Warum und wie wir von Workplace zu Talkspirit gewechselt sind: der Erfahrungsbericht des GIE Afer

Workplace from Meta (ehemals Facebook) galt lange als DAS soziale Unternehmensnetzwerk schlechthin, getragen von weltweiter Bekanntheit. Dieser „Workplace-Reflex“ ist gegenstandslos geworden: Meta hat am 14. Mai 2024 die Einstellung des Produkts angekündigt, mit normaler Nutzung bis zum 31. August 2025 und anschließend einem Lesezugriff zur Datenrückholung bis zum 31. Mai 2026 (TechCrunch). Die offizielle Produktseite weist heute aus, dass Workplace seit Mai 2026 nicht mehr verfügbar ist. Alle Organisationen, die es genutzt haben, mussten also migrieren, und wir haben die Lehren aus dieser Einstellung in einem eigenen Artikel gezogen. Der folgende Erfahrungsbericht erzählt von einem Wechsel, der lange vor der Ankündigung und aus ganz anderen Gründen stattfand.

Schon vor dieser Ankündigung suchten zahlreiche KMU und Mittelstandsunternehmen bereits nach Alternativen zu Workplace. Häufig entdecken unsere Kunden daher über eine Google-Suche Talkspirit und seine ausgeprägte Kundenorientierung, insbesondere hin zu französischen KMU und Mittelstandsunternehmen. Der Erfahrungsbericht einer Kundin von Talkspirit ist die Gelegenheit, auf jene Besonderheiten zurückzukommen, die Talkspirit einzigartig und für KMU und Mittelstandsunternehmen so passend machen (20 bis 2000 Mitarbeitende).

Mitte 2018 kommt Madleen Trouvé als Verantwortliche für interne Kommunikation zum GIE Afer (wirtschaftliche Interessenvereinigung der Afer, einem französischen Verband, der seit 1976 auf Altersvorsorge und Lebensversicherung spezialisiert und Partner von Aviva ist), in einem Kontext tiefgreifender, insbesondere digitaler Transformation. Entschlossen, Workplace from Meta einzuführen, das sie bei ihrem vorherigen Arbeitgeber erfolgreich ausgerollt hatte, entschied sie sich schließlich für Talkspirit und bereut ihre Wahl nicht. Ganz im Gegenteil.

Sie berichtet uns von dieser Erfahrung im Talkspirit-Blog.

Am Anfang eine Reflexentscheidung für Workplace

Als Madleen zum GIE Afer kommt, steckt das Unternehmen mitten in der Transformation: Umzug, Wandel der Berufsbilder und der Werkzeuge, Neuaufstellung der digitalen Nutzungen. Ein verunsichernder Kontext für die knapp 150 Mitarbeitenden des GIE, der eine sehr enge Begleitung des Wandels erfordert.

Lesen Sie auch: 5 Gründe, Talkspirit gegenüber Workplace from Meta zu bevorzugen

Die interne Kommunikation muss dann drei zentrale Herausforderungen angehen:

• den Mitarbeitenden täglich Informationen und Neuigkeiten vermitteln
• die Mitarbeitenden dazu bewegen, sich zu äußern, Feedback zu geben und Informationen weiterzugeben (was völlig neu war)
• bereichsübergreifende Verbindungen im Unternehmen schaffen

Zu dieser Zeit ist das einzige Mittel der internen Kommunikation im GIE Afer noch die E-Mail. Madleen macht sich daher auf die Suche nach einem Werkzeug, das diesen Kultur- und Nutzungswandel begleiten kann.

Sie erzählt: „Ich kam von einem Unternehmernetzwerk (dem Réseau Entreprendre), wo wir zwei Jahre zuvor Workplace eingeführt hatten, um eine Eigenentwicklung abzulösen, die nicht überzeugt hatte. Damals startete Workplace gerade erst in Frankreich und stellte die Plattform Vereinen kostenlos zur Verfügung: für uns ein Glücksfall. Wir nutzten Workplace als Werkzeug für die interne Kommunikation, aber auch für das Projektmanagement (sowohl bei der Begleitung der Unternehmer als auch bei der Einführung des neuen CRM). Der Nutzen war vielfältig, und die Anwender waren mit der einfachen Bedienung des Werkzeugs zufrieden.“

Da im GIE Afer der Bedarf an einem Kollaborationswerkzeug spürbar wurde, wandte sich Madleen ganz selbstverständlich Workplace zu.

Facebook gesperrt, eine Alternative zu Workplace gesucht

Allerdings setzt Aviva (das inzwischen die gesamte IT des GIE Afer betreute) Facebook und damit Workplace auf die schwarze Liste, und zwar auf den Rechnern aller Mitarbeitenden der Gruppe. Die im Banken- und Versicherungssektor geltenden IT-Sicherheitsstandards sind streng und lassen keine Lücke und kein Datenrisiko zu. Facebook wird daher, wie alle großen Social-Media-Anbieter, sehr häufig auf den Arbeitsplätzen der Vertragssachbearbeiter gesperrt. „Wir mussten also eine Alternative zu Workplace finden.“

Yammer wurde in Betracht gezogen, erforderte aber zu lange Einführungszeiten, weil es von der IT-Umgebung des Partners Aviva abhing. „Beim Benchmarking bestehender Lösungen entdeckte ich einen französischen Anbieter im vollen Aufbau: Talkspirit. Was mir sofort auffiel, war die Oberfläche: Talkspirit war ebenso ergonomisch wie Workplace, ließ sich aber zusätzlich an die Farben des Unternehmens anpassen. Ein echtes White-Label, das den Mitarbeitenden eine bessere Aneignung des Werkzeugs ermöglicht.“ 

Funktionen: Gleichstand, mit einem Vorsprung für Talkspirit gegenüber Workplace bei der Produkt-Roadmap

Bei den Funktionen gilt: Talkspirit ist Workplace recht ähnlich. Ein Chat, eine Videokonferenz, Profilseiten und ein Newsfeed mit den Beiträgen bilden das Grundgerüst der Plattform. Die Desktop- und die mobile Version sind weitgehend gleichwertig und gut bedienbar: ob Workplace oder Talkspirit, die Teams finden sich leicht zurecht.

Produkt-Roadmap und Kundennähe: klarer Favorit Talkspirit

Bei Talkspirit hat Madleen den Eindruck, eine „lebendige“ Plattform zu nutzen, die sich ständig weiterentwickelt. Dank der regelmäßigen Updates durch die technischen Teams von Talkspirit.

„Tatsächlich ist der Platz des Kunden in der Produkt-Roadmap nicht derselbe. Bei Talkspirit habe ich das Gefühl, dass wir wirklich Einfluss auf die Entscheidungen zur Weiterentwicklung des Werkzeugs haben. Bei Workplace stößt man schnell auf die Trägheit von Meta und auf dessen eigene Zwänge. Spezifische Weiterentwicklungen sind selten möglich, selbst wenn sie für die Anwender nötig wären. Als Kundin hatte ich nur wenig Gewicht in der Roadmap.“ Bei Talkspirit werden Weiterentwicklungen vorab besprochen, in der Beta getestet und anhand der Rückmeldungen der Kunden angepasst. Regelmäßige Weiterentwicklungen, von denen die meisten aus Vorschlägen von Kunden und Anwendern stammen.

Lesen Sie auch: Wie wählt man sein Werkzeug für die interne Kommunikation aus?

Administratorerfahrung: Gleichstand

Und schließlich als Administratorin: „Ich habe eine Vorliebe für Talkspirit“ , zunächst wegen der persönlichen Begleitung in den wichtigen Projektphasen. Für ein Werkzeug, das Change-Management erfordert, ist das ein echtes Unterscheidungsmerkmal.“

„Außerdem ist die Bedienung bei Talkspirit einfacher: Es braucht keinen speziellen IT-Support. Als Kommunikationsverantwortliche bin ich vollkommen eigenständig (etwa bei Massenimporten), und bei einem Problem hilft mir der Account Manager, damit ich nicht stecken bleibe. Allerdings ist der Statistikbereich von Talkspirit gegenüber Workplace wirklich im Rückstand.“

Technische Integration: Vorteil Talkspirit

Zur technischen Integration in die bestehende Umgebung: „Talkspirit hat mich durch seine Flexibilität und seine einfache Administration überrascht. Es braucht keinerlei technische Expertise, alles geht sehr leicht, ohne dass die IT eingreifen muss.

Bei Workplace sieht man dagegen schnell, dass alles für Kunden mit einer eigenen IT-Abteilung gedacht wurde. Die Massenimporte per Excel-Datei erforderten ein spezielles Kodierungsniveau, das schwer zu beherrschen ist für Nichteingeweihte. Schnell mussten wir eine Verbindung zwischen unserem CRM und Workplace einrichten, um das Anlegen und Löschen von Konten zu erleichtern.

Technischer Support: Vorteil Talkspirit

„Bei einem Problem ist der technische Support von Talkspirit auf Französisch erreichbar, was für unsere Mitarbeitenden (einige sind im Englischen weniger sicher) angenehm ist und die eigenständig eine mögliche Störung melden können. Es ist außerdem möglich, per Chat Kontakt aufzunehmen und sehr schnell eine Antwort zu erhalten. Umgekehrt lief die Eskalation bei Workplace über den Administrationsbereich, was die Nähe zu den Teams von Facebook [heute Meta] begrenzte.“

ZUSAMMENGEFASST die wichtigsten Stärken von Talkspirit:

1. Reaktionsschnelligkeit des Supports für Administratoren und Anwender
2. Support auf Französisch
3. regelmäßige Weiterentwicklungen bei den Funktionen
4. Begleitung in den Schlüsselmomenten des RSE-Projekts
5. Zuhören gegenüber den Kunden bei der Steuerung der Produkt-Roadmap
6. Nachvollziehbarkeit und Planbarkeit der Lizenzkosten
7. Kundenveranstaltungen ein- bis zweimal im Jahr, bei denen man das Team trifft, einen Blick auf die Roadmap wirft und die eigene Erfahrung mit anderen Kunden teilt.

Lesen Sie auch: Talkspirit, die beste Alternative zu Workplace from Meta?

Was dieser Erfahrungsbericht den Teams sagt, die Workplace verlassen haben

Der GIE Afer hat 2018 entschieden, aus Gründen der IT-Sicherheit. Seit Mai 2026 stellt sich die Frage nicht mehr in denselben Begriffen: Workplace wurde eingestellt, und alle Organisationen, die es genutzt haben, mussten eine andere Plattform wählen. Die Kriterien, die Madleen Trouvé damals herangezogen hat, sind allerdings genau jene, die auch nach einem Wechsel den Unterschied machen: die Sprache des Supports, die Eigenständigkeit der Administratorin ohne Umweg über die IT-Abteilung, der Platz des Kunden in der Roadmap, die Nachvollziehbarkeit der Lizenzkosten und die Vereinbarkeit mit den Sicherheitsregeln der Branche. Der letzte Punkt berührt eine größere Debatte über die digitale Souveränität, die eine anderswo beschlossene Abschaltung sehr konkret werden lässt.

FAZIT

Laut Madleen TROUVÉ (GIE Afer): „für ein mittelgroßes Unternehmen ist Talkspirit eine sehr interessante Plattform. Denn obwohl es bei den Funktionen sehr nah an Workplace liegt, zeichnet sich Talkspirit durch seine Nähe aus, sowohl bei der Begleitung im Vorfeld des Starts als auch bei der Einfachheit der technischen Integration, der Reaktionsschnelligkeit des Supports im Problemfall und der Professionalität der Teams. Man hat den Eindruck, mit einem echten Partner voranzukommen, der unsere unterschiedlichen Fragestellungen versteht.“

Lust, Ihren „Workplace-Reflex“ zu hinterfragen? Kontaktieren Sie uns, fordern Sie eine persönliche Demo an oder starten Sie einen kostenlosen Test von Talkspirit.