Comment réduire la surcharge informationnelle liée à nos outils de travail ?
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- Il y a surcharge informationnelle quand la quantité d’informations reçue dépasse la capacité à la traiter. 80 % des salariés dans le monde la ressentent au travail.
- Les causes sont réparties sur cinq familles : l’information elle-même, la personne qui la reçoit, les tâches, les processus de l’organisation et les outils numériques.
- Elle coûte cher : tension et épuisement, satisfaction au travail en baisse, pertes de performance quand le travail est interrompu, décisions de moins bonne qualité.
- Sept pratiques la réduisent : rationaliser les applications, limiter les emails internes, limiter les réunions, réduire les notifications, filtrer le flux, organiser et prioriser ses tâches, tester la digital detox.
- Les interventions qui marchent jouent sur deux niveaux : les comportements (gestion des emails, priorisation, plages sans notification) et les structures (choix des outils, règles de canal, filtrage automatique).
- Aucune pratique ne tient seule : la DSI choisit les outils, la communication interne et les managers posent les règles, chaque salarié règle ses notifications.
80 % des salariés dans le monde ressentent une surcharge informationnelle au travail¹, c’est-à-dire un surplus d’informations qu’ils ne sont pas capables de traiter. En cause : le flux constant de données venant de nos outils digitaux, qui, sur le long terme, peut réduire notre productivité, notre capacité de concentration, mais aussi augmenter notre niveau de stress.
Messages de tchat, posts sur le fil d’actualités, emails internes, réunions en visioconférence, documents collaboratifs… Ceci est le quotidien de la plupart des collaborateurs ayant un travail de bureau. Cependant, à ce quotidien s’ajoutent de multiples outils qui génèrent chacun une quantité monstre d’informations. Difficile alors d’analyser l’ensemble de ses données sans se laisser dépasser… D’où l’émergence du phénomène de surcharge informationnelle, aussi appelée infobésité.
Quelles sont donc les options possibles pour réduire cette surcharge informationnelle ? Et comment utiliser au mieux nos outils de travail, de façon à limiter le flux d’informations qu’ils génèrent ?
Découvrez nos 7 bonnes pratiques pour mettre fin à l’infobésité liée à nos outils numériques 👇
end HubSpot Call-to-Action Code Qu’est-ce que la surcharge informationnelle ?
Il y a surcharge informationnelle quand la quantité d’informations reçue dépasse la capacité de traitement de celui qui la reçoit. C’est la définition retenue par la revue de littérature d’Arnold, Goldschmitt et Rigotti (Frontiers in Psychology, 2023), qui décrit une courbe en U inversé : jusqu’à un certain point, recevoir plus d’informations améliore la décision ; passé ce seuil, la même information la dégrade. Le problème n’est donc pas le volume en soi, mais l’écart entre ce volume et ce que la personne peut absorber.
Cette revue situe les causes dans cinq familles, et c’est ce qui explique qu’aucune mesure isolée ne suffise :
- l’information elle-même : sa quantité, mais aussi sa qualité, sa complexité, son ambiguïté et sa nouveauté ;
- la personne qui la reçoit : son expérience, ses compétences, sa familiarité avec les outils ;
- les tâches : un travail de routine et un travail complexe ne se saturent pas au même rythme ;
- les processus de l’organisation : qui décide quoi, qui doit être tenu informé, quelles règles encadrent les échanges ;
- les outils numériques : lesquels sont déployés, et surtout comment ils sont mis en place.
Ce que la surcharge coûte est documenté : tension et épuisement, satisfaction au travail en baisse, pertes de performance, particulièrement quand le travail est interrompu, décisions de moins bonne qualité, et plaintes de santé. Les interventions efficaces se répartissent en deux niveaux : des changements de comportement (gestion des emails, priorisation, plages sans notification) et des changements de structure (choix des outils, règles claires sur le canal à utiliser, filtrage automatique). Les sept pratiques qui suivent couvrent les deux.
1. Rationaliser les applications
Pour réduire la surcharge informationnelle des collaborateurs, il faut d’abord commencer par réduire le nombre d’outils qu’ils utilisent au quotidien. Aujourd’hui, plus d’un quart des salariés doivent passer par au moins 11 applications pour obtenir les informations dont ils ont besoin pour travailler¹. Ce qui est énorme ! Surtout quand on sait que certaines applications sont parfois utilisées pour le même usage…
Lire aussi : [Rapport Asana 2021] Pourquoi le “work about work” tue la productivité
En effet, il n’est pas rare de voir des entreprises qui utilisent plusieurs outils avec des fonctions similaires rien que pour faire des visioconférences, tchatter avec des collègues ou encore stocker des documents. Cette multiplication des applications peut être un vrai fléau pour les collaborateurs, qui doivent passer leur temps à jongler entre différents outils pour trouver la bonne information.
Pour éviter la surcharge informationnelle liée au trop-plein d’outils, il est donc essentiel de rationaliser ses applications, et d’opter au maximum pour des solutions centralisant plusieurs fonctions au même endroit. C’est par exemple ce qu’il est possible de faire sur Talkspirit, un outil collaboratif tout-en-un qui intègre un tchat, un module de visioconférence, un drive, une base de connaissances, un fil d’actualités, et bien plus encore.
2. Limiter les emails internes
Selon Forbes, un employé de bureau passe environ 2h30 par jour à lire et répondre à ses emails. Un temps qui pourrait être largement réduit si nous arrêtions d’utiliser l’email pour les échanges internes.
Réseaux sociaux d’entreprise, intranets, digital workplaces… De nombreuses solutions existent pour fluidifier le partage d’informations et permettre aux organisations de se passer complètement des emails en interne.
Lire aussi : Productivité : les 12 alternatives à l’e-mail
Spécialisée dans la communication éditoriale, l’Agence Bergamote a ainsi fait le pari de remplacer ses emails internes par la plateforme Talkspirit. Résultat : les emails internes ont diminué de 95 % au sein de l’agence !
Outre la réduction des emails internes, il est également possible de limiter notre surcharge informationnelle en optimisant la gestion des emails externes. Voici quelques conseils pratiques pour avoir l’esprit plus libre :
- Consultez vos emails uniquement sur certains créneaux dédiés (par exemple, en milieu et en fin de journée).
- Organisez vos mails dans des dossiers par ordre de priorité ou par thématique (selon ce qui vous correspond le mieux).
- Répondez aux emails les plus urgents, et transformez en tâches ceux qui requièrent une action de votre part.
- Désabonnez-vous des newsletters que vous ne lisez pas.
- Nettoyez régulièrement votre boîte mail, en vous aidant d’outils tels que Cleanfox ou Mailstrom.
Encore faut-il savoir quel canal sert à quoi. Nous avons détaillé ce partage dans Quelle différence entre l’email, l’intranet et une plateforme collaborative ?
3. Limiter les réunions
Les réunions qui s’enchaînent à longueur de journée peuvent également entraîner de la surcharge informationnelle pour les collaborateurs. En moyenne, ces derniers participent à 10 réunions par semaine, dont la moitié qu’ils estiment inutiles². Or, non seulement ces réunions sont trop fréquentes, mais elles ont également tendance à déborder !
La solution serait donc à la fois de limiter le nombre et la durée des réunions, afin de réduire la surcharge informationnelle liée à la réunionite. Ce qui obligerait chacun à aller à l’essentiel et prendre des décisions de manière plus efficace.
Si ce sujet vous concerne particulièrement, nous vous invitons à consulter nos 7 conseils pour améliorer l’efficacité de vos réunions à distance.
Lire aussi : Faire évoluer votre système d’exploitation organisationnel : parlons des réunions
4. Réduire les notifications
Les notifications : elles sont partout au travail, dès qu’on reçoit un nouveau message, quand on est mentionné sur une publication ou que l’on est invité à une réunion. Ces notifications incessantes sont une vraie source de stress au quotidien, et peuvent donner l’impression aux salariés d’être bombardés d’informations en continu.
Réduire les notifications sur chacun de ses outils (dès que c’est possible) est un bon moyen de réduire cette surcharge informationnelle. Sur Talkspirit, vous avez par exemple la possibilité de choisir :
- quelles informations doivent faire l’objet d’une notification (un message, une publication, une mention, etc.),
- à quelle heure vous souhaitez ne plus recevoir de notifications,
- à quelle fréquence vous souhaitez être notifié(e) et sous quelle forme (notifications push ou emails).
Ces fonctions étant disponibles sur de nombreux outils, nous vous conseillons fortement de les personnaliser selon vos préférences, afin d’éviter de recevoir trop de notifications dans la journée.
5. Filtrer le flux d’informations
Si nous souhaitons réduire la surcharge informationnelle liée à nos outils de travail, il nous faut également apprendre à filtrer les informations qui nous parviennent. Ce tri peut se faire sur un bon nombre d’applications. Par exemple, si vous utilisez un réseau social d’entreprise, il peut être pertinent de :
- créer des groupes thématiques et des groupes projets sur lesquels chacun pourra partager des informations pertinentes (et ainsi éviter que toute l’information soit mélangée dans un seul groupe “Général”)
- inviter dans ces groupes uniquement les personnes qui ont besoin d’y être ou qui souhaitent y être (pour éviter de spammer les collaborateurs d’informations qui ne les concernent pas),
- filtrer les publications de votre fil d’actualités par groupe, par publication lue ou non lue, par date ou par étiquette, pour trouver facilement les informations dont vous avez besoin,
- organiser votre drive et votre base de connaissances en dossiers et sous-dossiers,
- connecter les flux RSS de vos outils métiers et des médias que vous consommez (réseaux sociaux, articles de blog, etc.) à votre réseau social d’entreprise, pour centraliser toute l’information au même endroit.
En bref, l’important est de bien organiser ses outils de travail, afin de pouvoir retrouver l’information plus facilement.
6. Organiser et prioriser ses tâches
Une bonne organisation et priorisation des tâches peut également aider à gérer la surcharge informationnelle. Plutôt que de mettre toutes les tâches dans le même panier, prenez le temps d’identifier celles qui vous paraissent les plus urgentes, versus celles qui peuvent être effectuées plus tard. Organisez ensuite ces tâches par projet et par date d’échéance dans un outil de gestion de projet (par exemple, sur le module Projet de Talkspirit).
Lister et organiser vos tâches vous permettra de mieux les prioriser, et ainsi de libérer votre cerveau des informations les moins importantes (ou les moins urgentes).
Beaucoup pensent que faire plusieurs choses à la fois nous rend plus productifs. Or, c’est tout le contraire ! Selon l’Association Américaine de Psychologie, être multitâche nous ferait perdre jusqu’à 40 % de notre temps de travail.
Traiter une tâche à la fois, selon l’ordre de priorité défini, permettra donc de réduire votre surcharge informationnelle, mais aussi de gagner en productivité !
7. Tester la digital detox
Pour lutter contre l’infobésité et le FOMO (fear of missing out, que l’on peut traduire comme la “peur de rater quelque chose”), certains testent la digital detox (ou détox digitale) : une méthode consiste à bannir tous les outils et/ou objets numériques de son quotidien pendant une certaine période.
Appliquée au monde professionnel, la détox digitale peut ainsi favoriser le droit à la déconnexion, et réduire la surcharge informationnelle venant de nos outils numériques. L’objectif n’est pas forcément d’être en déconnexion totale (zéro téléphone, zéro ordinateur, etc.), mais plutôt de se laisser des plages horaires où l’on se déconnecte de nos outils de travail, afin de travailler sur des tâches qui nécessitent plus de concentration.
À vous de tester : passez votre téléphone et vos notifications en mode “muet”, et activez le mode “ne pas déranger” pendant une ou plusieurs heure(s). Vous nous en direz des nouvelles !
| Ce que vous constatez | Ce qui le produit | La pratique qui y répond |
|---|---|---|
| Ce que vous constatezIl faut ouvrir plusieurs outils pour retrouver une information | Ce qui le produitDes applications aux périmètres qui se recouvrent | La pratique qui y répond1. Rationaliser les applications |
| Ce que vous constatezLa boîte mail sert de salle de discussion interne | Ce qui le produitL’email utilisé comme canal de conversation | La pratique qui y répond2. Limiter les emails internes |
| Ce que vous constatezLes journées sont hachées par les réunions | Ce qui le produitDes réunions trop nombreuses, et qui débordent | La pratique qui y répond3. Limiter les réunions |
| Ce que vous constatezLe travail est interrompu toutes les quelques minutes | Ce qui le produitDes notifications actives par défaut sur chaque outil | La pratique qui y répond4. Réduire les notifications |
| Ce que vous constatezLe fil d’actualités mélange tout | Ce qui le produitUn seul espace commun au lieu de groupes thématiques | La pratique qui y répond5. Filtrer le flux d’informations |
| Ce que vous constatezOn ne sait plus par quoi commencer | Ce qui le produitDes tâches non priorisées, traitées en parallèle | La pratique qui y répond6. Organiser et prioriser ses tâches |
| Ce que vous constatezLes outils sont consultés en dehors des heures de travail | Ce qui le produitAucune plage de déconnexion posée | La pratique qui y répond7. Tester la digital detox |
Pour conclure
Réduire la surcharge informationnelle liée à nos outils numériques suppose d’agir sur plusieurs fronts, en impliquant l’ensemble des parties prenantes de l’organisation.
Du côté de la DSI (Direction des systèmes d’information), il est important de mettre en place les bons outils, et de faire en sorte que leur périmètre fonctionnel se superpose le moins possible.
La communication interne et les managers, quant à eux, doivent mettre en place et partager des bonnes pratiques pour faciliter la circulation de l’information, limiter les emails internes et les réunions inutiles, et promouvoir le droit à la déconnexion. Enfin, les salariés peuvent réduire leur propre surcharge informationnelle en paramétrant leurs notifications, en organisant l’information sur leurs outils de travail et en priorisant leurs tâches.
Avant de mettre en place toutes ces actions, il faut bien sûr commencer par établir si vous, et vos collaborateurs, souffrez de surcharge informationnelle, et si oui à quel point. On vous a concocté un quiz pour le découvrir 👇
Faire le test
Répondez à notre quiz “Souffrez-vous de surcharge informationnelle au travail ?” pour savoir où vous vous situez en termes de surcharge informationnelle, et obtenir des conseils pratiques pour mieux gérer et traiter le flux d’informations auquel vous faites face.
¹ Étude d’OpenText (2022)
² Étude de Barco et Circle Research (2019)
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Les questions qu'on nous pose le plus souvent.
80 % des salariés dans le monde la ressentent au travail : c’est un surplus d’informations qu’ils ne sont pas capables de traiter. En cause, le flux constant de données venant de nos outils digitaux, qui réduit à terme la productivité et la concentration et augmente le stress. On parle aussi d’infobésité.
Plus d’un quart des salariés doivent passer par au moins 11 applications pour obtenir les informations dont ils ont besoin pour travailler. Ce qui est d’autant plus lourd que certaines applications sont utilisées pour le même usage.
Selon Forbes, un employé de bureau passe environ 2h30 par jour à lire et répondre à ses emails. Un temps qui pourrait être largement réduit en cessant d’utiliser l’email pour les échanges internes, au profit d’un réseau social d’entreprise, d’un intranet ou d’une digital workplace.
En structurant l’endroit où elle arrive. Sur un réseau social d’entreprise, créez des groupes thématiques et des groupes projets sur lesquels chacun partagera des informations pertinentes, plutôt que de tout mélanger dans un seul groupe « Général », et n’invitez que les personnes concernées.
Les réduire, oui, dès que c’est possible. Les notifications incessantes sont une vraie source de stress au quotidien et donnent aux salariés l’impression d’être bombardés d’informations en continu. La plupart des outils permettent de choisir ce qui déclenche une alerte, et quand.
Une méthode qui consiste à bannir tous les outils et objets numériques de son quotidien pendant une certaine période. Au travail, elle favorise le droit à la déconnexion. L’objectif n’est pas la déconnexion totale, mais de ménager des plages où l’on décroche.