8 unverzichtbare Werkzeuge für das Change Management
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- Acht Werkzeugfamilien decken das Change Management von Anfang bis Ende ab, von der Erhebung der Bedarfe bis zur Messung der Ergebnisse.
- Phase des Nachdenkens: Die Brainstorming-Plattform (Miro, Mural, Lucidspark, Mindmeister) macht die Bedarfe sichtbar, mit Gedankenkarten, Flussdiagrammen und Whiteboard.
- Phase der Rahmensetzung und Umsetzung: Die Software für Selbstorganisation kartiert die Rollen und setzt die OKR, die Projektmanagement-Software plant die Maßnahmen (Kanban, Gantt, Arbeitslast).
- Phase der Einführung: Die Plattform für interne Kommunikation erklärt den Wandel, die Digital-Adoption-Plattform (Lemon Learning, WalkMe, Shortways, Whatfix) führt die Nutzenden Schritt für Schritt durch die neue Software.
- Phase des Nachhaltens: Die Automatisierung (Zapier, Make, Pipefy, IFTTT) schafft Zeit, das Werkzeug für Mitarbeiterengagement sammelt Feedback, das Reporting-Werkzeug misst die Ergebnisse.
- Die Werkzeuge ersetzen die Methode nicht: Ohne Aktionsplan und Begleitung bleibt der Werkzeugkasten eine reine Ausgabe.
Change Management ist im Unternehmen oft ein echtes Kopfzerbrechen. Zwischen dem Widerstand der Beschäftigten, versteckten Kosten und unvorhergesehenen Verzögerungen kann dieser Prozess schnell zum Minenfeld werden … Um diese Herausforderungen zu meistern, braucht es Methodik, vor allem aber die richtigen Werkzeuge für das Change Management!
Wird es wirksam gesteuert, kann Change Management ein Wachstumshebel für Ihr Unternehmen sein. Denn je besser der Wandel vorbereitet und begleitet wird, desto größer ist die Chance, dass Ihre Mitarbeitenden ihn positiv aufnehmen. Und desto eher gelingt die Umsetzung Ihres Projekts.
Mehrere digitale Werkzeuge können das Change Management erleichtern, von der Planung bis zum Projekt-Tracking und dazwischen die Kommunikation und die Zusammenarbeit mit den Teams. Hier ist ein Werkzeugkasten, der Ihnen helfen dürfte, und zwar über den gesamten Prozess hinweg.
1. Die Brainstorming-Plattform
Change Management beginnt zunächst mit einer Phase des Nachdenkens. Dieser Schritt ist entscheidend, um Bedarfe sichtbar zu machen und die nötigen Maßnahmen zu bestimmen. Eine Software kann Ihnen dabei besonders nützlich sein: die Brainstorming-Plattform!
Wie der Name sagt, soll diese Plattform Ihre Brainstorming-Sitzungen erleichtern, mit Funktionen wie:
- Gedankenkarten (auch Mindmaps genannt): Sie ordnen Ihre Ideen visuell, indem sie ein zentrales Thema mit mehreren Unterthemen verbinden.
- die Flussdiagramme: Damit erstellen Sie intelligente Diagramme in verschiedenen Formen (zum Beispiel, um ein Problem zu analysieren oder einen Arbeitsprozess zu beschreiben).
- das virtuelle Whiteboard : Damit lassen sich Schemata erstellen und Ideen veranschaulichen, und alle können ihren Beitrag leisten.
Hier einige Brainstorming-Plattformen mit diesen Funktionen:
2. Die Software für Selbstorganisation
Was ist Selbstorganisation eigentlich? Im Unternehmen bezeichnet der Begriff die Fähigkeit von Mitarbeitenden, Probleme selbst zu lösen, ohne dass man ihnen erklären muss, was zu tun ist.
Der Vorteil dieser Arbeitsweise? Die Teams sind eigenständiger, agiler und ergreifen häufiger die Initiative. Ein Werkzeug für Selbstorganisation in Ihre Methodik des Change Managements einzubinden, kann daher auf Dauer ein echtes Plus sein.
Talkspirit ist DIE führende Lösung für Selbstorganisation. Mit dieser Software lässt sich mehr Transparenz schaffen und die Leistung und Agilität Ihrer Teams verbessern. Sie hilft Ihnen, die intern vorhandenen Ressourcen und Kompetenzen zu erkennen und die Ziele Ihres Projekts festzulegen.
Mit Talkspirit können Sie insbesondere:
- die Rollen Ihrer Organisation kartieren,
- Ihre Richtlinien und Arbeitsprozesse dokumentieren,
- OKR (Objectives und Key Results) für Ihre Organisation und Ihre Teams festlegen,
- Meetings abhalten, in denen alle leicht zu Wort kommen.
3. Die Projektmanagement-Software
Die Plattform für Projektmanagement gehört ebenfalls zu den Schlüsselwerkzeugen des Change Managements. Sehr nützlich in der Umsetzungsphase, erlaubt sie Ihnen, Ihre Maßnahmen zu planen und ihre Umsetzung zu verfolgen, dank Funktionen wie:
- die Kanban-Boards: Sie helfen Ihnen, den Fortschritt Ihres Projekts anhand von Karten in Spalten sichtbar zu machen.
- das Gantt-Diagramm : Es zeigt die Dauer jeder Aufgabe und mögliche Abhängigkeiten zwischen Aufgaben.
- die Erfassung der Arbeitszeit : Damit stellen Sie sicher, dass die Arbeitslast des Teams gut austariert ist.
Das Projektmodul von Talkspirit entdecken
Suchen Sie eine Software mit solchen Funktionen? Sehen Sie sich unsere Top 12 der besten Projektmanagement-Plattformen an! Sie finden dort sowohl Software für einfache Projekte (wie Talkspirit) als auch für komplexere.
4. Die Plattform für interne Kommunikation
Sind Ihre Maßnahmen geplant, gilt es, den Wandel zu kommunizieren, und zwar gegenüber Ihren Mitarbeitenden. Das ist die Gelegenheit, zu erklären, warum der Wandel umgesetzt wird, wie er sich auf die Teams auswirkt und welche Ziele er erreichen soll.
Für diesen Schritt empfehlen wir Ihnen eine Plattform für interne Kommunikation, mit der Sie:
- Informationen in thematischen Gruppen teilen,
- Ihr Projekt auf einem Startportal und über Beiträge in einem Newsfeed hervorheben,
- interne Ankündigungen vor der Veröffentlichung dank eines Freigabeprozesses gegenlesen,
- den Rücklauf von Feedback über Umfragen, Kommentare zu Beiträgen und den Chat erleichtern,
- die Dokumentation und die zu befolgenden Best Practices in einer Bibliothek bündeln.
In Talkspirit finden Sie all diese Funktionen und noch viel mehr. Zögern Sie also nicht, unsere Plattform zu testen, um Ihre interne Kommunikation zu beleben!
Eine Demo von Talkspirit anfragen
5. Die Digital-Adoption-Plattform
Werkzeuge für das Change Management können Ihnen auch helfen, neue Anwendungen in die Nutzung zu bringen! Das gilt für die Digital-Adoption-Plattform, die sich direkt in die von Ihnen genutzte Software einfügt. Ihr Ziel ist es, den Nutzenden zu helfen, diese Software anzunehmen, indem sie sie über eingebettete interaktive Leitfäden Schritt für Schritt führt.
Das Ergebnis: Sie verbringen weniger Zeit damit, Ihre Mitarbeitenden zu schulen, und Sie beschleunigen die Einführung Ihrer digitalen Werkzeuge! Wenn Ihr Change-Projekt die Einführung komplexer Lösungen umfasst (zum Beispiel ein HR-Informationssystem, ein CRM, ein ERP usw.), sollten Sie darauf zurückgreifen!
Hier einige Digital-Adoption-Plattformen, die Ihnen helfen können:
6. Die Automatisierungslösung
Jeder wird es Ihnen sagen: Wandel zu gestalten braucht Zeit. Dennoch lassen sich bestimmte Aufgaben automatisieren, um den Prozess zu beschleunigen (zum Beispiel die Rechnungsstellung, Urlaubsanträge, das Onboarding von Beschäftigten, den Kundensupport usw.). So verbringen Sie weniger Zeit mit Aufgaben von geringem Mehrwert und verbessern zugleich die Erfahrung Ihrer Kunden und/oder Mitarbeitenden.
Hier einige Werkzeuge, die das Change Management beschleunigen dürften:
7. Das Werkzeug für Mitarbeiterengagement
Die Werkzeuge für Mitarbeiterengagement sind über den gesamten Change-Prozess hinweg nützlich. Mit ihnen sammeln Sie das Feedback der Beschäftigten, messen ihre Zufriedenheit und erkennen mögliche Probleme, auf die sie stoßen.
Lesen Sie auch: [Webinar] „Warum und wie führt man eine Feedbackkultur ein?“
Diese Werkzeuge bieten Funktionen wie:
- das 360-Grad-Feedback, also die Möglichkeit, von allen Personen bewertet zu werden, mit denen man bei der Arbeit zu tun hat (und nicht nur von der Führung)
- die Mitarbeiterbefragungen, um regelmäßig den Puls der Teams zu fühlen
- das Senden von Zeichen der Anerkennung (zum Beispiel: ein Bravo, ein Like, ein positiver Kommentar usw.)
Wenn Sie den Austausch beleben und einfache Umfragen durchführen wollen, passt eine Plattform wie Talkspirit wahrscheinlich gut. Wollen Sie hingegen aufwendige Befragungen durchführen und 360-Grad-Feedback aufbauen, sind diese Werkzeuge besser geeignet:
8. Das Reporting-Werkzeug
Werkzeuge für das Change Management helfen Ihnen auch, den Erfolg Ihrer Projekte zu messen. Das gilt für Reporting-Software, mit der sich das Sammeln, Visualisieren und Analysieren von Daten erleichtern lässt, indem intelligente Berichte erstellt werden.
Mit Reporting-Werkzeugen verlieren Sie keine Zeit mehr damit, Excel-Diagramme von Hand zu bauen. Diese Werkzeuge erstellen die Dashboards für Sie:
Fazit
Digitale Werkzeuge sind eine wesentliche Stütze für das Change Management. Ob Sie die Bedarfe Ihrer Mitarbeitenden erkennen, Maßnahmen planen, kommunizieren oder Ihre Leistung analysieren wollen: Es gibt zahlreiche Plattformen, die Ihnen helfen können!
Die Werkzeuge wählt man je nach Projektphase. Um diese Phasen zu strukturieren, lesen Sie unsere Methode für das Change Management in 3 Schritten und danach, wie sich der Erfolg des Vorgehens messen lässt. Und wenn der Wandel nach Projektende wieder verpufft: Nick Osborne erklärt, warum Veränderung nicht anhält.
Natürlich machen die Werkzeuge nicht alles. Die Methodik und der Aktionsplan, die Sie für den Wandel aufsetzen, sind ebenso wichtig. Hier ist ein Template, das Ihnen hilft, eine wirksame Strategie zu entwickeln und das Maximum aus Ihren digitalen Werkzeugen zu holen.
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Häufig gestellte Fragen.
Die Brainstorming-Plattform. Sie dient dem ersten Schritt, der die Bedarfe sichtbar macht und die nötigen Maßnahmen bestimmt, mit Gedankenkarten, um Ideen zu ordnen, und Schemata, um Prozesse darzustellen.
Ein Werkzeug, das sich direkt in die von Ihnen genutzte Software einfügt, um den Nutzenden zu helfen, sie anzunehmen, indem es sie über eingebettete interaktive Leitfäden Schritt für Schritt führt. Sie verbringen weniger Zeit mit Schulungen, und die Einführung einer komplexen Lösung geht schneller.
Die Rechnungsstellung, Urlaubsanträge, das Onboarding von Beschäftigten, den Kundensupport. Lauter Aufgaben von geringem Mehrwert, die Projektzeit auffressen. Als Werkzeuge werden Zapier, Make, Pipefy und IFTTT genannt.
Mit einem Werkzeug für Mitarbeiterengagement, über das gesamte Projekt hinweg und nicht erst am Ende. Diese Werkzeuge bieten 360-Grad-Feedback, also die Möglichkeit, von allen Personen bewertet zu werden, mit denen man zu tun hat, dazu regelmäßige Umfragen und Funktionen zur Anerkennung.
Nein. Die Werkzeuge machen nicht alles: Die Methodik und der Aktionsplan, die Sie für den Wandel aufsetzen, sind ebenso wichtig. Was der Werkzeugkasten bringt, ist die Abdeckung jeder Phase, von der Erhebung der Bedarfe bis zur Analyse der Leistung.
In der Reihenfolge der Phasen. Zu Beginn macht die Brainstorming-Plattform die Bedarfe sichtbar. Bei der Rahmensetzung klärt die Software für Selbstorganisation die Rollen und die Ziele, und die Projektmanagement-Software plant die Maßnahmen. Bei der Einführung erklärt die Plattform für interne Kommunikation den Wandel, und die Digital-Adoption-Plattform begleitet die Einarbeitung in die neue Software. Erst danach kommen das Werkzeug für Mitarbeiterengagement für das Feedback und das Reporting-Werkzeug zum Messen.