Gebietskörperschaften: 6 Best Practices für Ihre interne Kommunikation
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- Sechs Best Practices für die interne Kommunikation einer Gebietskörperschaft: die Botschaft an die Zielgruppe anpassen, auf den Inhalt achten, die gewählten Mandatsträger einbinden, den Rücklauf von Informationen fördern, die Fachbereiche zusammenführen und ein Enterprise Social Network einführen.
- Der Ausgangspunkt: Laut einer Studie von Parlons RH ist mehr als die Hälfte der französischen Beschäftigten mit der Art, wie ihre Organisation intern kommuniziert, nicht zufrieden.
- Die Besonderheit der Gebietskörperschaften: Beschäftigte im Außendienst, oft ohne dienstliche E-Mail-Adresse, brauchen Werkzeuge, die vom Mobiltelefon aus zugänglich sind.
- Die lokalen Mandatsträger sind vollwertige Träger der internen Kommunikation: Ihnen das Wort zu geben, verleiht den Botschaften bei den Beschäftigten Glaubwürdigkeit.
- Drei Auflagen des öffentlichen Sektors filtern die Werkzeuge schon vor der Vorführung: die digitale Barrierefreiheit, die auch Intranets und Extranets umfasst, die Benennung eines Datenschutzbeauftragten und die Frage des Hostings.
- Die SecNumCloud-Qualifizierung ist den Gebietskörperschaften bislang nicht vorgeschrieben, doch ein Gesetzentwurf in der Beratung soll sie auf einen Teil von ihnen ausweiten.
In Zeiten des hybriden Arbeitens ist die Verbesserung der internen Kommunikation zu einer zentralen Priorität geworden, für Unternehmen ebenso wie für Gebietskörperschaften. Denn laut einer Studie von Parlons RH ist mehr als die Hälfte der französischen Beschäftigten mit der Art, wie ihr Unternehmen intern kommuniziert, nicht zufrieden.
Über ihre Funktion der Informationsweitergabe hinaus ist die interne Kommunikation entscheidend, um Teams zusammenzuführen und zu motivieren und ein Zugehörigkeitsgefühl entstehen zu lassen. Klug eingesetzt, kann sie sogar das Engagement und die Produktivität der Beschäftigten steigern und dazu beitragen, sie langfristig zu binden. Deshalb darf man sie nicht vernachlässigen.
Wie gelingt die interne Kommunikation in einer Gebietskörperschaft? Welche Medien und Werkzeuge sollte man bevorzugen? Und wie bindet man alle Beteiligten ein? Hier sind 6 Best Practices, um die interne Kommunikation in Gebietskörperschaften zu verbessern.
end HubSpot Call-to-Action Code 1. Passen Sie Ihre interne Kommunikation an Ihre Zielgruppe an
Am wichtigsten ist, zunächst etwas über die Zielgruppe zu erfahren, an die Sie sich wenden. Fragen Sie sich zum Beispiel:
- Welchen Beruf übt sie aus?
- Wo arbeitet sie? (im Büro, im Außendienst, zu Hause usw.)
- Wie arbeitet sie derzeit? (Flex Office, Homeoffice, hybrides Arbeiten usw.)
- Welche Kommunikationsmedien bevorzugt sie?
- Über welche IT-Ausstattung verfügt sie?
Überlegen Sie anschließend, wie Sie Ihre interne Kommunikation an Ihre Zielgruppe anpassen. Wenn Sie sich zum Beispiel an Beschäftigte in Büros wenden, kann es sinnvoll sein, Ihre Mitarbeiterzeitung zu digitalisieren und digitale Kommunikationsmedien zu bevorzugen (etwa Instant Messaging, Webinare, das Intranet …).
Arbeitet Ihre Zielgruppe dagegen eher im Außendienst, müssen Sie Werkzeuge bereitstellen, auf die sie ohne E-Mail-Adresse zugreifen kann, und zwar mit dem Mobiltelefon (zum Beispiel ein Enterprise Social Network).
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2. Achten Sie auf den Inhalt
Ganz gleich, an wen sich Ihre Botschaften richten: Achten Sie darauf, ihren Inhalt sorgfältig zu gestalten und sie so weit wie möglich zu personalisieren. Seien Sie klar und vermitteln Sie jeweils nur eine wichtige Information, um eine Informationsüberlastung zu vermeiden und so die Sichtbarkeit Ihrer Botschaften zu maximieren.
Format und Länge der Inhalte zu variieren ist ebenfalls ein gutes Mittel, um die Reichweite Ihrer Botschaften zu erhöhen. So hat die Stadt Rouen eine wöchentliche Webradio-Sendung mit dem Titel Hebdo déclic sowie eine Mini-TV-Serie namens „Tête d’ampoule“ geschaffen, um ihre interne Kommunikation zu verbessern.
Zögern Sie nicht, die Beschäftigten einzubinden, wenn diese Inhalte entstehen, indem Sie sie etwa einladen, einen Artikel für die Mitarbeiterzeitung zu schreiben, eine Folge Ihres internen Podcasts zu moderieren oder ihre Erfahrungen per Video zu teilen. Ihre Inhalte werden dadurch nur reicher und treffen den Nerv Ihrer Zielgruppe eher.
Welche Inhaltsformate Sie auch wählen: Entscheidend ist, einen regelmäßigen Kommunikationsrhythmus zu halten (zum Beispiel wöchentlich oder monatlich). Mit dieser Strategie können Sie Ihre eigenen Rituale der internen Kommunikation schaffen und sie in einer gemeinsamen Kultur verankern.
3. Binden Sie die gewählten Mandatsträger ein
Natürlich reicht es nicht, gute Inhalte zu schaffen, damit sie von den Beschäftigten gesehen und gelesen werden. Für Gebietskörperschaften bedeutet eine bessere interne Kommunikation auch, die lokalen Mandatsträger einzubinden (Bürgermeister sowie Departements-, Regional- und Gemeinderäte).
Durch ihre exekutiven Funktionen haben die Mandatsträger eine repräsentative Rolle in den Gebietskörperschaften. Sie sind damit starke Träger der internen Kommunikation, unverzichtbar, um wichtige Informationen weiterzugeben und Ihren Botschaften Glaubwürdigkeit zu verleihen.
Es gibt mehrere Wege, die lokalen Mandatsträger in Ihre interne Kommunikationsstrategie einzubinden. Zum Beispiel können Sie:
- ihnen das Wort geben, in Ihrer Mitarbeiterzeitung oder bei wichtigen Veranstaltungen
- Begegnungen zwischen Mandatsträgern und Beschäftigten vor Ort organisieren
- sie bitten, die Erfolgsgeschichten Ihrer Gebietskörperschaft in der Presse weiterzutragen, um die Arbeit der Beschäftigten sichtbar zu machen
4. Fördern Sie den Rücklauf von Informationen
Neben der Verbreitung von Informationen muss die interne Kommunikation auch dazu dienen, Rückmeldungen aus der Organisation zu fördern. Diese Informationen sind wertvoll, denn sie helfen, die Probleme der Beschäftigten zu erkennen und Ihre Praktiken laufend zu verbessern.
Mehrere Lösungen können Ihnen helfen, Feedback zu fördern, zum Beispiel:
- Umfragen und/oder Zufriedenheitsfragebögen,
- Ideenboxen (physisch oder digital),
- Einzel- und/oder Gruppengespräche,
- Plattformen für Mitarbeiterengagement,
- Kollaborationsplattformen,
- usw.
Mit diesen verschiedenen Werkzeugen können Sie das Wort freigeben und die Beschäftigten anregen, neue Ideen vorzuschlagen (auf die Sie selbst vielleicht gar nicht gekommen wären!). Denken Sie daran, dieses Feedback in einem eigenen Bereich zu sammeln, damit keine Information verloren geht.
Lesen Sie auch: Zusammenfassung des Webinars „Warum und wie führt man eine Feedbackkultur ein?“
5. Führen Sie die verschiedenen Fachbereiche zusammen
Die interne Kommunikation einer Gebietskörperschaft zu verbessern, setzt voraus, Verbindungen zwischen den Beschäftigten zu schaffen, um die Silos zwischen den einzelnen Fachbereichen abzubauen. Wie eine Marketingleitung besteht Ihre Rolle darin, die ansprechendsten Mittel zu finden, um die Aufmerksamkeit der Beschäftigten zu gewinnen.
Warum zum Beispiel nicht ein Gewinnspiel organisieren, das alle Beschäftigten in den Büros und im Außendienst einbezieht? Schwer, Nein zu sagen, wenn es etwas zu gewinnen gibt! In einem anderen Register können Sie die Beschäftigten auch einladen, an einer sportlichen, kulturellen oder gemeinnützigen Challenge teilzunehmen (je nach den Interessen der Einzelnen). Zögern Sie nicht, sich über die Initiativen zur internen Kommunikation zu informieren, die andere Gebietskörperschaften umgesetzt haben, etwa der Departementsrat der Essonne. Das kann Sie inspirieren!
Eine weitere Möglichkeit, die Fachbereiche zusammenzuführen, ist, Gruppen für den informellen Austausch einzurichten (etwa in Ihrem internen sozialen Netzwerk), in denen alle Anekdoten, ungewöhnliche Inhalte oder auch Vorschläge für gemeinsame Unternehmungen teilen können. Das regt die Gespräche zwischen den Beschäftigten an!
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6. Führen Sie ein Enterprise Social Network ein
Anders als der Name vermuten lässt, ist das Enterprise Social Network nicht nur Unternehmen vorbehalten. Auch Gebietskörperschaften können es nutzen, um ihre interne Kommunikation zu verbessern.
Einer der größten Vorteile des Enterprise Social Network? Es ermöglicht, den Informationsfluss intern flüssiger zu machen (dank Funktionen wie dem Newsfeed oder der Startseite) und sicherzustellen, dass alle Zugang zu den Informationen haben, die sie brauchen, wo immer sie sind. Außerdem können Sie damit den bereichsübergreifenden Austausch fördern und den Wissensaustausch unter Kolleginnen und Kollegen erleichtern (etwa über Gruppen).
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Manche Enterprise Social Networks wie Talkspirit können sogar von Beschäftigten genutzt werden, die keine E-Mail-Adresse haben. So bleibt niemand von der internen Kommunikation ausgeschlossen.
Der regulatorische Rahmen des öffentlichen Sektors
Eine Gebietskörperschaft wählt ihre Werkzeuge für die interne Kommunikation nicht wie ein privates Unternehmen. Drei Auflagen kommen zum Lastenheft hinzu, und man klärt sie besser, bevor man Lösungen vergleicht.
Die digitale Barrierefreiheit. Die Pflicht aus Artikel 47 des Gesetzes vom 11. Februar 2005 richtet sich an juristische Personen des öffentlichen Rechts, also auch an die Gebietskörperschaften. Ihr Geltungsbereich endet nicht bei der öffentlichen Website: Er umfasst auch Intranet- und Extranet-Seiten sowie Softwarepakete, die über einen Browser oder eine mobile Anwendung genutzt werden. Ausgenommen sind allein Intranet- und Extranet-Inhalte, die vor dem 23. September 2019 veröffentlicht wurden, und das nur bis zu ihrer nächsten grundlegenden Überarbeitung. Anders gesagt: An dem Tag, an dem Sie Ihr Intranet ersetzen, fällt die neue Plattform in den Geltungsbereich.
Der Datenschutz. Die DSGVO verpflichtet alle öffentlichen Stellen, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Ein Werkzeug, das Inhalte von Beschäftigten erhebt, also Umfragen, Ideenbox, Verzeichnis oder Diskussionsgruppen, geht daher vor der Einführung über den Datenschutzbeauftragten, nicht danach.
Das Hosting der Daten. Die SecNumCloud-Qualifizierung der ANSSI ist die französische Referenz für eine vertrauenswürdige Cloud. Den Gebietskörperschaften ist sie bislang nicht vorgeschrieben: Das Dekret Nr. 2026-272 vom 14. April 2026, erlassen in Anwendung von Artikel 31 des SREN-Gesetzes, richtet sich an die staatlichen Verwaltungen, ihre Betreiber und sechs öffentliche Interessengemeinschaften. Ein Gesetzentwurf, der derzeit in der Nationalversammlung beraten wird, würde sie auf die Regionen, die Departements, die Gemeinden und Gemeindeverbände mit mehr als 30.000 Einwohnern, die Feuerwehr- und Rettungsdienste sowie die Verwaltungszentren ausweiten. Das Thema stellt sich also bereits bei der Ausschreibung, nicht erst nach der Unterschrift.
Diese drei Punkte sind keine juristischen Details: Sie schließen einen Teil der Werkzeuge schon vor der Vorführung aus. Also klärt man sie am besten zuerst.
| Auflage | Was sie abdeckt | Für wen sie heute gilt |
|---|---|---|
| AuflageDigitale Barrierefreiheit (RGAA) | Was sie abdecktInternet-, Intranet- und Extranet-Seiten sowie Softwarepakete, die in einem Browser oder einer mobilen Anwendung genutzt werden | Für wen sie heute giltAlle juristischen Personen des öffentlichen Rechts, Gebietskörperschaften eingeschlossen |
| AuflageDatenschutzbeauftragter (DSGVO) | Was sie abdecktJede Verarbeitung personenbezogener Daten, einschließlich interner Umfragen und Rückmeldungen aus der Praxis | Für wen sie heute giltAlle öffentlichen Stellen |
| AuflageSecNumCloud-qualifiziertes Hosting | Was sie abdecktBesonders sensible Daten, die einem privaten Cloud-Anbieter anvertraut werden | Für wen sie heute giltDie staatlichen Verwaltungen, ihre Betreiber und sechs öffentliche Interessengemeinschaften. Bislang nicht die Gebietskörperschaften |
Um Ihre eigene Praxis einzuordnen: Cap’Com und das Institut Occurrence haben 2022 für ihre Radioscopie de la communication interne dans les collectivités publiques 256 Verantwortliche für interne Kommunikation in Gebietskörperschaften befragt.
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Fazit
Interne Kommunikation ist nicht immer einfach, gerade in Gebietskörperschaften, die manchmal wenig digitalisiert sind. Mit diesen Best Practices haben Sie nun einige Ansätze, um den Wandel zu begleiten und das Engagement der Beschäftigten zu erhöhen. Und vor allem: Vergessen Sie nicht, dass digitale Werkzeuge, insbesondere Enterprise Social Networks, eine Schlüsselrolle in Ihrer internen Kommunikationsstrategie spielen. Bleibt, das Werkzeug auszuwählen und dann einzuführen: Da entscheidet sich die Akzeptanz, und wir haben das Vorgehen in vier Schritten beschrieben. Und wenn Ihnen jemand erzählt, der öffentliche Dienst hinke beim Digitalen hinterher: die Praxis sagt das Gegenteil.
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Häufig gestellte Fragen.
Weil die Unzufriedenheit groß ist: Laut einer Studie von Parlons RH ist mehr als die Hälfte der französischen Beschäftigten mit der Art, wie ihr Unternehmen intern kommuniziert, nicht zufrieden. Gut eingesetzt, führt interne Kommunikation die Teams zusammen, lässt ein Zugehörigkeitsgefühl entstehen und kann Engagement und Produktivität der Beschäftigten steigern.
Indem man Werkzeuge bereitstellt, auf die sie ohne E-Mail-Adresse und mit dem Mobiltelefon zugreifen können, zum Beispiel ein Enterprise Social Network. Für Beschäftigte in Büros ist es eher sinnvoll, die Mitarbeiterzeitung zu digitalisieren und digitale Medien wie Instant Messaging, Webinare oder das Intranet zu bevorzugen.
Drei. Die digitale Barrierefreiheit, die für juristische Personen des öffentlichen Rechts gilt und Internet-, Intranet- und Extranet-Seiten sowie in einem Browser genutzte Softwarepakete umfasst. Die DSGVO, die jede öffentliche Stelle verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Und das Hosting: Die SecNumCloud-Qualifizierung ist den Gebietskörperschaften bislang nicht vorgeschrieben, das Dekret vom 14. April 2026 richtet sich an die staatlichen Verwaltungen, ihre Betreiber und sechs öffentliche Interessengemeinschaften.
Durch ihre exekutiven Funktionen haben die lokalen Mandatsträger eine repräsentative Rolle in den Gebietskörperschaften: Sie sind starke Träger der internen Kommunikation, unverzichtbar, um wichtige Informationen weiterzugeben und den Botschaften Glaubwürdigkeit zu verleihen.
Durch Umfragen oder Zufriedenheitsfragebögen, physische oder digitale Ideenboxen, Einzel- oder Gruppengespräche, Plattformen für Mitarbeiterengagement und Kollaborationsplattformen. Dieses Feedback sollte anschließend in einem eigenen Bereich gesammelt werden, damit keine Information verloren geht.
Ja. Es macht den internen Informationsfluss flüssiger, dank Newsfeed und Startseite, und fördert den bereichsübergreifenden Austausch über Gruppen. Manche Enterprise Social Networks wie Talkspirit können sogar von Beschäftigten genutzt werden, die keine E-Mail-Adresse haben.