La collaboration dans le secteur de la santé : un enjeu vital

Depuis plusieurs années, le secteur de la santé traverse une crise. Coupes budgétaires, manque de lits d’hôpital, sous-effectifs, et maintenant une deuxième vague de COVID-19… Dans ce contexte tendu, les établissements de santé font face à des défis matériels, mais surtout humains, considérables. C’est pourquoi les modes de travail modernes et les outils collaboratifs ont un rôle clé à jouer. Passons en revue ces besoins de collaboration et le rôle des réseaux sociaux d’entreprise (RSE) dans un secteur de la santé en pleine mutation.

Des établissements de santé sous pression et face à des défis majeurs

Avec plus de 12,8 millions de patients hospitalisés en 2018, les 3 295 établissements de santé* français n’ont jamais été autant sollicités ! Paradoxalement, des coupes budgétaires drastiques (8 milliards d’euros d’économies en 10 ans dans le secteur hospitalier) ont entraîné des réductions massives d’effectifs, de lourdes suppressions de lits (100 000 lits supprimés en 20 ans) et le maintien d’équipements vieillissants. Il en résulte une profonde désorganisation des services (en particulier administratifs).

En l’espace de quelques années, la situation et les conditions de travail du personnel de santé se sont nettement dégradées : surcharge de travail, temps de repos réduits, horaires décalés, agressions verbales et même physiques, etc. Tout le monde est concerné : le personnel soignant comme le personnel administratif (ce dernier représentant 11 %** des effectifs). Quand un service s’enrhume, c’est tout l’hôpital qui tousse.

C’est pourquoi les établissements de santé doivent aujourd’hui relever trois défis majeurs :

• Connecter les équipes : le premier défi consiste à créer du lien au sein des équipes et à renforcer la cohésion (à l’échelle d’un service comme d’un établissement entier).
• Faciliter la circulation de l’information : favoriser le partage de l’information et l’accès à celle-ci, pour mieux organiser les services et assurer un suivi optimal des patients.
• S’équiper pour une collaboration optimale : moderniser les outils de collaboration est la clé pour maintenir un bon niveau de performance.

Pour répondre à ces défis, la “révolution numérique” a fait émerger des solutions innovantes, et le réseau social d’entreprise est la plus aboutie de toutes. Il s’agit d’un réseau social interne sécurisé, propre à une entreprise ou à un établissement (de santé par exemple) et réservé à ses collaborateurs, qui leur permet de se connecter les uns aux autres pour fluidifier la circulation de l’information et faciliter le travail collaboratif, que les équipes travaillent au même endroit ou à distance.

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Défi n° 1 : fédérer les équipes et renforcer la cohésion

Les établissements de santé réunissent des collaborateurs qui travaillent dans les bureaux et d’autres sur le terrain. Personnel administratif, personnel soignant, personnel paramédical, personnel socio-éducatif et services généraux (nettoyage, technique…) contribuent ainsi aux missions de l’établissement. Avec des cultures professionnelles différentes, tous ces collaborateurs ont besoin d’être rassemblés pour mieux travailler ensemble.

Or, chacun sait que dans un contexte difficile, les équipes qui tiennent le mieux sont les plus soudées et celles dont la solidarité interne est la plus forte. C’est pourquoi elles doivent bien se connaître, échanger et partager leurs idées, afin d’évoquer les difficultés rencontrées et de réfléchir ensemble aux solutions, jour après jour. C’est ainsi que se développe le sentiment d’appartenance, le levier de motivation ultime dans les périodes difficiles.

C’est là que le réseau social d’entreprise (RSE), aussi appelé “réseau social interne”, va jouer un rôle clé pour :

• Fédérer les collaborateurs où qu’ils se trouvent, sans distinction entre le siège ou les bureaux et les autres sites (cols blancs et cols bleus). Avec un RSE, vous réunissez toutes les parties prenantes de votre organisation sur une seule plateforme. 
• Valoriser les talents et les expertises en vous appuyant sur les nombreuses fonctionnalités d’animation de communauté (publications, page d’accueil personnalisée, etc.). Le RSE vous permet d’animer votre communication interne, de transmettre vos valeurs et de valoriser les talents et les expertises de vos collaborateurs en partageant les réussites et les initiatives fédératrices.
• Favoriser les échanges en réunissant vos collaborateurs dans des groupes et des communautés thématiques, afin d’encourager et de fluidifier leurs échanges au quotidien.

Il est vrai que les réseaux sociaux évoquent parfois des informations futiles et du temps perdu. Derrière ces usages se cache pourtant une valeur ajoutée incontournable : leur capacité à créer des liens forts, à rapprocher les personnes, à tisser des relations de confiance et à accroître la solidarité et la cohésion générales. Il suffit d’observer la façon dont ces réseaux sociaux “grand public” sont utilisés dans des contextes délicats (après une catastrophe naturelle ou un attentat) pour se serrer les coudes, en offrant à chaque participant des encouragements, de l’aide et des conseils. Les réseaux sociaux d’entreprise ont ainsi repris le meilleur des réseaux sociaux “grand public”, tout en adaptant leur usage pour en faire un outil fédérateur, humain et créateur d’énergie collective. 

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Défi n° 2 : fluidifier la circulation de l’information

Au sein des établissements de santé, une grande quantité d’informations s’échange chaque jour, à l’oral comme à l’écrit. Mais dans un contexte où les soignants médicaux et paramédicaux et le personnel administratif sont débordés, certaines informations sont inévitablement oubliées ou perdues. Pouvoir transmettre facilement l’information, en faciliter l’accès et rester informé constitue donc un triple défi.

Pour relever ce défi, le réseau social d’entreprise vous permettra de : 

• Centraliser et organiser l’information en remplaçant l’e-mail par des échanges sécurisés, centralisés et organisés au sein de groupes et de communautés, pour garantir un partage optimal des  informations et des documents entre les collaborateurs qui en sont membres.
• Fluidifier la circulation de l’information (communication interne), développer la transversalité et décloisonner l’organisation. Mieux encore, grâce aux fonctionnalités d’interaction, vous pouvez favoriser la prise de parole individuelle, le feedback (par exemple via des sondages) et l’intelligence collective. 
• Simplifier l’accès à l’information en vous appuyant sur un moteur de recherche “intelligent”. Vos équipes accèdent ainsi facilement aux documents et à toutes les informations accumulées, idéal quand vous devez gérer en permanence l’arrivée de nouvelles recrues ! Chacun voit les dernières informations partagées dans les groupes auxquels il appartient, directement dans son fil d’actualité.
• Rendre votre communication interne plus efficace en exploitant les fonctionnalités éditoriales de l’outil. Vous mettez ainsi mieux en avant les informations que vous voulez relayer à tous, vous vous assurez qu’elles sont vues et, en un clic, vous pouvez même toucher celles et ceux qui ne les ont pas encore vues. Avec un réseau social d’entreprise, vous remettez tous vos collaborateurs “au même niveau d’information !”

Certains objecteront que diffuser de l’information, partager des documents ou créer des groupes de discussion peut se faire par e-mail. Certes, mais la force du réseau social d’entreprise est justement d’éviter que les informations échangées se dispersent dans les boîtes e-mail personnelles. Elles sont au contraire concentrées en un seul endroit, accessible par tous à tout moment. Fini le temps perdu à chercher une pièce jointe parmi des milliers d’e-mails !

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Défi n° 3 : faciliter le travail collaboratif, sur site ou à distance 

Dans les établissements de santé d’aujourd’hui, recruter de bons profils n’est jamais simple. L’attractivité des postes et des établissements est donc un élément clé. Et pour cela, il faut soigner l’expérience collaborateur, c’est-à-dire la satisfaction que les personnes éprouvent à venir travailler dans votre entité. 

Là encore, le réseau social interne peut être déterminant. Car il va permettre à toutes les équipes de :

• Mieux travailler ensemble (sur site ou à distance) : le RSE permet en effet d’organiser et d’équiper plusieurs groupes avec des fonctionnalités qui facilitent la gestion de projet, le partage et la coédition de documents, le suivi collaboratif et des échanges en direct simplifiés. 
• Augmenter la performance des équipes : grâce au RSE, vous pourrez accélérer les délibérations et les prises de décision quotidiennes en vous appuyant sur une information mieux partagée et sur des échanges collectifs en temps réel, via des fils de discussion ou des réunions en visioconférence. Des fonctionnalités spécifiques permettent en outre d’automatiser la diffusion de l’information pour rester synchronisés en continu.
• Gagner du temps : par exemple avec un chatbot qui répond automatiquement et instantanément aux questions fréquentes de vos collaborateurs, ce qui vous permet de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Améliorer l’expérience collaborateur : évoquée plus haut, avec une plateforme tout-en-un qui réduit le nombre d’outils numériques à utiliser et facilite la vie du collaborateur. Un véritable digital workplace axé sur la performance et la convivialité, qui facilite le télétravail et aide chacun à trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. 

Avec un tel outil, organiser et exécuter les tâches devient plus simple, au bureau comme sur le terrain. Par exemple : côté personnel administratif, pour partager le flux de dossiers à traiter et faire avancer les projets ; côté personnel de terrain, pour échanger des informations en direct (via le chat intégré ou la visioconférence). 

Par ses nombreuses fonctionnalités et en investissant davantage dans l’humain, le réseau social d’entreprise rend le travail collaboratif et les interactions plus fluides et plus efficaces. 

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Vous l’aurez compris, le réseau social d’entreprise (RSE) est bien plus qu’un Intranet relooké : c’est une solution numérique innovante qui connecte les personnes (un véritable réseau social interne), facilite les échanges et la communication (en remplacement de l’e-mail), et offre des fonctionnalités qui font gagner du temps à chacun, chaque jour. Comme l’écrivait récemment Collaboratif-Info, “Le RSE est aujourd’hui le hub de la collaboration en entreprise.” Alors, quand allez-vous commencer à donner plus de place à la collaboration dans le secteur de la santé ?

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Sources :
*https://www.ars.sante.fr/les-chiffres-cles-de-lhospitalisation
**https://solidarites-sante.gouv.fr/IMG/pdf/structure.pdf

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Auteurs : Laure Marchal, Benoît Renoul