Fondation CGénial : 7 ans de gouvernance en rôles sans retour en arrière

En Bref

Organisation : Fondation CGénial

Secteur : Éducation, sciences & technologies, liens école-entreprise

Plateforme : Talkspirit | Modules Structure, Meetings, Goals utilisés depuis 2020

Équipe : 25 collaborateurs · 196 rôles · 50+ partenaires coordonnés à l'échelle nationale

Point fort : 7 ans de gouvernance en rôles sans retour en arrière : clarté, agilité et autonomie au service de la mission éducative

Le Contexte

La Fondation CGénial a pour mission de développer l’appétence des jeunes pour les sciences et les technologies, en renforçant les liens école-entreprise et en développant une pédagogie basée sur les projets. Concrètement, cela signifie piloter simultanément une dizaine de programmes nationaux — du Concours CGénial aux visites d’entreprises pour enseignants — en coordonnant une cinquantaine de partenaires, des ministères, des académies et un réseau d’acteurs régionaux.

En 2018, l’équipe comptait six personnes. Hélène Chahine,  la Déléguée générale, pressentait que la croissance en cours allait nécessiter un cadre organisationnel plus soutenu. Mais pas n’importe lequel.

Forte de 15 ans d’expérience dans une entreprise néerlandaise au management direct et paritaire, Hélène cherchait un système respectueux des personnes et orienté vers l’efficacité. C’est en découvrant Reinventing Organisations de Frédéric Laloux qu’elle entrevoit une alternative au management hiérarchique. Puis elle croise la route de l’holacratie, et, après un premier essai avec une autre plateforme, elle découvre Holaspirit by Talkspirit.

Ce qui a séduit Hélène dans l’approche, c’est aussi le pragmatisme : prendre un système éprouvé plutôt que de réinventer la roue.

« Ce qui m’a séduit dans la gouvernance par rôles, c’était aussi de prendre un modèle sur étagère. Des gens avaient déjà réfléchi à des modèles d’organisation relevant du self-management. Je n’allais pas réinventer la roue. » Hélène Chahine, Déléguée générale chez Fondation CGénial, Leader Fondation en Holacratie

LE DÉPLOIEMENT

Hélène n’a pas imposé le changement. Elle a organisé une journée de test avec des jeux de rôle, vérifié qu’au moins 50 % de l’équipe était motivée, puis proposé un cadre simple : tester pendant six mois avec la possibilité de revenir en arrière.

LA MÉTHODE DE DÉPLOIEMENT

Journée de test en équipe, validation d’un socle de 50 % de volontaires, période d’essai de 6 mois avec clause de retour. Résultat : l’équipe n’en est jamais sortie. Sept ans plus tard, la gouvernance en rôles fait partie de l’ADN de la Fondation.

La première action concrète sur la plateforme a été de « photographier » l’organisation existante, de traduire la structure en rôles. Ensuite, les processus de gouvernance intégrés à la plateforme ont permis de faire évoluer cette structure de façon organique, au fil des besoins réels remontés par l’équipe.

L’USAGE AU QUOTIDIEN

La recherche : savoir en un clic qui fait quoi

Avec 25 collaborateurs et 35 rôles rien que pour Hélène, la complexité est réelle. La fonction de recherche dans la plateforme résout un problème que toute organisation connaît : trouver la bonne personne, le “qui fait quoi”.

« Je n’ai pas besoin de passer par le leader du cercle pour trouver qui fait quoi. Dans une organisation classique, tu vas parler au chef d’équipe. Dans Talkspirit, c’est direct. » Hélène Chahine, Déléguée générale chez Fondation CGénial, Leader Fondation en Holacratie

Les réunions de triage : des actions concrètes, pas des comptes rendus oubliés

L’équipe utilise systématiquement les fonctionnalités de réunion dans la plateforme : agenda à la volée, suivi des indicateurs, traitement des tensions point par point avec un facilitateur, actions et projets enregistrés en direct. Résultat : au sortir de la réunion, tout est clair et tracé. À la réunion suivante, chacun vérifie l’avancement de ses actions et projets.

« C’est un gain de temps énorme. Au sortir de la réunion, tu as pris des actions, c’est concret. Le coup d’après, tu vérifies si tu as fait tes actions. C’est magnifique. L’outil t’oblige. Et comme tu le fais en direct, tu n’as pas perdu de temps. » Hélène Chahine, Déléguée générale chez Fondation CGénial, Leader Fondation en Holacratie

L’équipe utilise également la plateforme pour piloter ses objectifs, ce qui permet d’aligner vision stratégique,, exécution et sens partagé.

LES RÉSULTATS

7 ans de gouvernance en rôles sans retour en arrière

25 collaborateurs pilotés avec clarté et autonomie

50 partenaires coordonnés à l’échelle nationale

Hélène identifie quatre bénéfices structurels apportés par la gouvernance en rôles outillée avec Talkspirit :

1. La clarté et la transparence

Chaque membre de l’équipe sait exactement qui fait quoi, quel est son périmètre d’action et de décision. Et quand une tension émerge, nous pouvons nous baser sur notre holarchie et ainsi la réguler, preuve que la clarté est le socle de tout le reste. La gouvernance de la Fondation est d’ailleurs publiée en transparence externe : certains candidats au recrutement consultent l’organigramme en ligne avant même de postuler.

2. L’agilité organisationnelle

Dans une structure hiérarchique classique, réorganiser les équipes est un chantier. Avec Talkspirit, l’organisation évolue de façon organique, régulière, au rythme des besoins réels. Tous les collaborateurs peuvent faire évoluer l’organisation (en modifiant ou créant un rôle par exemple), à partir des besoins constatés dans l’exercice de leurs rôles. 

La gouvernance asynchrone est aussi une fonctionnalité appréciée, pour traiter des propositions au fil de l’eau, sans mobiliser toute l’équipe.

3. Des collaborateurs qui révèlent leur plein potentiel

Le bénéfice majeur de l’organisation en rôles est l’autonomie donnée aux collaborateurs et collaboratrices. Un autre avantage est la possibilité offerte à chacun de s’emparer de rôles bien au-delà de leur fiche de poste initiale. À la Fondation CGénial, des personnes sans formation RH font passer des entretiens de recrutement parce qu’elles en ont l’appétence. D’autres combinent des rôles dans des cercles complètement différents, ce qui permet aussi d’être en interaction avec d’autres personnes de l'organisation. 

« Les collaborateurs qui font passer les entretiens, ils aiment bien partager qu’ils ont des rôles complètement différents de leur métier de base. Tu les vois sourire quand ils en parlent. C’est une belle opportunité de développement. » Hélène Chahine, Déléguée générale chez Fondation CGénial, Leader Fondation en Holacratie

4. Impact sur la marque employeur

La gouvernance en rôles est devenue un véritable levier d’attractivité pour la Fondation CGénial. Les candidats au recrutement mentionnent spontanément l’organisation par des rôles comme l’une des raisons de leur candidature. Certains ont même consulté la gouvernance publique avant de postuler, posant des questions précises sur des rôles qu’ils avaient repérés en ligne.

L’onboarding des nouveaux collaborateurs s’en trouve également simplifié : un nouveau collaborateur peut immédiatement voir qui fait quoi, comprendre la raison d’être de l’organisation et se situer dans l’ensemble.

SENS PARTAGÉ ET PERFORMANCE ORGANISATIONNELLE 

Pour Hélène, opposer sens partagé et performance n’a pas de fondement.

« On a une raison d’être, on a un cap, on a des objectifs. On est vachement orienté performance. Tout le monde pousse les curseurs à fond dans ses rôles pour atteindre les objectifs. Il n’y a pas d’opposition. Tout ça va ensemble. » Hélène Chahine, Déléguée générale chez Fondation CGénial, Leader Fondation en Holacratie

Et quand l’organisation donne à chacun l’espace de contribuer pleinement, quelque chose de remarquable se produit : les collaborateurs prennent des initiatives, portent des changements  et le dirigeant n’est plus le goulot d’étranglement.

« C’est la première fois dans l’histoire du management que n’importe qui dans l’organisation peut proposer un changement et le faire acter. J’ai déjà vu mon objection balayée parce qu’elle n’était pas valable. Forcément, je n’étais pas très contente, mais c’était pour le bien de l’organisation. » Hélène Chahine, Déléguée générale chez Fondation CGénial, Leader Fondation en Holacratie

LE MOT DE LA FIN

« La clarté et l’agilité organisationnelle, ça permet à chacun de déployer pleinement sa compétence et de donner son plein potentiel. Ça donne des ailes aux gens. Et toute organisation a besoin de ça. » Hélène Chahine, Déléguée générale chez Fondation CGénial, Leader Fondation en Holacratie

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