5 astuces pour télétravailler comme un pro

Personne ne peut nier que la COVID-19 a tout bouleversé — du bureau à domicile aux réunions vidéo improductives, chacun a dû apprendre au fil de l’eau. Dans cet article, nous explorons comment vous et votre équipe pouvez optimiser vos réunions productives et vos projets depuis votre domicile — ou votre canapé !

Nous aborderons :‍

1. Comment respecter les rythmes de productivité de chacun

2. Comment renforcer la cohésion d’équipe

3. Comment désamorcer les tensions au travail

4. Comment impliquer tout le monde dans les décisions collectives

5. Comment responsabiliser chaque collaborateur sur son rôle‍

L’année 2020 a transformé la société en profondeur, imposant un mode de fonctionnement largement virtuel. L’e-commerce a explosé tandis que certains commerces de proximité ont été durement touchés, et le monde du travail a définitivement évolué vers ce que l’on appelle aujourd’hui le home office. Que cela vous convienne ou non, le télétravail s’est révélé bénéfique pour de nombreuses entreprises et collaborateurs, permettant à chacun de réduire ses coûts et de gagner en flexibilité. Selon une étude de McKinsey, les entreprises envisagent déjà de pérenniser le home office au regard des retours positifs obtenus : « Un changement qui réduira la surface de bureau nécessaire et permettra à moins de collaborateurs de venir au bureau chaque jour. Une enquête menée en août 2020 auprès de 278 dirigeants a montré qu’ils prévoyaient en moyenne de réduire leurs espaces de bureaux de 30 %. »

Au fil de cette transformation, les réunions virtuelles et les conférences téléphoniques vont se multiplier. « 20 à 25 % des actifs dans les économies avancées pourraient travailler à domicile entre trois et cinq jours par semaine. Cela représente quatre à cinq fois plus de travail à distance qu’avant la pandémie et pourrait entraîner de profonds changements géographiques, les individus et les entreprises quittant les grandes métropoles pour s’installer en banlieue ou dans des villes de taille intermédiaire », indique McKinsey dans son rapport. ‍

Alors, que faire maintenant ?

Ne vous laissez pas décourager si la vie virtuelle ne semble pas faite pour vous — que ce soit à cause des malentendus récurrents dans votre équipe ou de réunions vidéo qui n’aboutissent à rien. Voici quelques conseils pour s’adapter sereinement au télétravail :

ASTUCE N°1 — Respectez les rythmes de productivité de chacun

Le respect est un pilier d’un fonctionnement harmonieux, surtout en dehors du bureau. Chaque collaborateur a sa propre vision de la productivité — certains préfèrent une réunion le matin, d’autres une mise au point l’après-midi. Selon une étude de Harvard, se sentir respecté est ce qui compte le plus pour les collaborateurs en matière de comportement de leadership. « Dans les environnements où le respect fait défaut, on observe généralement un management taylorien et un micromanagement excessif, des incivilités et des abus de pouvoir, ainsi qu’un sentiment d’interchangeabilité des collaborateurs », souligne le rapport.

Comment favoriser la productivité ?

Boostez l’efficacité de votre équipe grâce à des réunions tactiques bien menées depuis chez vous — quelques conseils :

• Utilisez un minuteur pour que chacun reste dans les clous pendant la réunion.
• Faites le point sur les projets en cours : c’est idéal pour la visibilité et permet à chacun de s’impliquer.
• Partagez et analysez les indicateurs clés pour mesurer les actions et les efforts fournis.
  

Avec Holaspirit , vous pouvez organiser des réunions tactiques et accéder à une multitude d’actions et d’outils pour adapter vos réunions aux besoins de vos équipes et de votre organisation.

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ASTUCE N°2 — Renforcez la cohésion et le lien d’équipe

Le home office n’est pas fait pour tout le monde, et travailler seul — avec en prime une connexion Wi-Fi capricieuse — peut vite devenir pesant et stressant. Alors, comment maintenir la cohésion entre vos collègues et vos équipes ?

Organisez des moments d’échange informels, sans ordre du jour professionnel, à des horaires flexibles qui conviennent à tous ! Proposez des sujets de discussion variés et stimulants — c’est une excellente façon de briser la glace et de prendre des nouvelles de chacun.

Des jeux rapides et faciles en début de semaine peuvent avoir un effet très positif, surtout pour ceux qui souffrent de l’isolement — ou qui jonglent avec des enfants à la maison, auquel cas c’est un excellent décompresseur !

Quelques idées de brise-glace :

ASTUCE N°3 — Désamorcer les tensions au travail

Les tensions au travail sont tout à fait normales — et les traiter rapidement est indispensable pour que tout se passe bien.

La communication est la clé pour les résoudre — mon conseil : abordez-les lors de réunions planifiées, de façon constructive, afin que chacun puisse contribuer aux solutions et aux décisions. Ne laissez pas vos collaborateurs se sentir seuls face à leurs difficultés.

Conseils pour exprimer vos préoccupations :

• Organisez une réunion. Cinq à dix minutes suffisent pour identifier ce qui bloque votre avancement.
• Ne laissez pas vos préoccupations s’accumuler. Cela génère des zones d’ombre et nuit à la clarté — mieux vaut lever les ambiguïtés sans attendre.
  

Avec Holaspirit, vous pouvez exprimer vos préoccupations lors des réunions tactiques grâce à l’outil Tensions. Vous pouvez ainsi mettre le doigt sur ce qui vous pose problème, et vos collègues peuvent également apporter leur point de vue. Résolvez les blocages plus vite et plus efficacement, encore mieux qu’avec des services de communication unifiée.

Discutez, clarifiez et avancez !

ASTUCE N°4 — Impliquez chacun dans les décisions collectives

Levez la main si vous vous êtes déjà senti mis à l’écart de votre équipe au moment de prendre des décisions ? Je connais cette sensation — et elle n’est pas agréable, surtout quand il s’agit d’un projet sur lequel vous travaillez directement.

Une façon d’impliquer vos collègues est de mettre en place des techniques de prise de décision collective où chacun a son mot à dire. Par exemple, si vous pratiquez l’Holacratie — que nous vous recommandons vivement d’adopter — plusieurs méthodes permettent de garantir une participation de tous.

Techniques de prise de décision collective :

• Vote
• Brainstorming
• Méthode Delphi
• Pondération par critères
• Technique du groupe nominal
  

Le coach Alex Lyon partage ses méthodes pour naviguer efficacement dans la prise de décision collective.

ASTUCE N°5 — Responsabilisez chaque collaborateur sur son rôle

Le télétravail serait bien plus agréable si l’on pouvait véritablement laisser chaque collaborateur prendre en charge son rôle — c’est-à-dire assumer pleinement ses tâches et projets, sans avoir besoin d’un micromanagement constant. Des études montrent qu’encourager nos collaborateurs passe par leur laisser prendre des initiatives et briller : « En encourageant les autres à prendre des responsabilités, vous pouvez plus facilement atteindre les objectifs de l’entreprise et créer un environnement de travail bienveillant et stimulant. »

Laissez chaque membre de l’équipe passer à l’action et devenir acteur à part entière au sein de son rôle. Vous serez agréablement surpris de voir certains prendre véritablement les devants et faire la différence dans l’entreprise.

Conseils pour favoriser l’appropriation des rôles au sein des équipes :

• Respectez le périmètre de chaque membre de l’équipe
• Organisez des points réguliers pour des réunions efficaces
• Utilisez les OKR — cela aligne tout le monde sur la raison d’être de l’organisation
  

Comment prendre en charge son rôle avec Holaspirit ?

Le module Projets vous permet d’organiser vos projets en tableaux Kanban. Ces tableaux sont structurés en 4 colonnes : À venir, En attente, En cours, Terminé.

Souvent associés à l’Agile ou à la gestion Scrum, les tableaux Kanban permettent aux équipes de suivre l’avancement et d’identifier les problèmes.

Chaque cercle dispose de son propre tableau pour organiser les projets et les tâches, suivre leur avancement et collaborer avec les autres membres du cercle.

Les projets sont représentés sous forme de cartes que l’on peut déplacer dans le Kanban d’une colonne à l’autre. Les cartes regroupent différentes informations et options :

• Étiquettes : pour ajouter de la couleur, des catégories et de la clarté
• Membre(s) ou rôle assigné
• Dates d’échéance : pour rester dans les délais sur vos projets et actions
• Liste de tâches : pour décomposer les projets importants en sous-tâches
• Pièces jointes : pour relier les cartes à des documents ou images et tout centraliser en un seul endroit
• Commentaires : pour engager une conversation et communiquer les mises à jour de façon pertinente

Que vous soyez adepte du home office ou non, de nombreux outils sont à votre disposition pour rendre cette nouvelle façon de travailler plus agréable. ‍

Travaillez depuis chez vous avec des outils performants — réservez votre appel !