en autonomie et en clarté. Les employés savent ce qui est attendu d’eux, et peuvent donc prendre des décisions sans constamment demander l’approbation de tous. Résultat : notre indice de confiance est désormais de 89 sur 100 !
Talkspirit permet à chaque collaborateur de révéler pleinement ses talents. Si quelqu’un est compétent dans plusieurs domaines, il peut occuper différents rôles sans être enfermé dans une seule description de poste. Cette flexibilité dans les rôles renforce également notre agilité, un atout indispensable dans le monde complexe d’aujourd’hui.
Talkspirit nous a permis d'accélérer la coopération sans passer par des réunions. En tant que dirigeant, je ne suis plus indispensable au quotidien : les décisions se prennent sans moi, on peut s'absenter deux mois, l'entreprise fonctionne.
Grâce à la carte organisationnelle créée sur Talkspirit, chacun sait qui fait quoi et quels sont ses responsabilités. Cette transparence permet à chacun de mieux comprendre la direction que prend l’entreprise, et d’aligner nos efforts pour atteindre notre raison d’être.
La clarté et l’agilité organisationnelle, ça permet à chacun de déployer pleinement sa compétence et de donner son plein potentiel. Ça donne des ailes aux gens. Et toute organisation a besoin de ça.
Talkspirit a joué un rôle clé dans la clarification des rôles, des responsabilités et de la collaboration entre équipes au sein de notre organisation hiérarchique. L’outil a aussi transformé la manière dont nous animons les réunions. Avant, nos réunions étaient souvent peu productives. Aujourd’hui, elles sont mieux structurées, les rôles sont clairement définis et la prise de décision est plus efficace.
Auparavant on se serait débrouillé avec les e-mails, mais les documents auraient été dispatchés à droite et à gauche. Grâce à Talkspirit on partage directement les fichiers de manière organisée, structurée et centralisée. Les dernières actualités sont regroupées en un seul endroit ; on peut ainsi en discuter en direct et agir au plus vite.
Talkspirit renforce la proximité avec les équipes, stimule l’intelligence collective et rend plus fluide le partage d’informations, au quotidien.
La mise en commun fait la force de chacun. Dans notre réseau de PME, Talkspirit est un élément de transformation et d’agilité indispensable.
Trois transformations comparables
Arcadie
Quand une entreprise familiale dépasse cinquante salariés, le réflexe est d'ajouter des chefs. Arcadie a choisi l'inverse : structurer sans hiérarchiser. Sept ans plus tard, 813 rôles cartographiés, 81 cercles autonomes, et un dirigeant qui consacre une à deux heures par semaine à lire ce que son organisation décide sans lui.
Sémawé
Sémawé, organisation spécialisée en transformation organisationnelle, a obtenu les certifications Qualiopi, ISO 9001, et B Corp. Leur secret : une gouvernance vivante structurée dans Talkspirit, qui remplace la documentation statique par un système de rôles, cercles et autorités mis à jour en continu.
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