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7 ans de gouvernance en rôles, sans retour en arrière
« La clarté et l'agilité organisationnelle, ça permet à chacun de déployer pleinement sa compétence et de donner son plein potentiel. Ça donne des ailes aux gens. Et toute organisation a besoin de ça. » — Hélène Chahine, Déléguée générale
7 ans de gouvernance en rôles, sans retour en arrière
Grandir sans renoncer à ce qui compte
La Fondation CGénial développe l'appétence des jeunes pour les sciences et les technologies : elle renforce les liens école-entreprise et une pédagogie par projets. Concrètement, cela veut dire piloter une dizaine de programmes nationaux — du Concours CGénial aux visites d'entreprises pour enseignants — en coordonnant une cinquantaine de partenaires, des ministères, des académies et un réseau d'acteurs régionaux.
En 2018, l'équipe comptait six personnes. Sa déléguée générale, Hélène Chahine, pressentait que la croissance à venir exigerait un cadre plus soutenu. Mais pas n'importe lequel : forte de quinze ans dans une entreprise néerlandaise au management direct et paritaire, elle cherchait un système à la fois respectueux des personnes et orienté vers l'efficacité.
La lecture de Reinventing Organizations de Frédéric Laloux lui ouvre une alternative au management hiérarchique. Elle croise ensuite l'holacratie et, après un premier essai ailleurs, découvre Holaspirit by Talkspirit.
« Ce qui m'a séduite dans la gouvernance par rôles, c'était aussi de prendre un modèle sur étagère. Des gens avaient déjà réfléchi à des modèles de self-management. Je n'allais pas réinventer la roue. » — Hélène Chahine, Déléguée générale
Coordonner un réseau national, sans alourdir
Trois tensions à résoudre avant que la croissance ne se paie en confusion.
Une croissance qui dépasse le cadre
Cinquante partenaires, des ministères, des académies. Il fallait un cadre qui coordonne sans alourdir — respectueux des personnes, orienté efficacité.
Une croissance qui dépasse le cadre
Cinquante partenaires, des ministères, des académies. Il fallait un cadre qui coordonne sans alourdir — respectueux des personnes, orienté efficacité.
Une croissance qui dépasse le cadre
Cinquante partenaires, des ministères, des académies. Il fallait un cadre qui coordonne sans alourdir — respectueux des personnes, orienté efficacité.
Tester six mois, avec une porte de sortie
Hélène n'a rien imposé. Une journée de jeux de rôle, la validation d'un socle de 50 % de volontaires, puis un essai de six mois avec clause de retour. L'équipe n'en est jamais ressortie.
Le déclic
Découverte de Reinventing Organizations, puis de l'holacratie. Le choix d'un modèle éprouvé plutôt que de réinventer la roue.
Le test, puis la bascule
Journée de jeux de rôle, socle de 50 % de volontaires, six mois d'essai avec clause de retour. Première action sur la plateforme : « photographier » l'organisation existante et la traduire en rôles.
La plateforme au travail
La recherche pour trouver « qui fait quoi » en un clic, sans passer par le leader de cercle. Les réunions de triage : agenda à la volée, tensions traitées point par point avec un facilitateur, actions et projets enregistrés en direct. Et le pilotage des objectifs, pour aligner vision, exécution et sens partagé.
« Au sortir de la réunion, tu as pris des actions, c'est concret. Le coup d'après, tu vérifies. C'est magnifique. L'outil t'oblige, et comme tu le fais en direct, tu ne perds pas de temps. » — Hélène Chahine, Déléguée générale
Dans l'ADN
Sept ans plus tard, la gouvernance en rôles fait partie de l'identité de la Fondation. Elle est même publiée en transparence externe : certains candidats consultent l'organigramme en ligne avant de postuler.
Quatre bénéfices structurels
Ce que la gouvernance en rôles, outillée par Talkspirit, a changé — de l'aveu même de sa déléguée générale.
Chacun sait qui fait quoi
Périmètres d'action et de décision explicites. Quand une tension émerge, elle se régule sur la base de l'holarchie.
Périmètres d'action et de décision explicites. Quand une tension émerge, elle se régule sur la base de l'holarchie.
L'organisation évolue au fil des besoins
Chacun peut créer ou faire évoluer un rôle. La gouvernance asynchrone traite les propositions sans mobiliser toute l'équipe.
Chacun peut créer ou faire évoluer un rôle. La gouvernance asynchrone traite les propositions sans mobiliser toute l'équipe.
Chacun révèle son plein potentiel
Des rôles bien au-delà de la fiche de poste : sans formation RH, certains mènent des entretiens de recrutement — et le racontent avec le sourire.
Des rôles bien au-delà de la fiche de poste : sans formation RH, certains mènent des entretiens de recrutement — et le racontent avec le sourire.
Un levier de marque employeur
Des candidats consultent la gouvernance publique avant de postuler et la citent comme raison de leur candidature. L'onboarding, lui, s'en trouve simplifié.
Des candidats consultent la gouvernance publique avant de postuler et la citent comme raison de leur candidature. L'onboarding, lui, s'en trouve simplifié.
Nous avons montré aux auditeurs ce que nous faisions déjà chaque jour dans Talkspirit. La gouvernance vivante n’était pas un projet de plus, elle était intégrée à notre fonctionnement.
Mettre en place l’Holacracy nous a permis de gagner en autonomie et en clarté. Les employés savent ce qui est attendu d’eux, et peuvent donc prendre des décisions sans constamment demander l’approbation de tous. Résultat : notre indice de confiance est désormais de 89 sur 100 !
Talkspirit permet à chaque collaborateur de révéler pleinement ses talents. Si quelqu’un est compétent dans plusieurs domaines, il peut occuper différents rôles sans être enfermé dans une seule description de poste. Cette flexibilité dans les rôles renforce également notre agilité, un atout indispensable dans le monde complexe d’aujourd’hui.
Talkspirit nous a permis d'accélérer la coopération sans passer par des réunions. En tant que dirigeant, je ne suis plus indispensable au quotidien : les décisions se prennent sans moi, on peut s'absenter deux mois, l'entreprise fonctionne.
Grâce à la carte organisationnelle créée sur Talkspirit, chacun sait qui fait quoi et quels sont ses responsabilités. Cette transparence permet à chacun de mieux comprendre la direction que prend l’entreprise, et d’aligner nos efforts pour atteindre notre raison d’être.
La clarté et l’agilité organisationnelle, ça permet à chacun de déployer pleinement sa compétence et de donner son plein potentiel. Ça donne des ailes aux gens. Et toute organisation a besoin de ça.
Talkspirit a joué un rôle clé dans la clarification des rôles, des responsabilités et de la collaboration entre équipes au sein de notre organisation hiérarchique. L’outil a aussi transformé la manière dont nous animons les réunions. Avant, nos réunions étaient souvent peu productives. Aujourd’hui, elles sont mieux structurées, les rôles sont clairement définis et la prise de décision est plus efficace.
Auparavant on se serait débrouillé avec les e-mails, mais les documents auraient été dispatchés à droite et à gauche. Grâce à Talkspirit on partage directement les fichiers de manière organisée, structurée et centralisée. Les dernières actualités sont regroupées en un seul endroit ; on peut ainsi en discuter en direct et agir au plus vite.
Talkspirit renforce la proximité avec les équipes, stimule l’intelligence collective et rend plus fluide le partage d’informations, au quotidien.
La mise en commun fait la force de chacun. Dans notre réseau de PME, Talkspirit est un élément de transformation et d’agilité indispensable.
Trois transformations comparables
Sémawé
Sémawé, organisation spécialisée en transformation organisationnelle, a obtenu les certifications Qualiopi, ISO 9001, et B Corp. Leur secret : une gouvernance vivante structurée dans Talkspirit, qui remplace la documentation statique par un système de rôles, cercles et autorités mis à jour en continu.
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