Gérer son travail avec GTD & Scrum

Getting Things Done (GTD) et Scrum sont des outils puissants pour améliorer la productivité au travail. Les pratiques qui en découlent s'appliquent aussi bien aux individus qu'aux équipes, dans la sphère professionnelle comme personnelle.

Nous n'allons pas détailler ici le fonctionnement complet de chaque méthode.

Nous vous montrerons plutôt comment utiliser leurs concepts fondamentaux dans Holaspirit pour accroître votre productivité et votre efficacité personnelle.

Gérer vos actions

L'un des piliers de GTD et de Scrum est de disposer d'une liste de prochaines actions : toutes les tâches individuelles à accomplir avant de passer à la suite. Les Actions sont au cœur de la plateforme Holaspirit, avec de nombreuses façons de les organiser selon vos besoins personnels.

Une fois vos « prochaines actions » ou « to-do's » définies, vous pouvez créer chacune d'elles comme une Action dans Holaspirit. Vous gardez ainsi une vision claire de tout ce qui doit être accompli pour mener à bien votre projet ou votre sprint.

Bonnes pratiques au quotidien

GTD et Scrum proposent chacun un ensemble de bonnes pratiques. Que vous utilisiez l'un, l'autre, des éléments des deux, ou votre propre combinaison, voici quelques pratiques généralement recommandées.

1. Capturez vos actions chaque jour. La chose la plus importante à faire est de noter chaque tâche à accomplir dès qu'elle se présente. Certains utilisent des post-it ou un carnet, d'autres une note rapide sur leur téléphone. Dans tous les cas, il est essentiel de centraliser vos actions dans un seul endroit chaque jour, comme l'onglet Actions d'Holaspirit. Vous disposez ainsi d'un tableau de bord unique pour visualiser tout ce que vous avez à faire.
   
2. Consultez vos actions en fin de journée. Un coup d'œil rapide à votre liste avant de terminer la journée vous aide à rester organisé mentalement. Cette revue de fin de journée vous rappelle de cocher les tâches accomplies, ce qui maintient votre liste précise et à jour. Elle vous permet aussi de visualiser concrètement vos avancées — une satisfaction personnelle dont nous profitons tous. Enfin, elle vous donne une idée de ce qui reste à faire, vous laissant quelques heures pour réfléchir sereinement à la meilleure façon d'aborder les sujets en suspens.
   
3. Révisez votre liste d'actions en cours chaque semaine. Si capturer toutes vos tâches est utile, votre liste peut vite devenir écrasante avec des centaines d'éléments sans savoir par où commencer. C'est pourquoi nous recommandons une revue hebdomadaire approfondie pour identifier les tâches rapides à accomplir, celles qui ne sont plus nécessaires et peuvent être supprimées, et celles déjà réalisées que vous avez oublié de mettre à jour. Votre liste restera ainsi à jour et ne deviendra pas ingérable.
   
4. Révisez vos actions terminées chaque mois. Même si consulter des actions déjà accomplies peut sembler redondant, cela permet d'analyser votre flux de travail pour identifier des améliorations. Avez-vous effectué le même type de tâche de façon répétitive — pourrait-elle être automatisée ? Réalisez-vous la même tâche pour plusieurs équipes — pourrait-on envoyer un exemplaire unique à toutes ? Faites-vous des choses qui devraient plutôt relever d'un autre rôle ? Revisiter régulièrement votre travail accompli est un excellent moyen d'améliorer vos pratiques futures.

Gérer les demandes

Être productif implique d'accomplir les tâches que vos collègues vous confient pour le bon fonctionnement de l'organisation. Cela suppose de savoir comment gérer votre charge de travail lorsque vos pairs vous sollicitent. Comme mentionné plus haut, noter ces demandes immédiatement vous évite de les oublier, et consulter votre liste globalement vous permet d'organiser et de prioriser ce qui doit être fait. Vous pouvez ainsi répondre sereinement lorsque vos collègues s'enquièrent de l'avancement du travail : vous savez exactement ce qui reste à faire et quelles tâches sont prioritaires.

Holaspirit facilite encore davantage les mises à jour entre collègues. Chaque action dispose d'une URL unique, ce qui permet de partager facilement ce sur quoi vous travaillez en envoyant simplement un lien. Chaque action indique si elle est en cours ou déjà marquée comme terminée. Enfin, des notes peuvent être ajoutées à tout projet, vous permettant de mettre à jour la description à tout moment pour tenir vos collègues informés.

Personnaliser votre équipe

Une autre façon d'utiliser Holaspirit pour aligner votre équipe sur les principes Scrum est de modifier les rôles fondamentaux pour mieux refléter vos pratiques Scrum. Comme pratiquement tous les aspects d'Holaspirit peuvent être personnalisés, nous recommandons les adaptations suivantes pour les équipes qui misent fortement sur Scrum :

1. Renommez Circle Lead/Lead Link en Product Owner et attribuez-lui les responsabilités suivantes :

• Exprimer clairement les éléments du Product Backlog.
• Ordonner les éléments du Product Backlog pour atteindre au mieux les objectifs et missions.
• Optimiser la valeur du travail accompli par l'équipe de développement.
• S'assurer que le Product Backlog est visible, transparent et compréhensible par tous, et qu'il reflète le travail à venir de l'équipe Scrum.
• S'assurer que l'équipe de développement comprend les éléments du Product Backlog au niveau requis.

2. Renommez Facilitator en Scrum Master et attribuez-lui les responsabilités suivantes :

• S'assurer que les objectifs, le périmètre et le domaine produit sont compris par tous les membres de l'équipe Scrum dans la mesure du possible.
• Trouver des techniques efficaces pour la gestion du Product Backlog.
• Aider l'équipe Scrum à comprendre la nécessité d'éléments de Product Backlog clairs et concis.
• Comprendre la planification produit dans un environnement empirique.
• S'assurer que le Product Owner sait comment organiser le Product Backlog pour maximiser la valeur.
• Comprendre et pratiquer l'agilité.
• Faciliter les événements Scrum selon les besoins.
• Accompagner l'équipe de développement dans l'auto-organisation et la polyvalence.
• Aider l'équipe de développement à créer des produits à forte valeur ajoutée.
• Lever les obstacles à la progression de l'équipe de développement.
• Accompagner l'équipe de développement dans les environnements organisationnels où Scrum n'est pas encore pleinement adopté et compris.

De plus, vous pouvez créer ces rôles Scrum sous forme de modèles de rôles pour votre organisation, permettant à n'importe quelle équipe de répliquer facilement l'ensemble des rôles Scrum.