Découvrez comment Talkspirit a permis à cette agence de communication éditoriale, de :

  • réduire de 95% les e-mails échangés en interne
  • diviser par 2 le délai de réponse aux messages de ses clients
  • renforcer son image d'expert digital en intégrant ses clients et partenaires à ce nouveau mode de travail
  • améliorer la cohésion et le sentiment d'appartenance de ses collaborateurs

Besoin initial

L'Agence Bergamote est une agence de communication éditoriale créée en 2011 à Paris par Aurélie Laglantine, Catherine Mattéi et Anne-Marie Jelonek.

Elle emploie une vingtaine de personnes.

Comme dans la plupart des agences (agences de communication, agences de publicité, agence digitale) :

  • chaque collaborateur travaille sur plusieurs projets...
  • ... en interaction avec plusieurs collaborateurs et parfois aussi des partenaires externes,
  • au quotidien ces parties prenantes échangent des fichiers et des informations...
  • ... qu’il est capital de centraliser afin d’assurer une accessibilité permanente et durable

Suite à la phase de test, la Direction a déployé Talkspirit comme l’outil unique par lequel il fallait désormais communiquer ensemble au sein de l’agence.

Avec un objectif-clé : diminuer le nombre d’emails échangés en interne.

Pourquoi avoir choisi Talkspirit ?

1. La qualité de l‘ergonomie, qui offre aux nouveaux utilisateurs une prise en main simple et rapide.

2. L’écosystème d’informations que constitue Talkspirit : à la fois en lui-même (discussions et groupes de travail) et avec l’extérieur (intégrations).

Cas d’usages les plus fréquents

Centralisation de l’ensemble des échanges, documents, et communications liés à un projet, tout au long de celui-ci, en interne et avec les clients.

#basedocumentaire #projectmanagement #collaboration

Communication et partage d’informations au sein de l’agence.

#communication

Sonder les collaborateurs sur de nouvelles orientations ou sur des questions internes.

#cohésion

Faciliter le télétravail (ou flex-office).

#mobilité

Fonctionnalités préférées

Du point de vue du porteur de projet

Les intégrations

Pour accéder aux applications métiers depuis talkspirit

(ex : les outils de Google Suite)

Les groupes

Pour pouvoir y convier les collaborateurs ... et aussi les clients (fonction Guest)!

Du point de vue des collaborateurs

Check-lists

Pour se repérer sur l’état d’avancement de chaque projet

Tchat

Pour communiquer au quotidien, beaucoup plus vite que par email

Sondages

Pour entretenir la convivialité/cohésion et solliciter des avis

Notifications

Pour être informé(e) des derniers contenus publiés

Recherche

Pouvoir accéder à une information ancienne (sans perdre son contexte)

Bénéfices identifiés

Un volume d’emails réduit de 95%

Terminés les contenus atomisés dans les boîtes emails de différents collaborateurs : ils sont désormais centralisés en un seul endroit, dans une base documentaire partagée, sur talkspirit. N’importe qui impliqué sur le projet peut désormais les retrouver, n’importe quand. Idéal lorsque -comme sur n’importe quel projet- les interlocuteurs changent (côté client, ou en interne).

Des échanges 2 fois plus réactifs

Grâce au chat en ligne, les équipes de l’agence Bergamote peuvent échanger en temps réel, à n’importe quel moment et de n’importe où. Ainsi, finies les difficultés à joindre untel par téléphone et plus besoin d’attendre de croiser unetelle au bureau pour évoquer un sujet : les espaces de discussions de talkspirit permettent d’interagir avec plus de flexibilité et de réactivité. Sur ordinateur ou sur mobile.

Donner l’image d’une agence ouverte sur son écosystème

Les consultants Bergamote invitent leurs clients en tant que Guests sur le groupe-projet talkspirit qui les concerne. Ainsi, les clients ont accès à tout ce qui est fait sur leur projet et à son état d’avancement, ce qui renforce la proximité avec les équipes de l’agence et leur donne le sentiment d’être directement impliqués dans le travail réalisé.

Un véritable créateur de proximité, au quotidien

Le télétravail et le flex office ont le vent en poupe? Parfait! Et facile avec talkspirit : même à distance, chacun peut rester totalement connecté à la vie de l’agence et collaborer avec ses collègues. Comme au bureau! Côté convivialité aussi, chez Bergamote on sait faire : avec les sondages, impliquer les collaborateurs sur les choix internes est simple comme bonjour. Devinez comment ont été choisis les noms des salles de réunion? Enfin, un groupe (baptisé “Random”) permet à tous les collaborateurs de partager leur veille sectorielle : une vraie démarche d’intelligence collective!

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