Adopter l'Holacratie en partie : ce que vous devez savoir

Si vous envisagez d’adopter l’Holacratie, vous avez probablement entendu qu’elle doit être mise en place à 100 % dans l’ensemble de l’organisation et qu’il ne faut surtout pas l’implémenter partiellement. On dit souvent que l’Holacratie doit être adoptée dans sa globalité et qu’elle ne fonctionne tout simplement pas si l’on choisit d’en appliquer seulement certains éléments. J’ai échangé avec de nombreuses personnes intéressées par certains aspects de l’Holacratie ou souhaitant la déployer dans des départements spécifiques, qui ont finalement été totalement dissuadées de le faire.‍

S’il est vrai que l’Holacratie a été conçue pour être utilisée par l’ensemble de l’organisation, il est tout à fait possible de n’en adopter que certaines pièces, à condition d’identifier clairement ce que vous utilisez ou non et ce que ces choix impliquent pour votre organisation.

Plus important encore, il existe une leçon qui s’applique dans toutes les circonstances, au travail comme ailleurs :

Même de petites améliorations valent mieux qu’aucune amélioration du tout.

Ce qu’il faut savoir avant d’adopter l’Holacratie partiellement

L’Holacratie est un ensemble de règles qui suppose que tous les membres de l’organisation les suivent. Si vous décidez de ne l’implémenter que partiellement, vous devez en être conscient et vous adapter en conséquence. Pas de panique : cela ne signifie pas que vous devez rédiger un règlement intérieur entièrement personnalisé, mais simplement que vous devez savoir quelles règles s’appliquent, lesquelles ne s’appliquent pas, et jusqu’où s’étend cette autorité. Voici les points les plus courants à garder en tête :

• Vous ne pouvez utiliser l’Holacratie pour résoudre des Tensions qu’au sein des Cercles appliquant également les règles holacratiques. Si l’Équipe X utilise l’Holacratie mais pas l’Équipe Y, un membre de l’Équipe X ne peut pas s’attendre à participer aux réunions de Gouvernance de l’Équipe Y pour proposer des changements selon une logique holacratique. Vous devrez résoudre les problèmes selon les modalités habituelles de l’organisation, si tant est qu’un tel processus existe.
• Vous devrez toujours respecter les règles, systèmes et processus en vigueur dans le reste de l’entreprise. Si l’entreprise dispose d’une politique de présence, mais que votre équipe utilise l’Holacratie et souhaite autogérer ses règles de présence, vous devrez probablement vous conformer à la politique générale de l’entreprise.
• Dans la même veine, la manière dont vous vous organisez ne vous confère aucun pouvoir supplémentaire sur ceux qui n’ont pas adhéré aux règles holacratiques. Quelle que soit l’autorité que vous détenez grâce à vos Domaines et à vos Redevabilités holacratiques, vous ne pouvez pas attendre des autres qu’ils respectent votre autorité de rôle s’ils ne reconnaissent pas le système que vous utilisez.
• Concentrez-vous sur les éléments qui vous sont vraiment utiles, à vous et à votre équipe. Quoi que disent les autres sur l’Holacratie ou sur les éléments considérés comme indispensables, si certains ne semblent pas utiles à votre équipe, il vaut mieux les ignorer et fonctionner de la manière la plus efficace possible pour vous.
• La question de savoir si l’utilisation de certains éléments d’Holacratie constitue « de l’Holacratie » est sujette à débat. En définitive, tout est question de nuances et cela n’a pas vraiment d’importance. Ce qui compte, c’est que vous et votre équipe cherchiez des façons de travailler plus efficacement. Si une partie d’un système vous y aide, vous faites les choses bien. Peu importe que vous appeliez cela de l’Holacratie ou non — cela n’a aucune incidence sur son efficacité.

Cela dit, ces préoccupations générales varient d’une entreprise à l’autre et d’une équipe à l’autre. Certains managers diront : « Organisez-vous comme vous le souhaitez, du moment que le travail est fait. » D’autres, en revanche, pourront dire : « Vous devez travailler comme je le dis et comme tout le monde. » Les points ci-dessus ne constituent donc pas des règles absolues, mais des problématiques courantes dont il faut être conscient, et qui peuvent s’appliquer ou non à votre situation.

En résumé, appliquer les règles holacratiques au sein d’une seule équipe, c’est un peu comme proclamer que votre foyer est une nation indépendante dotée de son propre gouvernement. Vous pouvez le dire autant que vous voulez et vous organiser chez vous comme bon vous semble, mais vous êtes toujours tenu de respecter les lois et réglementations de votre ville, région et pays. La plupart du temps, personne ne s’offusquera que votre maison ait son propre drapeau et sa propre constitution, tant que ce que vous faites n’affecte pas directement les autres. Mais si vous tentez d’imposer vos règles aux autres foyers ou de contourner les lois en vigueur, vous vous heurterez à de nombreux obstacles et vous perdrez inévitablement.

Quels éléments d’Holacratie peuvent être implémentés indépendamment ?

Malgré les mises en garde quasi unanimes de la communauté holacratique, de nombreux éléments de ce système peuvent facilement être mis en œuvre comme des modules indépendants. Ce que vous implémentez et la façon dont vous le faites doivent être entièrement déterminés par les besoins de votre équipe. Voici les solutions les plus courantes :

• Réunions Tactiques/de Gouvernance. Si votre équipe tient déjà des réunions efficaces (qu’il s’agisse de points rapides, de réunions Scrum, de war rooms, etc.), vous n’avez pas besoin d’un nouveau format. Remplacer des réunions efficaces par un nouveau type de réunion ne ferait qu’ajouter une complexité et une confusion inutiles. En revanche, si les réunions de votre équipe semblent une perte de temps, si tout le monde se coupe la parole et que rien n’avance, les formats de réunion de l’Holacratie peuvent s’avérer utiles. Des réunions structurées et animées selon des règles claires peuvent considérablement améliorer leur efficacité, et par ricochet, le travail au quotidien.
• Les Facilitateurs. Dans le prolongement du point précédent, peut-être que votre équipe dispose déjà d’un excellent format de réunion, mais que le processus n’est pas suivi aussi rigoureusement que vous le souhaiteriez. Plutôt que de tout chambouler, essayez simplement de désigner un facilitateur. Confier à une personne le rôle de médiateur neutre, dont l’objectif principal est de maintenir la progression de la réunion et de s’assurer que chacun ait une voix égale, peut faire une différence notable — sans nécessiter le moindre apprentissage supplémentaire.
• Redevabilités et Domaines. Des attentes et des responsabilités clairement définies peuvent faire des merveilles pour améliorer le travail et les relations professionnelles. Là encore, si tout le monde fonctionne bien et que le travail avance, inutile de s’en préoccuper. Sinon, utiliser un outil pour noter explicitement qui est responsable de quoi peut apporter la clarté et la responsabilisation dont les membres de l’équipe ont besoin, et désamorcer bien des désaccords et conflits.
• La Prise de Décision Intégrative. Habituellement, le processus IDM de l’Holacratie n’est utilisé que lors des réunions de Gouvernance. Que vous utilisiez ou non ces réunions, le processus IDM est extraordinairement utile pour résoudre les conflits, avancer, structurer votre équipe et accomplir les choses. Vous pouvez l’intégrer au format de réunion de votre équipe, ou même l’utiliser en tête-à-tête, en dehors des réunions, pour dépasser des problèmes trop difficiles à résoudre sans cadre ni orientation.
• Les Tensions. Cet élément est moins un processus spécifique à implémenter qu’un concept sur lequel se concentrer. En bref, une Tension est un problème précis et isolé que vous rencontrez dans votre travail et que vous souhaitez améliorer. En s’engageant à noter ces problèmes et à les résoudre un par un, votre équipe peut en tirer de nombreux bénéfices. Reconnaître ces problèmes — même les plus mineurs — peut mettre en lumière d’autres difficultés qui couvaient et freinaient l’équipe depuis un moment. Les résoudre montre à l’équipe que ses préoccupations comptent, aide chacun à percevoir sa progression collective et permet d’éliminer de nombreux points de friction avant qu’ils ne s’aggravent. Et le mieux dans tout ça : votre équipe peut résoudre ses Tensions de la façon qui lui convient le mieux. En vous référant aux points précédents, vous pouvez mettre en place le processus IDM, désigner un facilitateur, ou utiliser n’importe quel système déjà en place pour identifier et résoudre les problèmes.

Votre équipe cherche à s’améliorer mais vous ne pouvez pas — ou ne voulez pas — implémenter un système aussi complexe à l’échelle de l’entreprise ? Ces conseils vous aideront, espérons-le, à adopter les éléments qui comptent vraiment pour vous et qui auront le plus grand impact, sans règles, étapes ni complications superflues.

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