Faut-il utiliser l’email pour sa communication interne ?

La difficulté à trouver l’information

L’un de vos collègues vous a partagé un document par email, mais vous n’arrivez plus à mettre la main dessus ? Si cette situation vous est déjà arrivée, vous avez probablement eu le réflexe de chercher votre document dans la barre de recherche de votre boîte mail, mais souvent sans succès…

La raison est simple : l’email n’est pas fait pour partager une multitude d’informations et de documents internes. Chercher un document parmi des milliers d’emails, c’est un peu comme chercher une aiguille dans une botte de foin : c’est chronophage, et pas très fun 😅.

D’autres outils de communication interne – comme ceux que nous mentionnons plus bas – peuvent vous aider à faciliter l’accès à l’information. Ne vous en privez donc pas !

La surcharge informationnelle

À l’opposé du spectre, le trop-plein d’emails peut également générer une surcharge informationnelle, c’est-à-dire un excès d’informations que vos collaborateurs ne sont plus en capacité de traiter. En moyenne, cette surcharge informationnelle toucherait 80 % des salariés dans le monde, et se traduirait par :

• une augmentation du stress,
• une charge mentale accrue, 
• et une perte de productivité.

Plus vos collaborateurs reçoivent d’emails, plus ils ont du mal à gérer le flux d’information qu’ils reçoivent. Résultat : ils peuvent parfois manquer des informations importantes, notamment si celles-ci sont uniquement communiquées par mail.

La diminution de la productivité

Envoyer trop d’emails internes peut aussi nuire à la productivité. Selon McKinsey, les collaborateurs passent environ 28 % de leur temps de travail à gérer leurs emails chaque semaine. Des emails internes et externes qu’il faut prendre le temps de lire, de trier et de prioriser, afin d’apporter une réponse dans les meilleurs délais. 

En réduisant la communication interne par email, vous permettez à vos collaborateurs de passer moins de temps à effectuer ces tâches. Un temps qu’ils peuvent ensuite réinvestir dans leurs projets importants, et qui peut les aider à gagner en performance.

Les mauvais usages de l’email interne

Peut-être avez-vous déjà été victimes de longues chaînes d’emails internes, ayant pour but de trouver un créneau pour une réunion, ou de discuter de tâches à faible valeur ajoutée ? Des emails internes qui auraient parfois pu être évités en envoyant un message de tchat, ou en faisant une publication sur votre réseau social interne.

Pour mettre fin à ce mauvais usage des emails internes, nous vous conseillons de donner à vos équipes quelques lignes directrices. En effet, il est important d’expliquer que l’email n’a PAS vocation à être utilisé pour : 

• les conversations en temps réel,
• l’envoi de données sensibles (mots de passe, informations clients…),
• le travail collaboratif,
• la gestion de projets internes,
• le stockage de documents,
• la gestion des conflits,
• le partage de connaissances,
• etc.

Les bons usages de l’email interne

À l’inverse, l’email est plus adapté pour : 

• l’envoi d’une newsletter interne résumant les actualités de votre organisation,
• l’envoi de notifications et de rappels (par exemple, pour notifier les collaborateurs de l’organisation d’un événement, ou de nouveaux messages publiés sur votre intranet),
• le transfert de contenus externes envoyés par mail, et pouvant intéresser vos collègues (par exemple, des bonnes pratiques métiers, ou une invitation à un salon),
• les échanges avec des parties prenantes externes à l’organisation (si ces dernières ne sont pas invitées sur votre réseau social interne).

Mais ce, à condition que vos équipes respectent plusieurs bonnes pratiques, telles que : 

• limiter au maximum le nombre des destinataires – et notamment le nombre de personnes en copie – pour garantir la pertinence de l’email,
• mettre un objet clair (n’oubliez pas que c’est la première chose que l’on voit 👀)
• privilégier les emails courts et agréables à lire, par exemple, en utilisant des listes à puces et du gras sur les informations importantes (un email n’est pas un article, on évite donc d’écrire une page de texte ❌),
• ne pas partager trop de pièces jointes, et si cela est nécessaire, envoyer plutôt le lien d’un dossier drive,
• trier régulièrement ses emails, à la fois pour réduire leur impact carbone numérique et éviter la surcharge informationnelle.

Accéder au Guide Pratique

Dans notre guide pratique “10 initiatives de nos clients pour améliorer la communication interne”, vous découvrirez : 10 exemples d’entreprises qui utilisent Talkspirit pour améliorer leur communication interne, ainsi que des conseils et astuces pour mieux partager l’information et renforcer la cohésion au sein de votre entreprise.

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