[Avis d’expert] L’évolution du poste de travail : ce que les DSI doivent savoir

Notre façon de travailler évolue — et pour que les collaborateurs donnent le meilleur d’eux-mêmes, les DSI devront faire preuve de stratégie dans la conception du poste de travail de demain.

Mais à quoi cela ressemble-t-il, concrètement ?

Tony George est Chief Operating Officer de l’agence de publicité LRXD, basée à Denver, où il pilote tout ce qui touche à l’information, à l’informatique et à la technologie. Nous lui avons demandé son éclairage sur l’évolution du poste de travail, ce que l’avenir réserve, et la manière dont les DSI peuvent faire évoluer le poste de travail pour permettre à leurs équipes de donner le meilleur. Voici ce qu’il nous a confié :

Comment la pandémie a transformé le poste de travail

Notre façon de travailler évolue depuis des années — mais l’arrivée de la pandémie de Covid-19 a accéléré ce mouvement, forçant de nombreuses entreprises à passer d’un environnement essentiellement présentiel au tout-télétravail.

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Et pour réussir cette transition, les entreprises ont dû repenser le poste de travail et intégrer de nouveaux outils rendant possible la collaboration à distance. Aujourd’hui, alors que beaucoup amorcent une nouvelle transition vers le travail hybride — et accueillent à nouveau leurs collaborateurs au bureau quelques jours par semaine —, elles doivent aussi repenser leurs postes de travail physiques.

Comme la pandémie a entraîné ces changements, LRXD a dû faire évoluer ses postes de travail et son aménagement des bureaux pour continuer à soutenir ses équipes et maintenir une productivité élevée.

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« Avant la Covid, nous avions surtout une culture du “travail au bureau”, avec quelques outils en place au cas où quelqu’un aurait besoin de travailler à distance », raconte George. « Depuis la Covid, nous sommes passés à un modèle hybride, en louant un espace plus réduit dédié à la collaboration et aux réunions importantes. »

« Dans cet espace, nous avons équipé une dizaine de “jump stations” qui permettent aux collaborateurs de brancher rapidement leur ordinateur portable et de travailler sur de courtes périodes », poursuit George. « Mais la plupart de nos équipes ont exprimé le besoin de continuer à travailler de chez elles une partie de la semaine type… [ce qui] signifie que nous avons dû approfondir notre usage des outils collaboratifs. »

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Comment le poste de travail évolue-t-il ? Quel avenir pour le poste de travail des collaborateurs ?

Si la pandémie a pu servir de catalyseur au passage de nombreuses entreprises au télétravail ou au travail hybride, ce mouvement est durable — et cela implique d’orienter l’évolution du poste de travail vers le soutien des collaborateurs et la productivité, où qu’ils se trouvent.

L’élément le plus important à considérer pour concevoir le poste de travail de demain ? « La collaboration, la collaboration, la collaboration », répond George. « Une nouvelle ère du travail à distance s’ouvre à nous, ne serait-ce qu’un coéquipier à la fois. Ce [mouvement] est à l’œuvre depuis un moment, mais maintenant que les grands acteurs ont vu la lumière — et que des millions de télétravailleurs supplémentaires adoptent le modèle —, les outils collaboratifs agiles vont devoir évoluer, et vite. »

« Cela vaut pour la messagerie asynchrone et synchrone, les logiciels et matériels de visioconférence, les “tableaux blancs” en ligne, l’éclairage, le matériel audio, les interfaces au-delà de l’écran traditionnel, et un million d’autres technologies que nous commençons tout juste à effleurer », ajoute George.

Choisir les bons outils pour un poste de travail en pleine évolution

À l’évidence, les DSI doivent réévaluer les outils qu’ils intègrent aux postes de travail — et choisir des outils qui permettront à leurs équipes de collaborer et d’avancer, qu’elles soient au bureau, en télétravail ou les deux.

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Et même s’il n’existe pas d’approche universelle pour choisir les « bons » outils (les meilleurs dépendent de l’entreprise, de l’équipe et de ses besoins), la meilleure chose à faire pour évaluer des outils potentiels est de les considérer sous plusieurs angles.

« Le choix de notre technologie dépend du prix, des fonctionnalités, de la compatibilité avec nos outils existants et de la facilité d’utilisation », explique George. « Lorsque nous repérons un besoin ou une lacune que la technologie peut combler, un petit groupe étudie les solutions disponibles et nous fait une recommandation. »

Si vous disposez d’outils qui fonctionnent bien pour votre équipe, examiner les autres offres du même éditeur peut être un bon point de départ.

« Et si c’est une autre offre de l’un des éditeurs déjà présents dans notre écosystème, c’est encore mieux », précise George.

Mais attention à ne pas trop vous focaliser sur les seuls outils tout-en-un — ou ceux d’un unique éditeur. S’il existe des options plus efficaces ailleurs, elles méritent d’être explorées.

« Dans un monde idéal, nous utiliserions des outils tout-en-un », confie George. « Mais si l’outil est de qualité inférieure, nous n’hésitons pas à en utiliser un autre que nous jugeons meilleur. »

Gardez simplement à l’esprit qu’il faut « éviter d’accumuler trop d’outils best-of-breed qui ne communiquent pas entre eux », souligne George. « Il y a des implications financières, il est difficile d’embarquer et de maîtriser autant d’outils différents, et l’on perd en efficacité si vos outils ne se parlent pas. »

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Conseils pour faire évoluer le poste de travail au service de la performance de vos équipes

Vous cherchez d’autres pistes pour faire évoluer votre poste de travail — et permettre à vos équipes de donner le meilleur ? Voici les meilleurs conseils de George :

• Impliquez votre équipe. Ce sont vos collaborateurs qui utiliseront ces postes de travail — alors si vous voulez réussir vos changements, associez-les à la démarche. « Donnez au personnel les moyens de participer à ces choix, pour qu’il ait un intérêt dans le résultat », recommande George. « Il est bien plus facile de faire adopter les outils si l’équipe y est investie. Les enquêtes sont une première étape déterminante pour évaluer les besoins et donner à chacun le sentiment d’être entendu. »
• Testez de nouveaux outils. Vous pouvez penser qu’un outil ou un logiciel convient à votre équipe — mais vous ne le saurez qu’en le testant. Avant de déployer un nouvel outil à l’échelle de l’entreprise, menez un test plus restreint pour vérifier que c’est bien l’outil dont votre poste de travail a besoin. « Pilotez le [nouvel] outil sur un projet avant de le déployer plus largement », conseille George.
• Misez sur la formation pour aligner tout le monde. Pour intégrer un nouvel outil avec succès, vous devez former et aligner tout le monde. « Trouvez quelqu’un qui prenne en charge la formation sur cet outil, et faites-le former tout le monde de la même manière », explique George. « Ainsi, vous utilisez tous l’outil de façon similaire. »
• Ajustez et adaptez si nécessaire. Une fois un changement déployé sur votre poste de travail, surveillez-le pour vous assurer qu’il fonctionne pour votre équipe — et, sinon, ajustez et adaptez. « N’ayez pas peur de réévaluer et de changer si ce n’est pas le bon choix », encourage George.

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Le poste de travail change et évolue — et ce qui fonctionne aujourd’hui ne fonctionnera peut-être plus demain. Alors, en tant que DSI, si vous voulez continuer à permettre à vos équipes de donner le meilleur, la meilleure chose à faire ? Restez flexible, adaptable et ouvert au changement. « La technologie évolue sans cesse », rappelle George. « Donc conserver de la flexibilité — et la volonté d’essayer et d’adopter de nouvelles technologies — vous permet de garder une longueur d’avance. »

Vous cherchez à déployer une nouvelle solution collaborative au sein de votre entreprise ? Découvrez notre comparatif des meilleurs outils de collaboration :

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Autrice : Deanna deBara