Pourquoi la documentation est-elle importante au sein d’une organisation ?

Avoir une compréhension claire de son organisation et de ses processus est vital pour avancer avec succès. C’est pourquoi opter pour des plateformes de documentation efficaces, qui fluidifient le travail de vos équipes, est essentiel.

Que votre équipe travaille en mode hybride ou qu’elle soit revenue à la bonne vieille routine du bureau, la documentation a ses avantages. Dans cet article, nous passons en revue quelques-uns de ses bénéfices, ainsi que nos recommandations pour documenter facilement au sein de votre organisation avec Holaspirit.

Quels sont les avantages de la documentation au sein d’une organisation ?

→ La documentation est essentielle à la maîtrise des processus

Quel que soit votre secteur d’activité, créer, conserver et faire vivre des processus est essentiel. De nombreuses organisations luttent contre la perte de documentation, ce qui pénalise les équipes.

Investissez de l’énergie et des efforts dans la création de processus optimaux pour votre organisation, mais ne laissez pas tout ce travail tomber à l’eau – assurez-vous que ce qui est mis en place soit conservé et respecté.

→ La documentation évite le travail en double

En documentant vos projets et/ou vos tâches, vous gardez tout clair et transparent. Évitez de dupliquer le travail et les efforts. Faites court et simple.

→ Centralisez votre documentation

En optant pour une plateforme de documentation, tout devient clair et centralisé. Les membres de l’équipe trouvent facilement ce qu’ils cherchent, et tout reste accessible à quiconque rejoint votre équipe.

→ Un onboarding et un offboarding facilités

Quand les processus sont clairs, il devient facile de confier à la nouvelle recrue un rôle autonome : elle découvre ses missions et l’organisation grâce à une documentation complète. Et lorsqu’une personne s’en va, elle peut elle aussi documenter ses processus, ce qui facilite leur reprise par la nouvelle recrue.

💡 À lire aussi : Comment donner un feedback constructif au sein des équipes ?

Comment documenter facilement avec Holaspirit ?

→ Gardez le cap sur chaque projet et collaborez de façon transverse

Avec la plateforme Holaspirit, vous pouvez suivre les projets de votre cercle.

👉 Vous avez une vision claire de ce qui se passe

👉 Fini le travail en double

👉 Tout est centralisé

Pour en savoir plus : le tableau Kanban des projets

→ Suivez vos tâches !

👉 Suivez les actions de l’organisation

👉 Suivez les actions qui vous sont assignées, à vous et/ou à vos rôles

‍Pour en savoir plus : le module Actions

→ Partagez la connaissance interne au sein de l’organisation

👉 Partagez vos processus en interne avec vos collègues

👉 Créez facilement des processus d’onboarding pour simplifier la vie de chacun

Pour en savoir plus : le module Publications

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Vous ne savez pas par où commencer ?

Commencez par choisir une plateforme pour centraliser votre processus de documentation, puis cartographiez tous vos projets en cours, seul ou avec vos pairs. Ensuite, lentement mais sûrement, commencez à créer des processus pour la communication interne. En centralisant tout, vous gagnez vraiment du temps et évitez le travail en double.

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