Communication interne : le défi des entreprises multisites (7/7) – Réduire “l’effet mille-feuilles » de l’organigramme

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Voici votre défi ultime, à vous qui assurez la communication interne d’entreprises éclatées sur plusieurs sites : réduire “l’effet mille-feuilles” qui crée une distance entre les collaborateurs du siège et du terrain, freine la spontanéité des échanges internes et réduit l’esprit d’initiative.

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L’organigramme, un outil à double tranchant

Présent dans la plupart des organisations humaines, l’organigramme est cet outil qui représente le maillage entre les filières fonctionnelles “métier” et les strates hiérarchiques (verticales). Son utilité : permettre à chaque collaborateur de se repérer dans l’organisation.

Mais on doit lui reconnaître un effet pervers : en s’identifiant à son rôle, le collaborateur va intérioriser un positionnement, se conformer au comportement qu’il pense être adapté à son statut, et adapter ses interventions.

Résultat : en plus de rigidifier l’entreprise (les hiérarchies et les filières métiers étant toujours plus souples dans la réalité que les organigrammes) l’organigramme peut parfois engendrer des situations dans lesquelles certains collaborateurs n’ont plus de réelle “voix au chapitre”. Chacun se demande alors ce qu’il a le droit de dire / d’écrire ou non … et finit souvent par s’abstenir. Adieu le rêve de voir se multiplier des échanges de “pair-à-pair” spontanés, au sein de l’entreprise !

Prévenir et anticiper les dérives possibles

Dans les entreprises éclatées (ou multi-sites), que l’on soit dans l’univers du Retail ou dans un cabinet d’audit, l’éloignement géographique et le relatif anonymat amplifient cette impression de distance, avec une communication qui se limite souvent à des flux verticaux / descendants / hiérarchiques. La communication interne a cependant l’opportunité de transformer la manière de communiquer au sein de (et à travers) l’organisation et de réduire les distances.

Comment ?

• en s’assurant que tous les collaborateurs (cols blancs, mais aussi cols bleus) aient voix au chapitre
• en rendant la communication multidirectionnelle -top-down, bottom-up et transverse- grâce à des outils adéquats (ex : réseau social d’entreprise)
• en rendant la prise de parole plus informelle et plus libre
• et en véhiculant une culture du feedback, de l’humilité et de la responsabilité, dans laquelle
• chacun peut user son droit de parole à bon escient pour commenter, contribuer et proposer des initiatives.

Lire aussi : [Guide pratique] 10 initiatives de nos clients pour améliorer la communication interne

Libérer l’organisation

Transformer la manière de pratiquer la communication interne, notamment en s’appuyant sur des outils qui la fluidifient, va réduire les l’effet « mille-feuilles » de l’organigramme.

Bien sûr, le collaborateur (et à travers lui l’expérience collaborateur) en ressortira grandi(e), avec une culture interne qui valorisera mieux la bienveillance, la convivialité et la prise d’initiatives.

Mais le grand gagnant de tels changements sera aussi l’entreprise, avec :

• une meilleure réactivité dans les interactions
• davantage d’échanges & de feedbacks au quotidien
• un gain de temps pour l’ensemble des collaborateurs

Bref, en adressant « l’effet mille-feuilles« , vous devriez identifier rapidement un impact fort sur la qualité (amélioration continue), sur la productivité (gain de temps et facilité d’exécution des tâches) et sur l’engagement (esprit d’initiative), dans l’ensemble de l’entreprise.

Lire l’article précédent : Communication interne : le défi des entreprises multisites (6/7) – Valoriser les actions du siège

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