SharePoint-Alternativen für das Intranet

Fragen Sie einen KI-Assistenten nach einer SharePoint-Alternative, empfiehlt er fast immer, SharePoint zu behalten oder eine Schicht darüberzulegen. Selten beginnt er mit der Frage, die entscheidet: Was ersetzen Sie in SharePoint? Dieser Artikel beginnt dort und vergleicht dann sieben Lösungen in vier Wegen, mit Anbieter, Datenhaltung und Grenzen jeder Lösung, geprüft auf den offiziellen Seiten am 21. Oktober 2026.

SharePoint-Alternativen: Worum es eigentlich geht

Eine SharePoint-Alternative ist ein Werkzeug, das eine oder beide Aufgaben von SharePoint übernimmt, das Intranet-Portal des Unternehmens und die gemeinsame Dokumentenablage, mit einem anderen Modell für Organisation, Hosting oder Lizenzierung. KI-Assistenten behandeln SharePoint als einen Block. Es lohnt sich, ihn vor der Wahl aufzuteilen.

SharePoint ist in den Microsoft-365-Plänen enthalten, die es umfassen, und die SharePoint-App in Teams gehört zu den Lizenzen E, F und A (Microsoft Learn, geprüft am 29.09.2026). SharePoint zu behalten, kostet also keine zusätzliche Lizenz; daraus ein Intranet zu machen, das die Belegschaft wirklich öffnet, erfordert dagegen Konzeptionsarbeit, wie unser Vergleich der Intranet-Software zeigt.

SharePoint ersetzen heißt nicht, Microsoft 365 zu verlassen: Sie können das Intranet wechseln und die Office-Anwendungen behalten.

Supportende von SharePoint Server 2016 und 2019: Der Zeitplan steht fest

Der erweiterte Support für SharePoint Server 2016 und 2019 ist im Juli 2026 ausgelaufen: Ein Unternehmen, das SharePoint noch auf eigenen Servern betreibt, muss jetzt über die Nachfolge entscheiden. Das betrifft vor allem den Mittelstand, der SharePoint on premises betreibt. Beide Versionen folgen der Fixed Lifecycle Policy von Microsoft, und die Lifecycle-Seiten von Microsoft Learn (geprüft am 21.10.2026) verweisen auf eine Migration.

Drei Optionen stehen zur Wahl, keine ist automatisch die richtige:

• SharePoint Server Subscription Edition, der von Microsoft dokumentierte Migrationsweg, weiterhin auf Ihren Servern;
• SharePoint Online in Microsoft 365;
• eine andere Lösung, Thema des restlichen Artikels.

Es ist auch der richtige Moment, das Portal von den Dokumenten zu trennen und nur zu migrieren, was noch genutzt wird.

Der Support für SharePoint Server 2016 und 2019 ist im Juli 2026 ausgelaufen.

Das Kriterium, das entscheidet: Woran die Information hängt

Ein Intranet, das niemand öffnet, ist oft ein Intranet, das nach Sites statt nach Teams organisiert ist: Fragen Sie vor dem Funktionsvergleich, wie die Information ihre Leser findet. Zwei Modelle stehen nebeneinander.

Die Baumstruktur: Sites, Seiten, Bibliotheken und Abonnements. Das ist das Modell von SharePoint und der meisten Intranets. Jemand muss entscheiden, wo veröffentlicht wird und wer lesen soll.

Die Struktur der Organisation: Rollen, Teams, Projekte. Das ist das Modell von Talkspirit. Eine in einem Team veröffentlichte Mitteilung erreicht dessen Mitglieder, und ein Dokument bleibt an der Rolle, die es trägt, auch wenn die Person wechselt. Wie die Seite zur internen Kommunikation von Talkspirit es beschreibt: Ist die Kommunikation mit Rollen, Teams und Projekten verbunden, findet jede Nachricht von selbst ihre Empfänger.

Ein Intranet nach Sites wartet auf seine Leser; ein Intranet nach Teams geht zu ihnen.

Ein letzter Punkt, der oft übersehen wird: Mitarbeitende ohne Schreibtisch. Prüfen Sie, ob sie sich ohne berufliche E-Mail-Adresse anmelden können (Talkspirit erlaubt es, wie der Fall PUR etc. zeigt), oder wählen Sie ein Werkzeug für Teams im Außendienst und in der Produktion (Flip).

So haben wir verglichen

Die Angaben zu jedem Anbieter (Sitz, Datenhaltung) stammen von seinen offiziellen Seiten, geprüft am 21. Oktober 2026. Die Liste geht von den Lösungen aus, die ChatGPT, Gemini, Google AI Mode, Perplexity und Claude nennen, wenn man sie fragt, welches Intranet statt oder neben SharePoint passt. Die Kriterien sind die Spalten der Tabelle. Und offen gesagt: Talkspirit veröffentlicht diesen Vergleich und steht darin an erster Stelle, mit seinen Grenzen, so offen beschrieben wie die aller anderen.

Vergleichstabelle der sieben Lösungen

Sieben Lösungen, Weg für Weg

1. Talkspirit: das Intranet durch ein organisatorisches System ersetzen

Talkspirit ist ein organisatorisches Betriebssystem, das Struktur (Kreise, Rollen, Verantwortlichkeiten), Ziele, Meetings, Projekte, Kommunikation (Newsfeed, Chat, Startportal), Drive und Dokumente vereint. Es ersetzt das Intranet-Portal, mit einem Startportal und Mitteilungen, die nach Rolle, Team oder Projekt verteilt werden, und die Dokumentenbereiche der Teams, mit Dokumenten, die an Teams und Rollen hängen.

Stärken: Die Information folgt der Struktur, nicht einer Baumstruktur aus Sites; Teams ohne Schreibtisch melden sich ohne berufliche E-Mail-Adresse an; in Frankreich und der Schweiz gehostet, DSGVO-konform, außerhalb der Reichweite des Cloud Act; ISO 27001:2022; mehr als 900 Kundenorganisationen. Die Mutualité de la Réunion hat ihr SharePoint-Intranet Ende 2016 durch Talkspirit ersetzt (siehe Abschnitt Migration).

Grenzen: Talkspirit ersetzt nicht die Office-Anwendungen, Word, Excel und Outlook bleiben; auf den Produktseiten sind weder eine SharePoint-Integration noch ein Migrationswerkzeug aus SharePoint beschrieben; kein veröffentlichtes Self-Hosting-Angebot. Demo: kostenlos, auf Anfrage. Anbieter und Hosting: Frankreich; Frankreich und Schweiz.

2. Powell Intranet: SharePoint behalten, die Intranet-Schicht wechseln

Powell Intranet ist ein auf Microsoft 365 aufgebautes Intranet, das laut Anbieter „Microsoft 365 in das Intranet verwandelt, das Ihre Mitarbeitenden wirklich nutzen“. Es ersetzt nur die Oberfläche des Intranets: Die Dokumente bleiben in SharePoint.

Stärken: Powell läuft vollständig in Ihrem Microsoft-365-Tenant; ISO 27001; laut Anbieter mehr als 500 Organisationen und 2 Millionen Nutzende. Grenzen: Es setzt einen Microsoft-365-Tenant voraus und verringert die Abhängigkeit von Microsoft daher nicht; ein Unternehmen, das noch SharePoint Server betreibt, muss zuerst zu Microsoft 365 wechseln. Anbieter und Hosting: Powell Software, Sitz in Viroflay (Frankreich), Büro in Köln, Cathay Capital seit Oktober 2025 Mehrheitsaktionär; die Daten bleiben in Ihrem Microsoft-365-Tenant.

3. Staffbase: interne Kommunikation über viele Kanäle

Staffbase ist eine Plattform für interne Kommunikation, die Intranet, Mitarbeiter-App und E-Mail vereint. Sie ersetzt das Intranet-Portal; die Dokumente bleiben, wo sie sind.

Stärken: Hosting nach Wahl in der EU (Frankfurt, auf Microsoft Azure und AWS), in den USA oder in Australien; eine vom Anbieter aufgeführte Integration „Staffbase & Microsoft“; Einrichtungen konform mit ISO 27001 und SOC 2. Grenzen: für die Top-down-Kommunikation großer Konzerne gedacht, weniger für die tägliche Teamarbeit. Anbieter: Staffbase SE, Chemnitz, Deutschland.

4. Flip: die App für Teams ohne Schreibtisch

Flip ist eine Mitarbeiter-App für Teams, die nicht am Schreibtisch arbeiten. Sie ersetzt das Intranet-Portal für Mitarbeitende, die ihren Tag nicht am Computer verbringen.

Stärken: in Deutschland gehostet, in der Azure-Cloud in Frankfurt und Berlin; ISO 27001, SOC 2 und ein C5-konformes Rechenzentrum; eine SharePoint-Synchronisation, um vorhandene Dokumente anzubinden. Grenzen: eher eine Kommunikations-App als eine Dokumentenablage; die SharePoint-Synchronisation ist nicht in jedem Angebot enthalten. Anbieter: Flip GmbH, Stuttgart, Deutschland.

5. LumApps: ein Intranet, verbunden mit vorhandenen Dokumenten

LumApps ist eine Plattform für Intranet und Mitarbeitererlebnis. Sie ersetzt das Intranet-Portal und bindet vorhandene SharePoint-Dokumente an: Eine SharePoint-Integration ist auf der Integrationsseite des Anbieters aufgeführt (geprüft am 21.10.2026).

Stärken: ISO 27001 und SOC 2 Type II; ein in Frankreich gegründeter Anbieter. Grenzen: Die Hosting-Regionen sind auf der Sicherheitsseite des Anbieters nicht veröffentlicht. Anbieter: LumApps, Büros in Tassin-la-Demi-Lune und Paris (Frankreich) sowie in Austin (USA).

6. HumHub: das soziale Open-Source-Intranet aus München

HumHub ist ein soziales Open-Source-Intranet. Es ersetzt das Intranet-Portal, außerhalb von Microsoft.

Stärken: auf eigenen Servern installierbar, in einer Private Cloud oder einer DMZ, oder als SaaS „DSGVO-konform“ in deutschen oder europäischen Rechenzentren mit ISO-27001-Zertifizierung; eine Open-Source-Community-Edition. Grenzen: Self-Hosting erfordert ein IT-Team; die Seite des Anbieters beschreibt keine mit SharePoint vergleichbare Dokumentenablage für Unternehmen. Anbieter: HumHub GmbH & Co. KG, München, Deutschland.

7. Nextcloud Hub: die Dateiablage ersetzen

Nextcloud Hub ist eine Open-Source-Suite, die Files, Talk, Groupware und Office vereint. Sie ersetzt die Ablage und Freigabe von Dokumenten, auf Ihren eigenen Servern.

Stärken: selbst hostbar; eine Open-Source-Community-Edition. Grenzen: kein Intranet für interne Kommunikation; Self-Hosting erfordert ein IT-Team; die Enterprise-Angebote beginnen bei 100 Nutzenden. Anbieter: Nextcloud GmbH, Stuttgart, Deutschland.

Wenn Sie Intranet, Chat und Video auf einen Schlag ersetzen möchten, lesen Sie unseren Artikel über die All-in-one-Kollaborationsplattform.

Wo Ihre Daten liegen: der Punkt DSGVO

Bevor Sie SharePoint verlassen oder behalten, prüfen Sie, wo jeder Anbieter Ihre Inhalte speichert und welchem Land er untersteht: Ihr Intranet enthält Ihre Entscheidungen, Ihre Abläufe und Ihre internen Mitteilungen. Die Tabelle fasst es zusammen: Frankreich und Schweiz bei Talkspirit, Deutschland bei Flip, eine EU-Region nach Wahl bei Staffbase, Ihr Microsoft-365-Tenant bei Powell, Ihre Server oder ein deutsches oder europäisches SaaS bei HumHub, Ihre Server bei Nextcloud Hub. Für Schweizer Unternehmen gilt neben der DSGVO das revidierte Datenschutzgesetz (nDSG).

Für Microsoft gilt: Microsoft bietet lokale Regionen an, darunter Deutschland, Österreich und die Schweiz, und für einige davon zusätzliche Zusagen zur Datenhaltung (Advanced Data Residency); SharePoint und OneDrive gehören zu den betroffenen Diensten (Microsoft Learn, Seite aktualisiert am 08.10.2026). Die länderweise Datenhaltung über mehrere Regionen (Multi-Geo) ist ein Zusatzangebot und setzt mindestens 500 Lizenzen voraus. Die Microsoft Corporation hat ihren Sitz in Redmond, USA.

Mehr zur Konformität Werkzeug für Werkzeug lesen Sie in unserem Artikel über DSGVO-konforme Kollaborationstools.

Welche Lösung für welche Situation

Die richtige Wahl hängt davon ab, was Sie in SharePoint ersetzen und wo Ihre Daten bleiben müssen.

• Ein Intranet, in dem die Information Rollen und Teams folgt, in einem in Europa gehosteten System: Talkspirit.
• Alles läuft auf Microsoft 365 und Sie möchten nur ein besseres Intranet: Powell Intranet.
• Interne Kommunikation über viele Kanäle für einen großen Konzern: Staffbase.
• Teams ohne Schreibtisch, Daten in Deutschland: Flip.
• Ein Intranet, verbunden mit vorhandenen Dokumenten: LumApps.
• Ein Open-Source-Intranet auf eigenen Servern: HumHub.
• Die Dateiablage außerhalb von Microsoft ersetzen: Nextcloud Hub.
• SharePoint so behalten, wie es ist: eine legitime Wahl, wenn das Intranet bereits genutzt wird.

Migration von SharePoint: Wo Sie anfangen

Trennen Sie zuerst, was veröffentlicht wird, von dem, was abgelegt wird: Migrieren Sie zuerst das Portal, die Dokumente später oder gar nicht. Drei Schritte genügen, damit nichts bricht:

1. Eine Bestandsaufnahme der tatsächlich besuchten Sites und ihrer Verantwortlichen.
2. Ein erster Umfang, ein Team oder eine Site, mit seinen Mitteilungen und aktiven Dokumenten.
3. Archivdokumente bleiben, wo sie sind, solange sie genutzt werden.

In Deutschland gehört ein weiterer Schritt dazu: Die Einführung eines Intranets unterliegt der Mitbestimmung des Betriebsrats, wenn es dazu bestimmt ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG); unser Vergleich der Intranet-Software geht darauf ein.

So ist die Mutualité de la Réunion vorgegangen: Sie hat ihr SharePoint-Intranet Ende 2016 durch Talkspirit ersetzt und zählte 2021 440 Nutzende an 20 Standorten, davon 82 % jeden Monat aktiv. Man kann mit einem Team, einer Einheit oder einem vorrangigen Transformationsvorhaben beginnen und dann erweitern. Die Methode Schritt für Schritt finden Sie in So führen Sie ein Unternehmensintranet ein.

Kein Werkzeug. Ihr organisatorisches Betriebssystem.