Changement majeur : comment relancer son entreprise

La pandémie et le confinement ont contraint de nombreuses entreprises à prendre rapidement des mesures de sécurité, à s'organiser en ligne et à réduire leurs coûts au strict nécessaire. Aujourd'hui, il est clair que la crise ne disparaîtra pas rapidement : se contenter de comprimer les dépenses ne suffit plus. Le moment est venu d'engager des transformations plus profondes pour répondre aux nouvelles exigences de l'environnement.

Mais quels sont les points à examiner avant de relancer votre entreprise et de repartir de l'avant ?

#1 📚 Le modèle économique

Le modèle économique de votre entreprise doit être revitalisé : il est temps de repenser la direction que vous souhaitez lui donner et les objectifs stratégiques que vous visez. Même dans les moments difficiles, il faut garder à l'esprit que toute crise n'est pas seulement un empilement de problèmes, mais aussi un vivier d'opportunités. « Ce n'est pas le plus fort ni le plus intelligent qui survit, mais celui qui s'adapte le mieux au changement », écrivait Charles Darwin. L'accent doit être mis sur la flexibilité et la satisfaction rapide des clients. Appliquez un ensemble de mesures, depuis le diagnostic de l'entreprise et l'analyse SWOT jusqu'à l'élaboration d'une nouvelle stratégie, en repensant le produit, les clients, les marchés, etc.

Par ailleurs, ces activités doivent être menées régulièrement, bien plus fréquemment qu'auparavant. À tout moment, l'environnement des affaires peut connaître des changements décisifs pour l'entreprise. Et sa survie dépend de la rapidité avec laquelle on peut faire pivoter le navire.

#2 ✔️ Structure

C'est probablement l'heure des organisations turquoise, celles où il n'existe plus de structure rigide. Si elle ne disparaît pas complètement, la structure doit au moins gagner en flexibilité — c'est le défi principal. La hiérarchie traditionnelle doit évoluer vers une structure horizontale ou matricielle, et les titres de postes individuels doivent progressivement s'effacer. Les divisions et unités structurelles doivent être remplacées par des équipes projet. Toutes les activités en temps de crise deviennent, par essence, pilotées par les projets. L'équipe doit prendre en charge l'ensemble des tâches précédemment assurées par les unités fonctionnelles. La transition vers l'autogestion est en marche : l'équipe définit elle-même les rôles et les responsabilités de chacun. Les fonctions de direction centrale doivent être réduites au minimum.

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#3 👏 L'équipe

À mesure que la structure hiérarchique évolue, l'étape suivante consiste à constituer les équipes. Il faut identifier les collaborateurs clés pour le fonctionnement de l'entreprise et créer un vivier de talents pour assurer l'interchangeabilité des compétences. Le capital humain sera déterminant. Après les clients, les collaborateurs doivent devenir la priorité absolue. Des programmes de formation variés pour les nouvelles fonctions et les fonctions partagées doivent être mis en place.

Comme les changements surviendront très vite et que le volume de tâches augmentera (tout comme le besoin de temps), il faut accompagner les collaborateurs dans leur organisation personnelle. Comment gérez-vous vos tâches ? Comment utilisez-vous votre temps efficacement ? Comment hiérarchisez-vous l'essentiel et le secondaire ? Comment prenez-vous rapidement des décisions ? Les règles de gestion du temps, d'efficacité personnelle et de productivité seront ici précieuses.

À noter également : offrir à votre équipe une certaine flexibilité dans les horaires — télétravail, réunions en ligne et compréhension du fait que le mode hybride est l'avenir — est désormais incontournable.

#4 💻 Culture d'entreprise

Il ne suffit pas d'attribuer un rôle à un collaborateur ; ce qui importe, c'est l'environnement dans lequel il devra évoluer. L'esprit d'équipe est un atout en période de crise. C'est pourquoi l'étape suivante est de transformer la culture d'entreprise. L'organisation réévalue ses règles et ses principes de travail. Les personnes adhèrent aux principes et aux règles lorsqu'ils sont peu nombreux et respectés par tous. Le manager doit donc commencer par lui-même et prendre en charge les fonctions RH stratégiques.

L'être humain est un animal social. Les collaborateurs doivent sentir qu'ils ne sont pas seuls face à leurs difficultés. Pouvoir lire et visualiser la ligne de conduite donne à chacun un sentiment d'appartenance au groupe. L'espace de travail a également son importance. Un bon manager doit s'assurer que ses collaborateurs se sentent à l'aise dans leur nouvel environnement de travail. Un espace bien pensé peut créer l'atmosphère propice pour améliorer la qualité du travail. La communication régulière est essentielle, tout comme le soutien mutuel et la confiance. C'est une formidable opportunité pour construire une solide culture d'entreprise. C'est pourquoi le manager doit prendre ce processus très au sérieux.

#5 ⚙️ Les processus

Faire évoluer la structure n'est qu'une partie de la transformation nécessaire. Lorsque vous modifiez la structure d'une entreprise, vous devez repenser ses processus métiers. Mieux encore : réalisez ces deux étapes simultanément.

La revue et l'optimisation des processus métiers commencent par leur modélisation. L'étape suivante consiste à identifier les processus principaux et à déterminer la chaîne de valeur. C'est également là que les processus métiers sont classés par ordre d'importance, de criticité et de potentiel de transformation. Cela permet de distinguer les processus essentiels des secondaires. Par ailleurs, pour chaque processus, il faut identifier les points critiques dont dépend son exécution.

C'est le moment de supprimer toutes les politiques et procédures superflues. Ne doivent subsister que celles directement liées à la satisfaction des clients, à la sécurité des collaborateurs et à la sécurité de l'entreprise. Toutes les autres règles et procédures propres à des processus métiers spécifiques doivent être définies par les équipes elles-mêmes.

Une fois les processus simplifiés et rationalisés, ils pourront être automatisés. Il n'est pas judicieux de commencer par automatiser l'existant. Il faut d'abord élaguer le superflu, puis faciliter le travail sur le reste.

#6 👩🏽‍💻 Management

En période de crise, l'ensemble du cycle de management — planification, exécution, suivi, analyse et contrôle — doit s'accélérer considérablement. Un système de comptabilité de gestion est un bon point de départ. Les méthodes de comptabilisation des coûts doivent être réexaminées. Les programmes MBA ou CIMA en comptabilité de gestion peuvent être utiles. Un bon reporting de gestion met en lumière les problèmes actuels, permet d'anticiper les problèmes futurs et facilite la prise de décision. Le processus décisionnel doit devenir clair et transparent (ce qui renforcera l'esprit d'équipe), et la liste des tâches sur lesquelles les équipes travaillent doit être lisible et ouverte.

Le processus de planification doit se concentrer sur les points critiques de chaque processus métier. Pour chaque point, différents scénarios doivent être envisagés. Il convient ensuite de déterminer les actions à entreprendre pour chaque scénario. Des instructions claires sur qui fait quoi et comment seront précieuses : lorsque la situation se présente, vous ne serez pas en train d'éteindre l'incendie, mais prêt à agir. La gestion des risques devient alors capitale.

Étant donné que tous les plans et budgets sont d'ores et déjà affectés, il est pertinent de revoir le système de budgétisation. Le processus doit être continu et flexible. L'objectif est d'ajuster le cap, non de le contrôler dans les moindres détails. Un plan et un budget sont élaborés pour chaque processus métier (en tenant compte des classements) et tous les scénarios possibles sont analysés. Idéalement, la planification et la budgétisation sont gérées au sein des équipes elles-mêmes (avec certaines limites ou un cadre fixé en haut lieu) : les collaborateurs auront ainsi un sentiment d'appartenance et non d'imposition.

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Conclusion

Réorientez vos stratégies, votre modèle économique et l'expérience client — mais surtout, chérissez et valorisez vos clients fidèles qui vous ont accompagné depuis le premier jour. Et surtout, relancez-vous avec une véritable mission et une direction claire quant à l'avenir que vous souhaitez pour votre organisation et aux transformations que vous désirez voir dans votre domaine d'expertise.

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