Guide du travail collaboratif

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Sommaire

Grâce à ses différents espaces d’échanges, la plateforme collaborative Talkspirit répond à cette nécessité de favoriser les interactions et offre à ses utilisateurs la possibilité de se réunir sur un projet ou un sujet pour mutualiser les connaissances et compétences de chacun et ainsi parvenir à un résultat commun. “

Avec le partage de fichiers, le travail en coédition, ses différents canaux de communication ainsi que de nombreuses fonctionnalités de collaboration, Talkspirit vous fournit toutes les clés pour réaliser vos projets et suivre leur avancement. 

Organisez votre travail dans des groupes dédiés 

Un groupe est un espace qui regroupe des utilisateurs sur un sujet principal (l'actualité liée à un lieu, un métier, un thème, un projet).

Créez des espaces de collaboration

Créez des espaces d’échanges et de collaboration sur les sujets de votre choix avec les groupes

Nous vous recommandons d’afficher quelques informations clés dans le groupe avant d’y inviter les participants au projet. 

Ainsi :

  • nommez le groupe de façon claire, 
  • déterminez-en la confidentialité,
  • et créez un salon de tchat lié à cet espace. 

Vous pourrez alors inviter les participants au projet à vous rejoindre et intégrer vos éventuels partenaires ou clients au projet en les invitant à rejoindre le groupe en tant que guests

Créez des groupes adaptés à vos objectifs de communication

Présentez les objectifs du groupe

Commencez par publier un message de bienvenue que vous épinglerez : vous pourrez alors décrire les objectifs de votre projet, présenter quelques règles d’usage et inclure un calendrier présentant les étapes essentielles à son avancement.

Partagez les documents essentiels à votre projet

Partagez les fichiers importants tels que les supports de présentation, budget ou directives de conception pour permettre aux utilisateurs de comprendre l’ampleur des tâches à accomplir. 

Partagez les documents essentiels à votre projet

Grâce au groupe, vous centralisez l’ensemble des informations liées à votre projet et facilitez ainsi la recherche de contenus. Les membres du groupe pourront aisément retrouver les éléments essentiels à l’avancement de leurs réalisations professionnelles. 

L’information sera accessible de toutes les personnes concernées par le projet, de la même façon. Il ne sera donc plus nécessaire d’attendre la validation de votre supérieur hiérarchique pour vous consacrer à l’avancement de votre projet. 

Suivez les évolutions de votre projet

Le groupe permet également le suivi des évolutions apportées au projet. Les décisionnaires du projet disposeront alors d’une vision globale de l’évolution du projet et pourront donc prendre des décisions éclairées quant aux actions à mettre en place. 

Par ailleurs, ce suivi facilitera également la formation d’éventuels nouveaux membres du projet. 

Suivez les évolutions de votre projet

Impliquez vos collaborateurs dans le projet

Le groupe favorisera également la communication horizontale entre collaborateurs soit l’implication des membres et ainsi une plus grande cohésion sociale au sein de votre projet ! Impliquez donc les participants au projet dans vos échanges et incitez-les à y réagir. 

Recueillez les opinions

Réunissez vos équipes et communiquez depuis le tchat 

Le tchat vous permet d’échanger en temps réel sur votre projet : privilégiez des échanges spontanés qui ne nécessiteront pas d’être mis en avant sur le fil d’actualités d’un groupe. 

Communiquez avec les participants au projet depuis le tchat

Personnalisez le salon de discussion associé à votre projet pour le rendre facilement identifiable

Vous pouvez créer un salon de discussion réunissant l’ensemble des participants au projet et le personnaliser. Nous vous recommandons de :

  • nommer la discussion tchat en accord avec votre projet 
  • de lui associer une photo de couverture afin que la discussion soit plus aisément identifiable,
  • marquer la conversation comme favorite pour que celle-ci soit accessible en priorité et donc identifiable plus rapidement. 
Personnalisez vos salons de discussion

Gagnez en productivité grâce aux échanges instantanés

Une fois la discussion créée, vous pouvez facilement partager les documents et informations relatives à votre projet à l’ensemble des participants, qui pourront vous partager leurs retours instantanément. Vous gagnez alors en fluidité et permettez ainsi une évolution rapide de votre projet. 

Vos équipes peuvent donc rapidement prendre connaissance des différents process et informations qui y sont associés, et ce sans passer par des circuits de validation qui pourraient ralentir son avancement. 

Vous pouvez travailler sur d’autres projets en simultané, puisqu’il est possible de passer d’une conversation tchat à l’autre en un clic. 

Partagez votre opinion

Grâce à la fonctionnalité Répondre, vous pouvez partager votre opinion sur un point spécifique et ainsi faciliter la lecture des différentes informations à vos collaborateurs. Vous pourrez également réagir aux propos de vos collaborateurs pour les informer de votre opinion sur un point précis. 

Astuce : vous pouvez supprimer votre message si nécessaire en sélectionnant simplement le texte concerné puis en supprimant la sélection !

Répondez à vos collègues sur un point précis du projet

Et accédez aux informations où que vous soyez

De plus, le tchat permet le rapprochement des participants au projet quel que soit leur emplacement géographique. Grâce à l’application mobile notamment, vos collaborateurs peuvent suivre les évolutions du projet où qu’ils soient et accéder aux dernières informations en temps réel. 

Retrouvez facilement les informations essentielles à l’avancement du projet

Si nécessaire, vous pouvez rechercher une information en particulier grâce au moteur de recherche intelligent du tchat. Celui-ci vous permet de retrouver une information partagée dans la discussion ou présente dans un des documents du salon.

Recherchez des informations dans le tchat

Échangez grâce à la visioconférence

Il est parfois plus rapide de traiter des sujets qui nécessiteraient de nombreux échanges, en direct. C’est pourquoi la visioconférence est une fonctionnalité essentielle dans le cadre du travail collaboratif. 

Échangez en ligne grâce à la visioconférence

Gagnez en efficacité grâce aux échanges en direct

La visioconférence possède de nombreux avantages :

  • elle ne vous contraint pas à la mise en place d’une logistique spécifique, 
  • ne vous limite pas dans le temps
  • et ne vous limite pas à un emplacement géographique !

Vous pouvez en effet rejoindre une visioconférence depuis n’importe quel appareil connecté : un ordinateur de bureau, un ordinateur portable, une tablette ou même votre téléphone mobile. Vous pouvez échanger en direct avec les participants au projet où que vous soyez (sauf derrière le volant bien sûr !) 

Astuce : vous pouvez également rejoindre une visioconférence en audio seul si vous êtes en déplacement. Vous pourrez ainsi participer à la conversation et prendre connaissance des dernières informations. 

Invitez vos collègues à rejoindre la visioconférence par téléphone


Vous êtes dans l’impossibilité de rejoindre votre navigateur web ou votre application mobile ? Vous pouvez également rejoindre une visioconférence existante en renseignant simplement un numéro de téléphone ainsi que le mot de passe qu’un participant aux échanges vous aura transmis !

Partagez votre opinion

La visioconférence offre également de nombreuses fonctionnalités qui vous permettront de vous exprimer : 

  • Appuyez vos propos grâce à la présentation d’un support via le partage d’écran,
  • Recueillez les opinions et levez les objections depuis le tchat. 

Il sera plus aisé de comprendre le point de vue ou l’humeur de votre interlocuteur en échangeant en direct depuis la visioconférence : cela vous permettra de partager plus aisément des idées ou une prise de position sur un point. 

Encadrez les échanges

Ceux-ci pourront vous informer de leur volonté de réagir à l’un de vos propos grâce à la fonctionnalité Main levée/main baissée. Vous pourrez alors rétablir le son et donner la parole à vos interlocuteurs. 

Participez facilement aux échanges grâce à la main levée

Vous avez la possibilité d’accéder au temps de parole de chaque participant à la visioconférence : n’hésitez pas à inciter les plus timides à se joindre aux échanges et à partager leurs opinions pour une meilleure progression de vos réalisations. 

Coordonnez et exécutez les tâches

Vous trouverez dans cette rubrique quelques bonnes pratiques qui vous permettront de mieux suivre l’avancement de vos projets. 

  • Mentionnez vos collaborateurs grâce au caractère @ lorsque vous souhaitez obtenir une validation ou une information de leur part,
Mentionnez les utilisateurs pour les solliciter sur un point en particulier
  • Suivez l’avancement des réalisations de vos collègues au sein du projet grâce à la checklist,
  • Assignez une publication aux utilisateurs dont vous attendez une action en particulier. Ils seront alors notifiés et pourront retrouver la publication depuis une vue dédiée. 
Suivez l'avancement de vos projets avec la checklist
  • Partagez un message listant les principales actions à réaliser dans le cadre de votre projet grâce à la fonctionnalité checklist et épinglez-la dans le groupe afin que celle-ci soit accessible en priorité pour tous les participants au projet. Vous pourrez associer chaque action de cette checklist à un ou plusieurs utilisateurs. 
  • Mesurez les opinions et recueillez les feedbacks de vos collaborateurs grâce à la fonctionnalité sondage
  • Activez le mode lu/non lu pour une meilleure gestion de vos notifications. Cela vous permettra également d’obtenir de la visibilité sur les nouvelles publications sans pour autant en être alerté via une notification. 

Indiquez votre disponibilité à votre équipe 

N’hésitez pas à donner de la visibilité sur vos disponibilités afin que vos collaborateurs sachent quand vous contacter. Vous pouvez pour ce faire partager votre statut et ainsi indiquer votre éventuelle indisponibilité. 

Partagez votre statut

Partagez votre disponibilité en renseignant votre statut

Si vous êtes en congés par exemple, cela permettra à vos collègues de ne pas se reposer sur vous, ni de vous relancer et de rester alors dans l'attente d’une information ou validation de votre part, ce qui pourrait ralentir la progression du projet. 

Renseignez les événements auxquels vous participez depuis le calendrier

Renseignez les réunions et événements auxquels vous participez depuis la section Événement afin que vos collègues perçoivent que vous êtes occupé et donc indisponible. Il vous suffira pour ce faire de créer un nouvel événement qui sera affiché dans le calendrier. 

NB : la section Événement sera prochainement mise à jour et laissera place à un agenda centré autour de l’utilisateur et non plus du groupe. 

Vous pourrez également actualiser votre statut et faire apparaître la mention En réunion. Là encore, ceux-ci pourront alors travailler sur un pan du projet ne nécessitant pas votre intervention. 

Paramétrez vos notifications pour ne recevoir que les informations essentielles à vos réalisations

Nous vous recommandons de paramétrer vos notifications pour trouver un juste équilibre entre non information et spam. Pour ce faire, rendez-vous dans le menu Profil et préférences, section Notifications

Cela vous permettra de recevoir seules les informations essentielles à la réalisation de vos missions et de ne pas vous perdre dans un flot d’informations continu. N’hésitez pas à inciter vos collaborateurs à en faire de même : un trop plein d’informations pourrait en effet les décourager de se rendre sur la plateforme et ainsi limiter l’avancement de votre projet !

Partagez vos fichiers et travaillez en co-édition

Vous pourrez créer et stocker vos documents sous différents formats (texte, tableur, présentation) sur Talkspirit. 

Organisez vos documents

Organisez vos documents en créant des répertoires et retrouvez-les rapidement depuis la barre de recherche de votre drive. 

Organisez vos documents depuis le drive

Travaillez en coédition

Vous pourrez éditer un même fichier en parallèle de vos collaborateurs et suivre en direct les modifications qu’ils apportent au fichier grâce à la co-édition. Réagissez et donnez votre opinion sur les évolutions apportées au travers de commentaires. 

Suivez l’évolution de votre projet grâce à l’historique des versions sur Only office texte

Vous pourrez également suivre la révision de vos documents de façon chronologique, par date d’émission, grâce à l’historique des versions. Cela vous permettra de gagner en efficacité lorsque vous souhaiterez examiner et comparer l’historique des informations partagées.

En l’absence d’informations sur les modifications qui ont été apportées à un document, le suivi de votre projet sera plus complexe. Par ailleurs, le suivi des modifications permettra à vos collaborateurs de s’assurer de la fiabilité des informations renseignées et conférera à votre document de la crédibilité.

II est donc essentiel que l’ensemble des participants au projet puisse comparer les différentes versions d’un même document. 

Communiquez dans un format approprié au type de l’information partagée

Vos groupes devront être nourris d’informations et de contenus divers pour être utiles aux membres. Les communications peuvent être effectuées sous différentes formes qui répondront à vos objectifs de communication : 

  • partagez un webinaire sur un sujet lié à votre projet grâce au live vidéo
  • partagez des visuels avec la galerie d’images,
  • et mesurez les opinions grâce au sondage.

Intégrez vos outils favoris 

Vous pourrez également partager des fichiers provenant de vos espaces préférés (Onedrive, Dropbox, …) en intégrant vos outils favoris à la plateforme !

Soulignez les informations importantes 

Lorsque vous travaillez sur un projet en commun, il est essentiel de pouvoir souligner l’importance et la priorité de certaines informations. 

Donnez une visibilité supplémentaire aux informations prioritaires

Sur Talkspirit, vous pourrez donc définir vos publications comme importantes pour les membres du groupe sur une période donnée : cette mention disparaîtra lorsque l’utilisateur aura pris connaissance de l’information. Vous pouvez également épingler la publication dans le groupe pour faire apparaître une information en priorité dans le fil d’actualités. 

Et organisez-les

Pour gagner en efficacité, nous vous recommandons d’organiser les contenus partagés dans un groupe en leur associant une étiquette. Vous pourrez ainsi retrouver l’ensemble des contenus associés à la thématique ou au mot clé choisi en un clic.

Associez des étiquettes à vos contenus pour les organiser

Talkspirit offre donc de nombreux avantages : 

  • la plateforme permet de centraliser toutes les informations liées à un projet dans un même espace et de les organiser,
  • elle permet la mise en lumière des informations que vous jugez essentielles à la réalisation de votre projet, 
  • elle permet de collecter facilement les retours des participants au projet et de les relancer si nécessaire,
  • elle permet la création et le stockage de documents dans un espace dédié,
  • elle permet la collaboration sur des documents liés au projet, 
  • elle permet des échanges fluides et en direct, où que vous soyez !

Vous souhaitez être accompagné dans la mise en place de votre projet ? 

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