Arbeiten mit GTD & Scrum verwalten

Getting Things Done (GTD) und Scrum sind mächtige Werkzeuge zur Verbesserung der Produktivität bei der Arbeit. Die daraus resultierenden Praktiken gelten gleichermaßen für Einzelne und Teams, sowohl im beruflichen als auch im persönlichen Bereich.

Wir werden hier nicht auf die vollständige Funktionsweise jeder Methode eingehen.

Stattdessen zeigen wir Ihnen, wie Sie ihre Grundkonzepte in Holaspirit nutzen können, um Ihre persönliche Produktivität und Effizienz zu steigern.

Verwalten Sie Ihre Maßnahmen

Eine der Säulen von GTD und Scrum ist eine Liste der nächsten Maßnahmen: alle einzelnen Aufgaben, die erledigt werden müssen, bevor es weitergeht. Aktionen sind das Herzstück der Holaspirit-Plattform, mit vielen Möglichkeiten, diese zu organisieren je nach Ihren persönlichen Bedürfnissen.

Sobald Ihre «nächsten Aktionen» oder «To-Do-Listen» definiert sind, können Sie jede davon als Aktion in Holaspirit erstellen. Auf diese Weise behalten Sie einen klaren Überblick über alles, was getan werden muss, um Ihr Projekt oder Ihren Sprint erfolgreich abzuschließen.

Bewährte Praktiken im Alltag

GTD und Scrum bieten jeweils eine Reihe bewährter Praktiken. Egal ob Sie das eine, das andere, Elemente aus beiden oder Ihre eigene Kombination verwenden, hier sind einige allgemein empfohlene Praktiken.

1. Erfassen Sie Ihre Aktionen täglich. Das Wichtigste ist, jede Aufgabe festzuhalten, sobald sie auftritt. Einige verwenden Post-its oder ein Notizbuch, andere machen sich schnell Notizen auf ihrem Telefon. In jedem Fall ist es wichtig, Ihre Aktionen täglich an einem Ort zu zentralisieren, etwa im Reiter Aktionen von Holaspirit. Dadurch haben Sie ein einziges Dashboard, um alles zu visualisieren, was Sie zu tun haben.
   
2. Überprüfen Sie Ihre Aktionen am Ende des Tages. Ein schneller Blick auf Ihre Liste vor Feierabend hilft Ihnen, mental organisiert zu bleiben. Diese Tagesendübersicht erinnert Sie daran, erledigte Aufgaben zu abhaken, was Ihre Liste genau und aktuell hält. Sie können sich auch konkret Ihre Fortschritte vor Augen führen — eine persönliche Zufriedenheit, von der wir alle profitieren. Schließlich bekommen Sie ein Gefühl dafür, was noch zu tun ist, und haben ein paar Stunden Zeit, um in aller Ruhe zu überlegen, wie Sie die offenen Themen am besten angehen.
   
3. Überprüfen Sie Ihre aktuelle Aktionsliste jede Woche. Während das Erfassen aller Ihrer Aufgaben hilfreich ist, kann Ihre Liste schnell überwältigend werden, mit Hunderten von Einträgen, ohne zu wissen, wo man anfangen soll. Deshalb empfehlen wir eine gründliche wöchentliche Überprüfung, um schnelle Aufgaben zu identifizieren, die erledigt werden können, die nicht mehr notwendig sind und gelöscht werden können, sowie bereits erledigte Aufgaben, die Sie vergessen haben, zu aktualisieren. Ihre Liste bleibt so aktuell und wird nicht unübersichtlich.
   
4. Überprüfen Sie Ihre abgeschlossenen Aktionen jeden Monat. Obwohl es redundant erscheinen mag, bereits abgeschlossene Aktionen zu überprüfen, ermöglicht dies eine Analyse Ihres Arbeitsablaufs, um Verbesserungen zu identifizieren. Haben Sie denselben Aufgabentyp wiederholt durchgeführt — könnte er automatisiert werden? Führen Sie dieselbe Aufgabe für mehrere Teams durch — könnte eine einzelne Kopie an alle gesendet werden? Tun Sie Dinge, die besser in einen anderen Verantwortungsbereich gehören? Die regelmäßige Überprüfung Ihrer geleisteten Arbeit ist ein ausgezeichneter Weg, um Ihre zukünftigen Praktiken zu verbessern.

Anfragen verwalten

Produktiv zu sein bedeutet, die Aufgaben zu erfüllen, die Ihre Kollegen Ihnen für das reibungslose Funktionieren der Organisation anvertrauen. Dies erfordert zu wissen, wie man seine Arbeitsbelastung verwaltet, wenn Ihre Kollegen Sie um Hilfe bitten. Wie bereits erwähnt, sofort schriftlich zu dokumentieren, dass Sie um Hilfe gebeten werden, hilft Ihnen, dies nicht zu vergessen, und ein umfassender Blick auf Ihre Liste ermöglicht es Ihnen, das zu organisieren und zu priorisieren, was getan werden muss. Dadurch können Sie ruhig antworten, wenn Ihre Kollegen nach dem Fortschritt fragen: Sie wissen genau, was noch zu tun ist und welche Aufgaben Vorrang haben.

Holaspirit macht die Aktualisierungen zwischen Kollegen noch einfacher. Jede Aktion hat eine eindeutige URL, so dass Sie leicht teilen können, woran Sie arbeiten, indem Sie einfach einen Link versenden. Jede Aktion zeigt an, ob sie läuft oder bereits als abgeschlossen markiert ist. Schließlich können zu jedem Projekt Notizen hinzugefügt werden, damit Sie die Beschreibung jederzeit aktualisieren und Ihre Kollegen informiert halten können.

Ihr Team anpassen

Eine weitere Möglichkeit, Holaspirit zu nutzen, um Ihr Team nach Scrum-Prinzipien auszurichten, besteht darin, die grundlegenden Rollen zu ändern, um Ihre Scrum-Praktiken besser widerzuspiegeln. Da praktisch alle Aspekte von Holaspirit angepasst werden können, empfehlen wir die folgenden Anpassungen für Teams, die stark auf Scrum setzen:

1. Benennen Sie Circle Lead/Lead Link in Product Owner um und weisen Sie ihm die folgenden Aufgaben zu:

• Artikulieren Sie die Elemente des Product Backlog deutlich.
• Ordnen Sie die Elemente des Product Backlog, um die Ziele und Mission bestmöglich zu erreichen.
• Optimieren Sie den Wert der von dem Entwicklungsteam geleisteten Arbeit.
• Stellen Sie sicher, dass das Product Backlog sichtbar, transparent und verständlich ist und die anstehende Arbeit des Scrum-Teams widerspiegelt.
• Stellen Sie sicher, dass das Entwicklungsteam die Elemente des Product Backlog im erforderlichen Maße versteht.

2. Benennen Sie Facilitator in Scrum Master um und weisen Sie ihm die folgenden Aufgaben zu:

• Stellen Sie sicher, dass Ziele, Umfang und Produktdomäne von allen Mitgliedern des Scrum-Teams so weit wie möglich verstanden werden.
• Finden Sie effektive Techniken zur Verwaltung des Product Backlog.
• Helfen Sie dem Scrum-Team, die Notwendigkeit klarer und prägnanter Product Backlog-Elemente zu verstehen.
• Verstehen Sie die Produktplanung in einer empirischen Umgebung.
• Stellen Sie sicher, dass der Product Owner weiß, wie das Product Backlog organisiert wird, um Werte zu maximieren.
• Verstehen und praktizieren Sie Agilität.
• Facilitieren Sie die Scrum-Events nach Bedarf.
• Begleiten Sie das Entwicklungsteam bei der Selbstorganisation und der Vielseitigkeit.
• Helfen Sie dem Entwicklungsteam, hochwertige Produkte zu schaffen.
• Beseitigen Sie Hindernisse für den Fortschritt des Entwicklungsteams.
• Unterstützen Sie das Entwicklungsteam in Organisationsumgebungen, in denen Scrum noch nicht vollständig angenommen und verstanden wird.

Darüber hinaus können Sie diese Scrum-Rollen als Rollenvorlagen für Ihre Organisation erstellen, so dass jedes Team den gesamten Satz von Scrum-Rollen leicht replizieren kann.