Sémawé : trois certifications, un seul système de gouvernance

En Bref

Organisation : Sémawé, Grenoble, France
Secteur : coaching, formation, facilitation, transformation organisationnelle
Plateforme : Talkspirit  I  Module Structure utilisé depuis 8 ans
Certifications : Qualiopi (2020) · ISO 9001 (2023) · B Corp (2025)
Point fort : première organisation en holacratie en France certifiée ISO 9001

Quand la clarté organisationnelle accélère les processus de certification

Sept personnes. Trois certifications exigeantes. Un socle pour tout articuler. Avec Talkspirit, notre partenaire Sémawé a converti sa gouvernance vivante en preuves auditables, sans paperasse figée, sans bureaucratie, et sans friction.

Le défi : prouver la qualité sans étouffer sous les processus

Sémawé est une organisation grenobloise qui accompagne des organisations dans leur transformation managériale et organisationnelle. L’équipe fonctionne avec un système de gouvernance distribuée qui clarifie qui décide quoi, et qui fait quoi au moyen de rôles et de cercles autonomes.

Lorsque Sémawé vise trois certifications : Qualiopi pour ses formations, ISO 9001 pour son système de management de la qualité, et B Corp pour son impact social et environnemental, un paradoxe apparaît : comment satisfaire des référentiels qui exigent des processus documentés, des responsabilités explicites et des preuves de gouvernance, sans retomber dans une documentation statique et procédurière, à rebours de l’agilité qui fonde leur fonctionnement ?

La réponse se trouvait dans un outil déjà central au quotidien.

« Nous avons montré aux auditeurs ce que nous faisions déjà chaque jour dans Talkspirit. La gouvernance partagée n’était pas un projet parallèle : elle était intégrée à notre fonctionnement. »
— Sarah Dantz, Associée et Coach Holacracy, Responsable des certifications

L’approche : une gouvernance partagée qui fait système qualité

Avec le module Structure de Talkspirit, Sémawé a structuré l’organisation en rôles, cercles, autorités de décision, processus, réunions tactiques et réunions de gouvernance.

Cette gouvernance est dynamique : elle évolue en continu via des réunions de gouvernance et des propositions de développement organisationnel asynchrones. Chaque modification est tracée, horodatée, accessible à toute l’équipe,  et même au public, la gouvernance de Sémawé étant consultable en ligne.

Ce que Talkspirit a rendu possible :

Qualiopi : un organisme de formation structuré en rôles

Le processus de prise en charge des formations est explicité dans la gouvernance via Talkspirit : rôles de formateur, de certification, de référent handicap, de cohérence pédagogique, etc., chacun assorti de redevabilités claires Une nomenclature spécifique permet de repérer dans la gouvernance les exigences attendues pour maintenir la certification Qualiopi. Cela permet de ne pas effacer de la gouvernance ces exigences dans le temps. Lorsqu’un besoin récurrent apparaît, il est intégré à la gouvernance plutôt qu’ajouté à un document isolé.

L’équipe revendique aussi une approche soustractive : éviter la sur-spécification. Les rôles trop détaillés sont simplifiés, certaines procédures restent documentées sur un espace partagé, afin de conserver une gouvernance sobre et lisible. Objectif : clarté, sans inflation procédurale.

ISO 9001 : une cartographie vivante des processus

ISO 9001 requiert une cartographie des processus, des responsabilités claires et un dispositif d’amélioration continue. Dans la plupart des organisations, cela se traduit par une documentation volumineuse qui devient rapidement obsolète.

Sémawé adopte une logique inverse : dans Talkspirit, la cartographie des rôles et des cercles est la cartographie des processus. Chaque rôle porte une raison d’être, des redevabilités (responsabilités explicites) et des autorités de décision. Les cercles fonctionnent comme des « mini-PME » au service les uns des autres.

Résultat : lors de l’audit, l’équipe partage simplement le lien vers sa gouvernance.

« L’auditeur a trouvé notre approche à la fois innovante et intelligente. La qualité était complètement intégrée à notre travail quotidien. Il n’a pas vu une organisation qui sort des documents le jour de l’audit : il a vu un système vivant. »

B Corp : la transparence de la gouvernance comme preuve

B Corp évalue cinq piliers : gouvernance, collaborateurs, communauté, environnement, clients. Pour Sémawé, Talkspirit a surtout pesé sur deux d’entre eux.

• Gouvernance : la plateforme rend visibles la répartition des autorités, la raison d’être de chaque rôle et de chaque cercle, ainsi que les processus de décision participative. Le « sens » n’est pas un slogan : il se décline opérationnellement dans les rôles.
  
  
• Collaborateurs (pilier le plus fort de Sémawé) : la structure de rôles illustre l’accès aux responsabilités sans hiérarchie classique. On peut prendre ou quitter un rôle sans passer par les codes de « promotion » ou de « rétrogradation ».
  

Autre point saillant : chaque accompagnement client est structuré en cercle dédié, avec un rôle représentant le client invité dans la gouvernance. Une transparence rare dans le conseil !

Des résultats qui parlent

Certifications

• Qualiopi : obtenue en 2020 — renouvelée sans non-conformité.
• ISO 9001 : 2015, 9 mois (de la décision à la certification) — zéro non-conformité, première organisation en holacratie certifiée ISO 9001 en France.
• B Corp : certifiée en avril 2025 — score global : 89,5.

Score B Corp détaillé

• Gouvernance : 14,7 — raison d’être déclinée dans les rôles, autorités documentées , gouvernance publique.
• Collaborateurs : 57,9 — structure de rôles flexible, accès aux responsabilités, initiative autonome, bonus « Worker Owned ».
• Communauté : 9,8 — cercles dédiés par client avec rôle client invité.
  
• Clients : 4,5 — transparence via la gouvernance publique, intégration du client dans les cercles.
  

Gains opérationnels

• Temps de documentation (ISO 9001) : 30 % de temps éstimé économisé vs documentation statique.
• Taux d’usage : environ 80 % de l’équipe utilise Talkspirit quotidiennement.
• Réunions d’alignement : réduites à moitié grâce à l’asynchrone, le synchrone est réservé aux sujets complexes.
• Gouvernance asynchrone : propositions traitées au fil de l’eau, sans mobiliser toute l’équipe.
• Onboarding nouveaux collaborateurs: compréhension rapide du qui fait quoi grâce au moteur de recherche et aux vues rôles.
  

La preuve vivante : une gouvernance publique

L’élément différenciant de cette étude de cas tient en une phrase : la preuve est accessible en un clic. La gouvernance complète de Sémawé est publique. Auditeurs, clients, partenaires ou prospects peuvent voir, en temps réel, la structure de l’organisation, les rôles, leurs détenteurs et les autorités distribuées. Ce n’est pas une photographie : c’est un système évolutif, mis à jour à chaque réunion de gouvernance.

Cette transparence a marqué les auditeurs ISO et a contribué au score B Corp sur le pilier Gouvernance.

Talkspirit comme infrastructure de certification

L’expérience de Sémawé met au jour une idée contre-intuitive : la certification n’est pas d’abord un projet de documentation, mais un projet de clarté organisationnelle.

Les organisations qui peinent dans leur parcours de certification ne manquent pas nécessairement de processus, elles manquent de lisibilité sur qui fait quoi  et pourquoi. Elles produisent une documentation qui ne colle pas au terrain, puis préparent leurs preuves quand l’auditeur arrive, au lieu de les montrer.

Talkspirit traite le problème à la racine en alignant trois couches :

• La structure : rôles, cercles, autorités, processus documentés dans la gouvernance
• La collaboration : exécution coordonnée, réunions tactiques, projets rattachés aux rôles
• La communication : information structurée, partage asynchrone, réduction des réunions inutiles

Quand ces trois couches convergent, la certification devient le constat de l’existant, et non un effort supplémentaire.

Ce que cela change pour votre organisation

• Déjà certifiée B Corp : si votre gouvernance repose sur des fichiers statiques, des tableurs ou la mémoire collective, Talkspirit transforme la preuve en réalité maintenable, plus simple à actualiser, plus solide à présenter au renouvellement.
  
  
• En préparation B Corp : les exigences de gouvernance, de transparence et d’implication des parties prenantes cessent d’être des cases à cocher, elles deviennent un fonctionnement normal, notamment sur la gouvernance et les collaborateurs.
  
  
• Objectif ISO 9001 : l’exemple de Sémawé montre qu’une gouvernance structurée peut servir de système de management de la qualité, avec un audit réussi dès le premier passage, sans paperasse additionnelle.
  
  
• Organisme de formation Qualiopi : la structuration des rôles et l’amélioration continue dans la gouvernance facilitent le maintien de la certification dans la durée.

Ce que dit l’équipe Sémawé

« Pour moi, les fonctionnalités indispensables sont le moteur de recherche et les vues qui permettent de trouver rapidement qui fait quoi et qui décide. Cela augmente l’autonomie et l’efficacité de chacun. Et la gouvernance asynchrone est irremplaçable : elle permet de garder la documentation à jour, au plus près de la réalité de l’organisation. »

« La plateforme technologique est un système opérationnel qui aide à ancrer les habitudes et les rituels, à maintenir la clarté et à soutenir l’évolution organisationnelle. »