La bibliothèque est un module de base de connaissances : elle permet de créer et de rassembler l’ensemble des ressources et informations internes auxquelles vos salariés pourront se référer selon leurs besoins.
La mise en place de la bibliothèque est essentielle, notamment lorsque vous souhaitez féderer et rassembler votre communauté autour de processus précis, harmonisés et clarifiés. Ce centre d’aide peut être enrichi continuellement de nouvelles ressources et ainsi évoluer avec votre organisation.
Dans cet article, vous retrouverez nos conseils et bonnes pratiques de mise en place de la Bibliothèque. Pour en apprendre davantage sur la bibliothèque, rendez-vous ici.
Grâce au module Bibliothèque, vous pourrez créer un centre d’aide recensant des données en libre accès pour vos salariés et ainsi faciliter la prise d’information en partageant des contenus d’actualités sans contraintes d’horaires, de dates ou de disponibilités.
La bibliothèque doit être activée par un administrateur. Elle est constituée :
Les contenus affichés seront gérés par des gestionnaires nommés par des administrateurs, depuis l’administration. Ces gestionnaires peuvent créer, éditer, supprimer et mettre à jour les différents contenus affichés sur le module.
Afin de permettre une gestion fine des différents contenus à éditer, les gestionnaires disposent de plusieurs fonctionnalités utiles. Retrouvez davantage d’informations dans cet article.
Avant de débuter la rédaction de vos articles, identifiez la ou les raison(s) pour lesquelles il est nécessaire d'activer le module :
Il est essentiel de répondre à ces différentes questions pour vous assurer de ne pas faire de votre bibliothèque un module fourre-tout qui perdra davantage vos utilisateurs qu’il ne les aidera au quotidien.
Dans le cas où ce module n’apporterait pas de réponse à vos différentes problématiques, il n’est pas recommandé de l’activer sur votre plateforme. Celui-ci constituerait effectivement une nouvelle section sans objectif précis qui perdrait l’utilisateur quant à où et quand chercher/ renseigner les informations.
Nous vous recommandons également dans un second temps d’identifier les responsables du module. Qui s’assurera que les informations partagées sont validées, à jour et officielles ?
Nous vous recommandons de mettre en place un suivi de ces communications grâce au module Projets. Vous pourrez ainsi suivre le cheminement d’un article de sa conception à sa validation par le référent.
Pour clarifier la place que prendra le module dans le quotidien des utilisateurs, nous vous recommandons de clarifier les thématiques/sujets que celui-ci viendra traiter.
Si ce module vient en concurrence d’un autre outil que vous utilisez :
Il n’est pas recommandé de multiplier les sources d’informations. Si vous disposez cependant de plusieurs outils pour une même utilisation, nous vous invitons à clarifier quelles informations pourront être partagées/retrouvées depuis la Bibliothèque dans une publication dédiée du fil d’actualités.
Si nécessaire, vous pourrez également partager ces mêmes informations sur une page dédiée du module, dans un premier onglet de présentation par exemple. Vous accompagnerez alors l’utilisateur dans la découverte du module et l’aiderez à comprendre dans quelles mesures il peut se référer à la bibliothèque au quotidien.
Vous disposez de différentes sections d’informations (fil d’actualités, tchats, page d’accueil, drives, …) qui vous permettent chacune de communiquer de manière pertinente au regard de vos objectifs. Ainsi, ne communiquez pas en doublon dans chaque section mais privilégiez une section adaptée à chaque information pour ne pas perdre vos utilisateurs.
Nous vous recommandons donc de réfléchir à vos objectifs de communication lorsque vous transmettez l’information. S’agit-il d’une information qu’il est nécessaire de laisser à disposition de manière pérenne ? S’agit-il d’une information éphèmere ? Cette information nécessite t-elle d’être mise en avant ? Quelle est la sensibilité de cette information et qui concerne t-elle ?
Le tchat permet de partager des informations dites chaudes ou ponctuelles pour bénéficier rapidement d’informations relatives à un projet/une réalisation. Il permet de lancer une visioconférence pour faciliter ces échanges rapides en direct.
Le fil d’actualités permet quant à lui de partager des informations dites froides ou officielles. Celles-ci sont généralement le résultat d’échanges (par tchat, par visioconférence pourquoi pas) ou d’un travail, d’une réalisation, d’un événement. Il s’inscrit comme une alternative à l’email.
Le drive vous permettra de débuter un travail sur les documents de votre choix et si nécessaire de collaborer sur l’avancement d’une réalisation grâce à la co-édition.
La bibliothèque, quant à elle, s’inscrit davantage comme le résultat d’un travail ou d’une réflexion. Elle vous permettra de clarifier des processus échangés dans le fil d’actualités par exemple, ou d’afficher un processus finalisé, pourquoi pas travaillé via le drive.
Avant de vous lancer dans la conception d’un article que vous mettrez à disposition, nous vous recommandons de suivre la conception et la rédaction de l’information depuis le module Projets.
Vous viendrez ainsi nourrir l’article de différents points de vue mais vous assurerez également qu’aucun autre gestionnaire de la bibliothèque ne partage la même information sur le module.
Lorsqu’il est entendu que vous serez chargé de rédiger l’article, réfléchissez également à l’audience de cet article : les informations partagées sont-elles sensibles ? Doivent-elles être partagées à l’ensemble des utilisateurs ou à un petit comité de membres seulement ?
Une fois cette réflexion menée, définissez l’audience de votre article grâce à une fonctionnalité dédiée.
Si l’information nécessite d’être mise en avant, puisqu’il s’agit d’une thématique d’actualités ou du résultat d’une demande commune, vous pourrez :
N’hésitez pas à faire évoluer l’affichage des articles épinglés sur la bibliothèque avec l’actualité de votre structure :)
Il est possible de créer une page de sommaire sur votre module Bibliothèque grâce à la fonctionnalité de liens vers une page.
Si les contenus que vous partagez sur le module sont nombreux et nécessitent d’être organisés, vous pouvez créer un sommaire général (pour l’ensemble des articles) ou insérer un sommaire pour chaque thématique créée !
Nous vous recommandons la mise en place d’une page principale informations sur l’entreprise. Vous pourrez y partager les adresses, informations de bureaux, points de contacts de votre structure et adresser la ressource à l’ensemble de vos salariés.
Ces informations pourront être déclinées en sous-pages à destination de différents sites géographiques par exemple.
Nous vous recommandons de mettre en place une foire aux questions (FAQ) ou autres ressources pour recenser les questions fréquentes adressées à une équipe/un service. Vous pourrez ainsi permettre à vos salariés de se concentrer sur d’autres missions et gagnerez en productivité.
💡 Vous souhaitez harmoniser les différents formats de communication à partager ? Nous vous recommandons de mettre en place une page principale recensant l’ensemble des directives de votre marque :
💡 Vous souhaitez clarifier vos processus administratifs (politique de prise de congés, rtt, …) : créez une page dédiée.
💡 Accompagnez vos salariés dans leurs échanges avec la clientèle en mettant à leur disposition :
Facilitez la formation de nouveaux collaborateurs en mettant à leur disposition un kit de bienvenue (ressources et guides utiles).
Il est recommandé de créer un groupe Bienvenue sur le fil d’actualités pour favoriser la mise en relation et le rapprochement des équipes.
Retrouvez davantage d’informations sur ce point dans cet article.
En complément de ce groupe, nous vous incitons à la rédaction d’un article informatif sur la bibliothèque, adressé à l’ensemble de vos salariés, présentant les valeurs et les missions de votre structure.
Dans diverses sous-pages, vous pourrez détailler les missions et rôles des équipes : assurez-vous ainsi que vos collaborateurs s’adressent aux bons interlocuteurs, fluidifiez la passation de l’information et la collaboration.
Nous avons tous un mentor, le manager qui s’est assuré de nous fournir les bonnes informations au bon moment dans le cadre de notre formation. Ne laissez pas ces informations se perdre et faites-en bénéficier d’autres collaborateurs indépendamment des départs, absences et indisponibilités : rassemblez ces informations et bonnes pratiques dans un article dédié.
Cette base d’informations pourra être améliorée en continu et enrichie par de nouveaux collaborateurs.
La transparence des informations partagées par l’entreprise à ses salariés est un facteur d’implication et d’attachement du salarié à sa structure.
Grâce au module Bibliothèque, partagez tous les éléments discutés par les représentants d’un comité RH par exemple et actualisez-les après chaque nouvelle réunion.
Une bonne pratique ? Créez un groupe dédié sur le fil d’actualités pour recenser les besoins de vos salariés avant chaque réunion, facilement et de manière anonyme grâce à la fonctionnalité sondage.
Encadrer et partager des règles est essentiel pour impliquer l’utilisateur et l’inciter à prendre la parole sur la plateforme. En l’absence de cadre, celui-ci ne sait pas quelles informations peuvent être partagées, ou sous quel format et s’abstient.
Nous vous recommandons donc de mettre en place une charte d’utilisation de l’outil que vous afficherez sur la Bibliothèque.
Pour accompagner l’utilisateur dans ses premiers pas sur la plateforme, clarifier la place de Talkspirit dans son quotidien et les règles en place sur l’outil, partagez cette charte d’utilisation à un salarié dès sa première connexion grâce à la fonctionnalité de message d’accueil !
Appuyez-vous sur cette fiche pratique pour construire votre charte d’utilisation.
Il est essentiel de toujours s’informer de ce que propose le marché pour s’assurer de proposer des offres et services toujours plus concurrentiels.
Une bonne pratique : créez un groupe de veille auquel vous ajouterez des intégrations de votre choix sur la base de mots clés. Toutes les contributions (Twitter, Facebook, flux RSS…) contenant ces mots clés remonteront alors dans votre groupe.
Découvrez comment intégrer ces outils ici.
Vous pourrez ainsi centraliser les informations et retours d’utilisateurs de vos produits mais également de ceux de vos concurrents dans un article de Bibliothèque dédié. Celui-ci pourra être actualisé et enrichi en parallèle des évolutions du marché.
Une boîte à idées peut être un outil puissant d’innovation : vos salariés pourront y partager leurs bonnes pratiques et ainsi participer à l’évolution des processus en place au sein de votre structure.
Si la création d’une boîte à idée est un facteur d'innovation, elle est également un facteur d’implication du salarié dans les processus de sa structure.
Les idées partagées pourront être soumises au vote grâce à la fonctionnalité sondage si nécessaire. Les bonnes pratiques retenues pourront être intégrées dans une page dédiée de la bibliothèque.
Le partage de bonnes pratiques et d’idées est en effet essentiel pour vos salariés puisque cette émulation est génératrice de productivité.
En effet, lorsque le collaborateur rencontre des difficultés ou obstacles dans le cadre de ces missions, il dispose ainsi d’un centre d’aide enrichi par les bonnes pratiques d’autres collaborateurs sur un sujet similaire et ne reste pas bloqué sur une réalisation.
En créant un article Bonnes pratiques, vous vous assurez ainsi de fournir à l’ensemble de vos salariés des clés de succès essentielles à la réalisation de leurs missions quotidiennes.
Vous avez rédigé vos articles et souhaitez maintenant communiquer sur leur existence ? Il est possible de promouvoir ces nouveaux contenus de différentes manières.
Ainsi, si vous venez d’activer ce module Bibliothèque, nous vous recommandons de partager l’information dans une section dédiée de votre module page d’accueil. Il s’agit en effet d’une nouvelle importante sur laquelle il est nécessaire de communiquer pour positionner ce module Bibliothèque comme un centre d’informations et de ressources indispensable à vos utilisateurs.
Vous pourrez par la suite communiquer sur chaque nouvelle ressource mise à disposition au travers d’une publication dans le groupe adapté à cette prise d’information, en partageant un lien vers l’article de Bibliothèque concerné.
Cette mise en avant des nouveaux contenus est essentielle puisqu’elle permet à l’utilisateur de mieux comprendre où aller chercher l’information et ainsi de gagner en productivité.
Bonne pratique : dans les groupes, pour des questions relatives à un processus explicité dans le module Bibliothèque, nous vous recommandons de partager un lien vers la page du module, en commentaire. Vous incitez ainsi vos utilisateurs à se tourner vers ce nouveau module pour rechercher l’information.
En conclusion, le module bibliothèque vous permet donc de créer un centre de ressources complet et enrichi par les bonnes pratiques et expériences de vos collaborateurs. Il constitue un réel atout dans la formation de nouveaux arrivants mais participe également à l’information continue des salariés, quel que soit leur niveau d’ancienneté.
Il est important de ne pas considérer le module bibliothèque comme un outil statique. Une base de connaissances n’est jamais complètement finalisée et évolue avec votre produit, le marché et les retours clients/utilisateurs.
Nous vous recommandons donc de sonder vos salariés régulièrement et de recueillir les opinions en continu pour ajouter de nouveaux contenus et enrichir les ressources existantes.
Voici quelques idées de sondages à partager pour mesurer la satisfaction des utilisateurs.
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