EPPO : comment soutenir l’autogestion de 1000 collaborateurs

En Bref

Organisation : EPPO, Brésil‍

Secteur : Smart Cities, environnement, mobilité urbaine, gestion des déchets

Plateforme : Talkspirit | Modules Structure, Projets, Réunions, utilisés depuis 2023

Équipe : 1000 collaborateurs · CA 40M $ · 700 000+ habitants desservis

Point fort : Autogestion à l'échelle d'un groupe Smart Cities de référence au Brésil, gouvernance 100 % partagée

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Quand l’autogestion à grande échelle a besoin d’une mémoire structurelle

Mille collaborateurs. Quarante millions de dollars de chiffre d’affaires. Une gouvernance entièrement partagée. Avec Talkspirit, EPPO a transformé une intention d’autogestion en un système vivant, traçable et auditable, sans retomber dans la bureaucratie.

Le défi : piloter l’autogestion d’un groupe de 1000 personnes sans perdre en rigueur

Fondée en 1995 par José Carlos Ventre et Daisy Ventre, EPPO est une entreprise brésilienne pionnière spécialisée dans les solutions Smart Cities. Le groupe gère le traitement des déchets solides, le nettoyage urbain, l’éducation environnementale et la gestion intelligente de l’eau et de l’assainissement pour des collectivités publiques et des clients privés. Ses services touchent plus de 700 000 habitants.

En 2020, EPPO fait un choix radical : abandonner le modèle hiérarchique traditionnel pour adopter une gouvernance fondée sur l’autogestion, avec des cercles et des rôles clairs et transparents. Le groupe s’appuie sur le cabinet Target Teal et le modèle O2 (organisations organiques), une approche de gouvernance développée au Brésil.

Le paradoxe apparaît rapidement : comment maintenir la rigueur, la traçabilité et la mémoire organisationnelle exigées par les audits et les certifications, sans retomber dans une documentation statique et procédurière, à rebours de l’agilité qui fonde leur nouveau fonctionnement ?

La réponse ne viendra pas d’un premier outil, ni d’un deuxième. Il faudra trois étapes pour trouver la bonne plateforme.

« Plus que simplement délivrer des services, nous voulons construire des solutions qui créent de la valeur pour le business, pour la société et pour l’environnement. Cet état d’esprit se reflète aussi dans notre façon de nous organiser en interne : une structure distribuée, collaborative, alignée avec les principes de l’autogestion. » — Talita Agudinho, Spécialiste Développement Humain et Organisationnel, EPPO

L’approche : de Miro à Talkspirit, en passant par GlassFrog

La transformation organisationnelle d’EPPO ne s’est pas faite du jour au lendemain. L’équipe a traversé plusieurs étapes avant de trouver l’outil capable de soutenir la complexité croissante de son modèle.

En 2020, les premiers cercles et rôles sont cartographiés sur Miro. Entre 2021 et 2022, l’équipe migre vers GlassFrog, plus adapté à la logique holacratique. Mais à mesure que la structure mûrit, l’outil atteint ses limites. En 2023, sur recommandation de Target Teal, EPPO découvre et adopte Holaspirit by Talkspirit, devenue aujourd’hui Talkspirit. La migration est menée avec soin. Un rôle dédié est créé pour transférer les données d’un système à l’autre.

Aujourd’hui, 100 % de la structure organisationnelle d’EPPO est dans Talkspirit. La plateforme est devenue la mémoire organisationnelle, le système de traçabilité et le moteur de gouvernance du groupe.

« En 2023, nous avons découvert Holaspirit by Talkspirit — ou, comme nous l’appelons affectueusement en interne, « HS ». Ç'a vraiment été un tournant pour nous. » — Talita Agudinho, Spécialiste Développement Humain et Organisationnel, EPPO

Robustesse, gouvernance asynchrone et traçabilité

Le passage de GlassFrog à Talkspirit répondait à un besoin très concret : l’organisation grandissait, et les outils utilisés ne suivaient plus. EPPO avait besoin d’une plateforme capable de soutenir la complexité d’un groupe de 1 000 personnes en autogestion.

Ce que la plateforme a rendu possible :

• Propositions collaboratives asynchrones — pouvoir faire évoluer la gouvernance sans attendre la prochaine réunion synchrone, une fonctionnalité qui n’existait pas dans leur pratique auparavant
• Robustesse à l’échelle — gérer des centaines de rôles, cercles et politiques dans une structure qui évolue en permanence
• Traçabilité et mémoire organisationnelle — retrouver l’historique de chaque décision, chaque changement de rôle, chaque tension traitée
• Extraction de rapports — analyser les rôles, les politiques et le design organisationnel sans effort manuel

« Il ne suffisait pas d’avoir une intention forte de changement. Nous avions besoin d’un outil capable de soutenir le fonctionnement concret de cette nouvelle logique organisationnelle. » — Talita Agudinho, Spécialiste Développement Humain et Organisationnel, EPPO

Au quotidien : chaque réunion, chaque décision, chaque rôle ont un impact sur la performance organisationnelle en temps réel

La plateforme est ouverte à chaque réunion de cercle

Chez EPPO, aucune réunion de cercle ne se tient sans le module Réunions ouvert. Chaque création, modification ou suppression de rôle est enregistrée en direct, pendant la réunion, sous les yeux de tous les participants. Cette discipline a transformé la qualité de la documentation et l’apprentissage collectif.

« Nous ne tenons pas de réunion de cercle sans la plateforme ouverte et tout enregistré en temps réel. Si un rôle est créé, ajusté ou supprimé, les gens suivent ce mouvement en direct, et cela accélère aussi l’apprentissage par la pratique quotidienne. » — Talita Agudinho, Spécialiste Développement Humain et Organisationnel, EPPO

La gouvernance asynchrone : un changement fondamental

L’un des changements les plus significatifs apportés par Talkspirit est la possibilité de valider des propositions de gouvernance de façon asynchrone. Pour une organisation de 1 000 personnes, c’est un gain d’efficacité considérable : les lectures et réflexions peuvent être anticipées avant la conversation synchrone, ce qui améliore la qualité des décisions prises.

L’objectif : rendre Talkspirit aussi naturel que d’ouvrir Teams le matin

« Notre rêve, c’est que l’utilisation de la plateforme devienne aussi naturelle qu’ouvrir Teams au début de la journée. En pratique, Talkspirit joue exactement ce rôle , aussi pour la gouvernance : c’est auditable, consultable, évolutif et adaptable. » — Talita Agudinho, Spécialiste Développement Humain et Organisationnel, EPPO

Des résultats qui parlent

• 100 % de la structure organisationnelle dans Talkspirit
• 1000 collaborateurs pilotés en gouvernance partagée
• Gouvernance asynchrone — validation de propositions sans réunion, une fonctionnalité qui n’existait pas avant
• Traçabilité auditable — historique complet des décisions pour audits et certifications

Talita Agudinho identifie trois bénéfices majeurs depuis l’adoption de Talkspirit :

1. La mémoire organisationnelle

Chaque décision, chaque changement de rôle, chaque tension traitée est tracée dans la plateforme. Lors des audits, certifications ou changements structurels, l’équipe sait exactement où chercher.

« Chaque fois que nous traversons un audit, une certification, un changement structurel — nous savons exactement où chercher. Il y a un endroit fiable, visible et structuré vers lequel se tourner. Sans un système comme celui-ci, maintenir l’autogestion efficacement dans notre réalité serait beaucoup plus difficile. » — Talita Agudinho, Spécialiste Développement Humain et Organisationnel, EPPO

2. Des décisions de meilleure qualité

Grâce aux propositions asynchrones, les participants peuvent lire et réfléchir en amont des réunions. La décision elle-même est plus rapide et plus éclairée. Pour une organisation de la taille d’EPPO, c’est un gain d’efficacité et d’intelligence collective considérable.

3. Un accès simplifié aux données structurelles

Extraire des rapports, analyser des rôles, des politiques et le design organisationnel est devenu beaucoup plus simple. Avant, ce travail nécessitait un effort manuel important — copier, consolider, retravailler l’information. Aujourd’hui, EPPO gagne en temps, en agilité et en cohérence dans l’utilisation de ses données.

Pour EPPO, l’autogestion ne peut pas se maintenir sans transparence radicale. Talkspirit transforme cette transparence en pratique concrète : chaque rôle, chaque cercle, chaque décision est visible et accessible à tous dans l’organisation.

« Pour nous, l’autogestion ne peut pas se maintenir sans transparence radicale. Holaspirit nous aide à transformer cette transparence en pratique concrète. » — Talita Agudinho, Spécialiste Développement Humain et Organisationnel, EPPO

La relation avec Talkspirit : un partenaire d’évolution

EPPO ne voit pas Talkspirit comme un simple fournisseur de logiciel. L’équipe souligne l’ouverture et le soutien de l’équipe, y compris pour des adaptations spécifiques au contexte brésilien.

« Il ne s’agissait pas seulement d’acheter un outil, mais de trouver un partenaire d’évolution pour un parcours organisationnel encore en construction. L’équipe Talkspirit a été ouverte à écouter, comprendre et nous accompagner. Notre attente, c’est de continuer à évoluer ensemble. » — Talita Agudinho, Spécialiste Développement Humain et Organisationnel, EPPO

Ce que votre organisation peut apprendre d’EPPO

• Vous pilotez déjà une gouvernance partagée : si vos rôles et cercles vivent dans des tableurs ou des outils génériques, Talkspirit donne une structure traçable, auditable et évolutive à ce qui existe déjà dans votre pratique.
• Vous êtes en phase de transition vers l’autonomie et la responsabilité : l’expérience d’EPPO montre qu’un outil structurant est indispensable pour ancrer les nouvelles habitudes, maintenir la clarté et accélérer l’apprentissage collectif.
• Vous devez rendre des comptes lors d’audits ou de certifications : la traçabilité et l’historique complet dans Talkspirit transforment la preuve en constat de l’existant, et non en effort supplémentaire.
• Vous gérez une grande organisation : EPPO prouve qu’une gouvernance distribuée peut fonctionner à l’échelle de 1 000 collaborateurs, à condition de disposer d’une mémoire structurelle fiable.

Ce que dit l’équipe EPPO

« Nous recommandons Talkspirit aux organisations qui veulent construire plus de clarté autour des rôles, des décisions, des responsabilités et des flux de gouvernance, et surtout à celles qui veulent opérer avec plus de collaboration, de transparence et de distribution réelle du pouvoir. La technologie seule ne crée pas le changement. Elle amplifie une intention organisationnelle qui doit être réelle. »

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FAQ

Pourquoi EPPO a-t-elle choisi Talkspirit ?

Après avoir utilisé Miro puis GlassFrog, EPPO avait besoin d’un outil plus robuste pour soutenir la complexité croissante de sa gouvernance distribuée. En 2023, sur recommandation du cabinet Target Teal, l’entreprise a migré vers Talkspirit pour ses capacités de gouvernance asynchrone, de traçabilité et de gestion à l’échelle.

Comment une organisation de 1000 personnes utilise-t-elle Talkspirit ?

100 % de la structure organisationnelle d’EPPO est dans Talkspirit. L’équipe utilise principalement les modules Structure, Projets et Réunions. Toutes les réunions de cercle se tiennent avec la plateforme ouverte et les modifications enregistrées en temps réel.

Talkspirit est-il adapté aux organisations en Amérique latine ?

Oui. EPPO est une entreprise brésilienne de 1 000 collaborateurs qui utilise Talkspirit au quotidien. L’équipe Talkspirit a fait preuve d’ouverture pour des adaptations spécifiques au contexte local, et la plateforme soutient le modèle O2 (organisations organiques), une approche de gouvernance développée au Brésil.

Quel est le principal bénéfice de Talkspirit pour l’autogestion à grande échelle ?

La traçabilité et la mémoire organisationnelle. Pour EPPO, pouvoir retrouver l’historique complet de chaque décision lors d’audits, certifications ou changements structurels est le bénéfice le plus critique. La gouvernance asynchrone est le deuxième gain majeur, permettant de faire évoluer l’organisation sans mobiliser tout le monde en réunion.

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