Warum sollten Sie ein Extranet in Ihrer Organisation einführen?

Das Extranet ist heute unverzichtbar geworden, um mit Stakeholdern außerhalb der Organisation zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Als echtes Tor nach außen bietet dieses Tool zahlreiche Vorteile, sowohl für Unternehmen als auch für Institutionen, Verbände und Netzwerke mit externen Mitgliedern (zum Beispiel die Alumni einer Hochschule). Worin bestehen diese Vorteile also? Warum lohnt es sich für Sie, ein Extranet einzuführen, um sie zu nutzen? Und wie kann diese Software Ihren Alltag erleichtern?

Wozu dient ein Extranet?

Ein Extranet definiert sich weniger über seine Funktionen als über die Personen, denen Sie Zugang geben. Vier Anwendungsfälle kommen am häufigsten vor:

• Ein Kundenportal. Jeder Kunde erhält einen privaten Bereich mit den Dokumenten, Projektboards und Gesprächen, die ihn betreffen, und mit nichts anderem.
• Ein Portal für Lieferanten und Dienstleister. Lastenhefte, Bestellungen, Lieferpläne und Qualitätsdokumente liegen an einem Ort zusammen statt im Postfach der Person, die sich zuletzt darum gekümmert hat.
• Ein Partner- oder Vertriebsnetz. Produktneuheiten, Vertriebsunterlagen und Schulungsinhalte werden einmal veröffentlicht und von allen Partnern gelesen, wo immer sie sind.
• Ein Mitglieder- oder Alumni-Netzwerk. Verbände, Föderationen, Berufsnetzwerke und Hochschulen nutzen es, um ihre Mitglieder zu informieren und ihnen den Austausch untereinander zu ermöglichen.

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Hier sind 4 gute Gründe, eine Extranet-Lösung in Ihrer Organisation einzuführen.

1. Die Kommunikation mit Ihren externen Stakeholdern vereinfachen

Erster und nicht geringster Vorteil: Das Extranet ermöglicht es Ihnen, die Kommunikation zwischen Ihren internen und externen Stakeholdern zu vereinfachen. Schluss mit langen E-Mail-Ketten: Mit dem Extranet tauschen Sie sich in Echtzeit mit all Ihren Mitarbeitenden, Dienstleistern und Partnern über einen Instant Messenger oder direkt per Videokonferenz aus. Und das, wo immer Sie sind (im Homeoffice, im Büro, vor Ort oder unterwegs).

Dank seines integrierten Startportals ist das Extranet auch ein gutes Mittel, um wichtige Informationen an Ihre externen Stakeholder zu verbreiten. Das zu 100 % anpassbare Extranet von Talkspirit ermöglicht es Ihnen insbesondere, mehrere Seiten je Zielgruppe anzulegen, um die geteilten Inhalte an Profil, Standort und Tätigkeit Ihrer Nutzenden anzupassen.

So können Sie beispielsweise ein Portal für Ihre Mitarbeitenden anlegen, eines für Ihre Dienstleister und eines für Ihre Partner, um ihnen unterschiedliche Neuigkeiten bereitzustellen. Ist Ihre Organisation auf mehrere Standorte verteilt, können Sie eine Seite je Stadt (oder je Land) erstellen, um alle Informationen für die externen Dienstleister jedes Büros an einem Ort zu bündeln. Wer noch weiter gehen möchte, kann außerdem Seiten zu einem bestimmten Thema oder Beruf anlegen (zum Beispiel, um Informationen nur an die Dienstleister eines bestimmten Teams zu verbreiten).

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2. Den Wissensaustausch ausbauen

Aber warum ein Extranet einführen und kein Intranet? Ganz einfach, weil das Extranet es Ihnen ermöglicht, Informationen und Wissen leicht zu teilen und zwar mit Ihren externen Stakeholdern und nicht nur intern. Es ist also ein gutes Werkzeug, um die kollektive Intelligenz zu entwickeln und dafür zu sorgen, dass alle Akteure Ihres Ökosystems auf demselben Stand sind, ob sie nun Mitarbeitende des Unternehmens sind oder nicht.

Dank seines integrierten Drive ermöglicht Ihnen das Extranet, sämtliche Dokumente für Ihre Dienstleister und Ihre Partner zu sichern und jeder Person nur Zugang zu den Informationen zu geben, die sie benötigt. Manche Extranets bieten außerdem eine Bibliothek (bei Talkspirit bereits verfügbar!), in der Sie das gesamte „kalte“ Wissen rund um Ihre externen Stakeholder ablegen können (zum Beispiel Ihr Corporate Design, Ihre Arbeitsprozesse, die bewährten Praktiken für die Nutzung Ihrer Fachtools und so weiter). Die in Ihrer Wissensdatenbank erstellten Seiten lassen sich anschließend in Ihrem Newsfeed teilen, um Ihre Mitglieder zu informieren.

Diese Beiträge sind ein gutes Mittel, um die Silos zwischen all Ihren Stakeholdern aufzubrechen. Sie beschränken sich im Übrigen nicht auf das Teilen von Dokumenten aus dem Drive und von Seiten Ihrer Bibliothek. Sie können sie ebenso nutzen, um bewährte Praktiken zu teilen wie um die Initiativen einzelner Partner hervorzuheben. Noch besser: Ihre externen Nutzenden können selbst eigene Beiträge verfassen, um die Informationen ihrer Wahl zu teilen und allen die Möglichkeit zu geben, darauf zu reagieren.

3. Die Zusammenarbeit an Projekten erleichtern

Über seine Kommunikationsfunktionen hinaus ermöglicht Ihnen das Extranet, mit Ihren externen Stakeholdern zusammenzuarbeiten, ohne eine Vielzahl von Tools zu durchlaufen. Das Extranet von Talkspirit enthält beispielsweise ein Modul für das Projektmanagement, mit dem Sie interne und externe Projekte leicht organisieren können, indem Sie Kanban-Boards erstellen. Sie möchten einem Ihrer Dienstleister eine neue Aufgabe zuweisen? Erstellen Sie einfach eine Karte, die die Aufgabe beschreibt, ergänzen Sie eine Frist, den Namen der betreffenden Person und bei Bedarf eine Beschreibung oder Dokumente als Anhang. Einfach und wirksam!

Die große Mehrheit der Extranet-Plattformen erlaubt Ihnen außerdem, Gruppen zu erstellen, in die Sie externe Nutzende einladen können. Warum also nicht eine Gruppe in Ihrem Extranet anlegen, um den Austausch mit allen Dienstleistern eines bestimmten Projekts zu erleichtern? Ob Sie eine neue Website erstellen, ein Videoprojekt starten oder Ihre Unternehmensstrategie überarbeiten wollen: Gruppen sind ein gutes Mittel, um die Zusammenarbeit mit Ihren externen Stakeholdern zu erleichtern und allen das Feedback zu geben, das sie zum Vorankommen brauchen.

Neben diesen beiden Schlüsselfunktionen ermöglicht Ihnen das Extranet von Talkspirit:

• die Verfügbarkeiten Ihrer Dienstleister und Partner über einen Kalender zu prüfen, der sich mit Google und Outlook synchronisieren lässt, und Meetings zu planen, um sich über Ihre Projekte auszutauschen,
• an Online-Dokumenten zu arbeiten (Text, Folien oder Tabellen) zur gleichen Zeit wie Ihre externen Gäste, dank einer Office-Suite.

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4. Ihre Daten schützen

Schließlich ist die Einführung eines Extranets eine der besten Möglichkeiten, um die Daten zu schützen, die Sie nach außen teilen. Denn E-Mail ist alles andere als ideal, um sensible Informationen zu teilen. Zum Beleg: Laut Verizon gingen 22 % der 2020 gemeldeten Datenschutzverletzungen auf eine Phishing-Mail zurück. Wenn Sie die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten wollen, kann die Investition in ein Extranet also eine gute Lösung sein!

Achten Sie allerdings darauf, für das Hosting Ihrer Daten eine souveräne Plattform zu wählen, die nicht dem Cloud Act unterliegt und der DSGVO entspricht. Zu den französischen Lösungen zählt insbesondere Talkspirit, das die Vertraulichkeit der mit Ihren externen Stakeholdern geteilten Daten sicherstellt, und zwar dank:

• eines Hostings unserer Daten in europäischen Rechenzentren, auf den Servern von OVHcloud,
• der Verschlüsselung des Datenverkehrs,
• regelmäßiger Sicherungen unserer Datenbank,
• und Sicherheitsaudits, die jedes Jahr durchgeführt werden, um die Sicherheit unserer Plattform zu prüfen.

Cloud Act, was ist das? 🤔

Der 2018 in Kraft getretene Cloud Act ist ein US-amerikanisches Gesetz, das es dem Department of Justice erlaubt, jeden US-Dienstleister anzuweisen, ihm Zugang zu den auf seinen Servern gespeicherten Daten zu gewähren, einschließlich der im Ausland liegenden. Konkret heißt das: Wenn Sie das Extranet eines US-Anbieters nutzen, akzeptieren Sie, dass die US-Regierung auf Anfrage auf Ihre Daten zugreifen kann. Ein Problem, das sich Ihnen nicht stellt, wenn Sie sich für eine souveräne Plattform entscheiden.

Fazit

Jetzt wissen Sie, warum sich die Einführung eines Extranets in Ihrer Organisation lohnt! Aber wie setzen Sie es um? Welche bewährten Praktiken sollten Sie befolgen, damit die Einführung Ihres Extranets gelingt? Laden Sie unser Methodenblatt „6 Schritte zur Einführung Ihres Extranets“ herunter und erfahren Sie alle unsere Tipps:

Zum Methodenblatt

In diesem Methodenblatt finden Sie: die 6 Schritte zur Einführung Ihres Extranets, die Fragen, die Sie sich zur Ermittlung Ihres Bedarfs stellen sollten, die entscheidenden Kriterien für die Wahl Ihrer Lösung, die Elemente Ihres Kommunikationsplans sowie unsere besten Tipps, damit Ihre Plattform angenommen wird.

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