Anders arbeiten: wie das CEA diese Aufgabe mit Talkspirit in wenigen Monaten gemeistert hat

Wie lässt sich die Zusammenarbeit in einer Einrichtung mit hohen Sicherheitsauflagen flüssiger gestalten? Genau diese Aufgabe hat das CEA (Commissariat à l’énergie atomique et aux énergies alternatives) gemeistert! Für seine zivilen Aktivitäten hat es im Sommer 2020 die Collaboration-Plattform Talkspirit eingeführt. Das Ziel: die Zusammenarbeit in den Teams erleichtern und das Mitarbeitererlebnis verbessern.

Das 1945 gegründete CEA ist eine öffentliche Forschungseinrichtung und die innovativste öffentliche Einrichtung Europas.

Kennzahlen:

• 4 Tätigkeitsfelder:
  • Verteidigung und Sicherheit
  • Kern- und erneuerbare Energien
  • technologische Forschung für die Industrie
  • Grundlagenforschung
• 20 000 Mitarbeitende: 15 000 im zivilen und 5 000 im militärischen Bereich
• 9 Forschungszentren, verteilt über ganz Frankreich

Céline Massy, Architektin der digitalen Transformation der IT und stellvertretende Leiterin der Informationssysteme, blickt auf die Einführung von Talkspirit im CEA zurück. Sie erklärt uns auch, wie das Tool die Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden des zivilen Bereichs vereinfacht hat.

Ein Collaboration-Tool im Dienst der Mitarbeitenden

Im Bewusstsein, seine digitale Transformation beschleunigen und seine Collaboration-Tools modernisieren zu müssen, startete das CEA 2020 ein großes Vorhaben: einen Digital Workplace aufzubauen, der den Mitarbeitenden dient. Die doppelte Herausforderung lautete: den Informationsaustausch erleichtern und den Austausch bündeln zwischen den verschiedenen Tools des zivilen Bereichs (15 000 Mitarbeitende).

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„In diesem Digital Workplace wollten wir mehrere Arten von Werkzeugen einführen. Dazu gehören insbesondere eine Collaboration-Plattform, Werkzeuge zur Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen sowie API-Plattformen.

Angesichts unseres Bedarfs an Zusammenarbeit und Kommunikation galt die Priorität zunächst dem Aufbau einer Collaboration-Suite“, erklärt Céline Massy.

Ein Benchmark, den die Covid-Krise durcheinanderbrachte

„Zuerst haben wir verschiedene Collaboration-Tools verglichen; unter anderem Slack, Teams, WIMI, Jitsi, Mattermost und Talkspirit. Bewertet wurden die Lösungen nach technischen Kriterien, nach Sicherheit und nach Nutzererlebnis.

Und dann kam die Covid-Krise.

In der Eile haben wir uns für Microsoft Teams entschieden, im Bewusstsein, dass wir schnell eine Alternative finden mussten“. Denn Microsoft Teams unterliegt dem Cloud Act* und ist damit nicht sicher genug, um die sensiblen Daten des CEA zu hosten.

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Hohe Sicherheitsanforderungen

Wegen seiner Tätigkeiten muss das CEA hochsichere und DSGVO-konforme Lösungen einsetzen. Werkzeuge, die einen Zugang zu seinen Daten öffnen, wie Teams und Slack, hat es deshalb rasch aus dem Benchmark gestrichen.

Talkspirit wird in europäischen Rechenzentren gehostet, schützt die Vertraulichkeit der Daten und führt regelmäßige funktionale Audits durch. Europäisch und nicht dem amerikanischen Cloud Act unterworfen: ein gewichtiges Argument für das CEA.

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Die Wahl eines bedienfreundlichen und sicheren Tools

Nachdem das CEA die europäischen Anbieter noch genauer geprüft hatte, entschied es sich schließlich für Talkspirit als Ersatz für Microsoft Teams. Die 2008 von Philippe Pinault und Olivier Ricard gegründete französische Software erwies sich als sehr solide: Sie zählte bereits über 500 Kunden, darunter eine Reihe öffentlicher Einrichtungen wie das französische Heer, das CNRS, das CNES oder mehrere Krankenkassen. Mehrere Punkte gaben den Ausschlag, insbesondere die Sicherheit, das Hosting der Daten in Frankreich und die Bedienfreundlichkeit der Lösung.

„Wir brauchten eine Collaboration-Suite, die einfach zu bedienen und ergonomisch ist, unseren Sicherheitsauflagen genügt und der DSGVO entspricht. Talkspirit hat alle Kästchen angekreuzt !“, sagt Céline Massy.

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Eine sehr schnelle Einführung und Akzeptanz

„Die Einführung verlief schrittweise, aber schnell. Zu Beginn haben wir die Lösung in kleinen Arbeitsgruppen eingesetzt. Dann haben wir sie für die IT und die Fachbereiche geöffnet und sind von 30 auf 300 Nutzende gegangen, danach rasch auf mehrere Tausend. Es hat sehr, sehr schnell gegriffen“, erklärt die Architektin der digitalen Transformation der IT.

Sechs Monate nach dem Start der Einführung zählt die Plattform bereits 5 500 Nutzende, von denen fast 2 von 3 jeden Monat aktiv sind.

„Die Rückmeldungen der Nutzenden sind sehr positiv. Manche nutzen es natürlich stärker als andere. Wir haben zum Beispiel eine Einheit, die auf die digitale Transformation ausgerichtet ist und in der die Mitarbeitenden insgesamt begeistert sind.“

Viel Freiheit für die Nutzenden

Von Beginn der Einführung an hatten die Mitarbeitenden große Freiheit bei der Nutzung.

„Am Anfang haben wir zwei Hauptgruppen angelegt: eine Gruppe für die Unternehmenskommunikation und eine FAQ-Gruppe namens ‚Technical Center‘. Und dann haben wir die Nutzenden ihre eigenen Gruppen anlegen lassen“, wodurch sie sich das Tool eigenständig aneignen konnten.

„In der IT-Abteilung haben wir Gruppen für Studien- und Forschungsprojekte angelegt, was den Austausch von Dokumenten und die Diskussionen zwischen den verschiedenen Beteiligten erleichtert.“

Die Schlüsselfaktoren des Erfolgs

Für Céline Massy haben vier Schlüsselelemente zum Erfolg der Einführung beigetragen:

• das vorausschauende Erkennen der Bedürfnisse der Mitarbeitenden durch die IT-Abteilung
• die Einbindung der Mitarbeitenden in die Auswahl und den Test der Werkzeuge
• die Freiheit, die den Nutzenden auf der Plattform gelassen wurde
• die Begleitung durch die Teams von Talkspirit

„Wir wurden sehr gut begleitet. Talkspirit hat Online-Workshops für die fachlichen Administratoren veranstaltet und danach Sessions, die uns geholfen haben, die verschiedenen Funktionen der Plattform gut zu verstehen“, berichtet sie.

Aus dieser Zusammenarbeit ist eine echte Nähe zwischen beiden Häusern entstanden. Talkspirit hat dadurch heute ein besonders offenes Ohr für die Bedürfnisse des CEA!

Ein Tool fürs Homeoffice, das sich ständig verbessert

„Vor der Krise war das CEA kaum mit dem Homeoffice vertraut. Talkspirit hat die Einführung dieser neuen Arbeitsweise erleichtert. Heute teilen die Nutzenden ganz selbstverständlich alle Informationen direkt auf der Plattform“, was die Zusammenarbeit auf Distanz vereinfacht.

Besonders schätzt das CEA den Ansatz der kontinuierlichen Verbesserung von Talkspirit.

Neben dem Unternehmenschat, den Gruppen und dem Drive, die intern schon stark genutzt werden, werden mehrere neue Funktionen sehnlich erwartet von den Mitarbeitenden. „Wir freuen uns darauf, die Funktion zur Synchronisierung des Kalenders mit Outlook zu nutzen und die Teilnehmerzahl in der Videokonferenz nach und nach zu erhöhen“, ergänzt Céline Massy. Neuerungen, die noch in diesem Jahr in Talkspirit erscheinen sollen.

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Die Ambitionen des CEA

„Kurzfristig geht es darum, Talkspirit auf einen größeren Bereich der zivilen Seite auszurollen und die Plattform für unsere Partner aus der Forschung zu öffnen.

Bislang haben wir die Lizenzen nämlich eher den Mitarbeitenden des CEA vorbehalten. Jetzt möchten wir aber gemischte Communities aufbauen, die aus Mitarbeitenden des CEA und aus Partnereinrichtungen bestehen (etwa dem CNRS, dem INSERM oder dem INRIA).

Wir haben gerade 10 000 Lizenzen bestellt. Langfristig wollen wir auf 15 000 Nutzende kommen, aber nicht nur aus dem CEA.“

Der Blick von Talkspirit auf die Herausforderungen des CEA

Die interne Kommunikation und die Teamarbeit flüssiger zu machen, ist für eine Organisation mit hohen Sicherheitsauflagen eine echte Herausforderung, erst recht, wenn die Beschäftigten im Homeoffice arbeiten.

Mit Talkspirit lässt sich der Austausch zwischen Anwendungen bündeln und der Informationsaustausch auf Distanz erleichtern. Um die Vertraulichkeit der Daten zu wahren, muss jeder Baustein dieses virtuellen Büros sicher und DSGVO-konform sein.

Zu 100 % in Frankreich entwickelt und gehostet, erfüllt Talkspirit die Anforderungen von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen an Zusammenarbeit und Kommunikation. Und das bei größtmöglicher Datensicherheit. Als Anbieter mit überschaubarer Größe hören wir den Vorschlägen unserer Kunden ständig zu! Dafür bieten wir eine persönliche Begleitung, um Ihre Collaboration-Plattform einzuführen.

Wo steht Talkspirit seit diesem Erfahrungsbericht? Der Bericht stammt aus dem Jahr 2021 und beschreibt eine Einführung mit den damaligen Zahlen. Seitdem hat der Anbieter im Januar 2023 die Zertifizierung nach ISO 27001 erhalten und strebt bis 2026 die SecNumCloud-Qualifizierung der ANSSI an. Zwei Meilensteine bei genau dem Kriterium, das für das CEA den Ausschlag gab: die Kontrolle über Ort und Bedingungen des Daten-Hostings zu behalten.

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Zum Schluss

Möchten Sie mehr über die Herausforderungen der digitalen Transformation des CEA erfahren? Sehen Sie sich die Aufzeichnung unseres Webinars „Methodik und Werkzeuge für eine gelungene digitale Transformation“ an und erleben Sie den Bericht von Céline Massy im Video.

Aufzeichnung ansehen

*Cloud Act: US-Bundesgesetz zur Überwachung personenbezogener Daten, verabschiedet 2018, das amerikanische Dienstanbieter verpflichtet, den Bundesbehörden auf Anfrage sämtliche gespeicherten Daten herauszugeben, unabhängig vom Standort der Server (auch in der EU) (Quelle: Wikipedia)