Le rôle de la communication interne dans la conduite du changement
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- Près de 70 % des projets de conduite du changement échouent à cause de la résistance des collaborateurs, et 76 % des salariés disent ne pas toujours bien comprendre la nécessité des changements.
- La communication interne sert à informer, impliquer et mobiliser : négligée, elle laisse la place à la confusion, à la méfiance et à la résistance.
- Quatre étapes de préparation : établir un plan de communication, impliquer toutes les parties prenantes, créer une charte, puis suivre et ajuster.
- Le plan de communication fixe les objectifs, l’argumentaire, la segmentation de l’audience, les canaux, le calendrier, les rôles de chacun et les KPIs à suivre.
- Le moment compte autant que le message : avant l’annonce, à l’annonce, pendant le déploiement et après la bascule, la communication ne poursuit pas le même but.
- Les résistances se traitent en leur donnant un endroit où s’exprimer, pas en les contournant.
Pour conduire le changement, il faut passer par plusieurs étapes. Et parmi celles-ci : il y a la communication interne !
En général, on aime les surprises ! 🎉 Mais lors d’une transformation majeure de notre environnement de travail, c’est différent… 😅 Près de 70% des projets de conduite du changement échouent à cause de la résistance des collaborateurs. Alors, oubliez les secrets, et à la place : communiquez sur le changement que vous voulez opérer !
Dans cet article, nous verrons quel rôle joue la communication interne dans la conduite du changement et comment la mettre en place de manière efficace. Une fois votre lecture terminée, vous saurez ainsi comment transformer vos employés en ambassadeurs du changement ! 🤝
L’importance de la communication interne
La communication interne est un élément clé dans la conduite du changement. Mais pourquoi ? 🤔
Elle joue un rôle essentiel pour informer, impliquer et mobiliser les collaborateurs autour du changement à venir. Si la communication interne est négligée, cela peut entraîner de la confusion, de la méfiance et une résistance au changement de la part de vos employés. Ce qui, in fine, peut complètement compromettre leur adhésion et leur engagement autour du changement que vous souhaitez conduire…
Cependant, lorsque la communication interne est bien menée, elle offre de nombreux avantages en termes de conduite du changement ! Par exemple :
- Elle facilite l’acceptation du changement par les employés. Si vous expliquez clairement les raisons du changement, ainsi que les bénéfices pour l’entreprise et pour les collaborateurs, vos employés se sentiront inclus et soutiendront le changement.
- Avec une communication interne transparente et honnête, vous renforcez la confiance entre la direction et les employés.
- Ouvrir le dialogue, ça paye ! Et oui, en adoptant une communication ouverte où les feedbacks des parties prenantes sont les bienvenues, vous renforcez l’engagement des collaborateurs dans le processus de changement.
Comment bien communiquer sur un changement en interne ? 🤔
Se préparer à conduire le changement
Vous avez défini le changement que vous souhaitez entreprendre, bravo ! 👏 Avant même de communiquer sur ce changement, il faut bien se préparer. Et vous avez un rôle important à jouer !
Selon un sondage Chaire ESSEC/IPSOS, 76 % des salariés “ne comprennent pas toujours très bien la nécessité des changements”. C’est là que se joue l’importance de la communication interne pour assurer une transition en douceur auprès de vos équipes.
Pour se prévoir une communication optimale, vous devez dans l’ordre :
- Établir un plan de communication interne
- Impliquer toutes les parties prenantes
- Créer une charte à respecter
- Suivre et ajuster sa communication
La communication interne va permettre d’informer, d’impliquer et de mobiliser vos équipes autour du changement à venir. Donc s’il y a bien une chose à ne pas faire : c’est rater cette étape ! 😬
Établir un plan de communication interne
Le plan de comm’ est votre guide à suivre pour assurer une adhésion maximale du changement à venir. Pour l’établir, vous devez :
- Identifier vos objectifs de communication et définir clairement ce que vous voulez accomplir.
- Élaborer un argumentaire solide qui justifie votre choix de changement, et démontre son impact positif.
- Segmenter votre audience pour adapter votre message en fonction des besoins et des préoccupations spécifiques de chaque profil de collaborateur.
- Choisir les canaux de communication appropriés en fonction de votre cible et de la nature du message.
- Établir un calendrier de communication pour planifier et coordonner vos actions.
- Clarifier le rôle et les missions des membres de votre entreprise qui vont devoir communiquer en interne sur la conduite du changement.
- Prévoir les KPIs à suivre pour évaluer l’efficacité du plan de communication et son impact.
Impliquer toutes les parties prenantes
La communication interne, c’est aussi une affaire d’équipe ! Selon une enquête Gartner, les organisations qui réussissent le mieux la conduite du changement sont celles qui s’appuient également sur leurs collaborateurs, et non uniquement sur leurs dirigeants. Voici quelques bonnes pratiques pour impliquer toutes vos parties prenantes :
- Assignez le rôle d’ambassadeur aux managers et collaborateurs convaincus par votre projet, et qui peuvent servir d’intermédiaires entre la direction et les employés.
- Organisez des réunions de suivi régulières avec les différentes équipes impliquées pour partager les progrès et recueillir les retours.
- Créer des groupes de travail multidisciplinaires pour favoriser la collaboration, l’entraide et la prise de décision collective.
Talkspirit peut vous aider à fluidifier la communication interne autour de vos projets de conduite du changement. C’est une plateforme tout-en-un qui réunit le fil d’actualité, le tchat et les groupes de travail au même endroit, pour que l’information sur le projet ne se perde pas entre les outils. Planifiez une démo pour découvrir Talkspirit ! 👇
Créer une charte à respecter
Pour assurer une communication interne homogène, encadrez-la grâce une charte précisant les do’s et don’ts associés à la conduite du changement. Par exemple, vous pouvez imposer :
- Des règles d’utilisation pour vos outils de communication interne. Par exemple, utilisez un module spécifique pour organiser et gérer les réunions. Initiez des sessions de formations grâce à une fonctionnalité type webinaire. Diffusez des messages d’information froide sur des publications sur un fil d’actualité, et favorisez le tchat pour les informations chaudes qui attendent une réponse immédiate.
- La personnalisation des messages en fonction des différents publics. Pour que les messages soient le plus clair possible, évitez les “copier-coller” d’un pitch déjà préparé. Misez plutôt sur un texte simple, clair, concis et adapté pour chaque équipe de travail. D’ailleurs, de nos jours, l’intelligence artificielle peut être un atout précieux ! 💡 Vous pouvez personnaliser rapidement des messages en fonction des spécificités que vous lui aurez indiquées.
- La transparence et l’honnêteté dans les communications, même lorsque les nouvelles ne sont pas positives.
- Des délais clairs pour communiquer en interne sur chaque étape du processus de conduite du changement.
- Le respect des règles de confidentialité et de sécurité des données lors des communications internes.
Suivre et ajuster sa communication
Pour garantir l’efficacité de votre communication interne pendant la conduite du changement, il est essentiel de suivre vos actions de près. Assurez-vous de :
- Collecter régulièrement des feedbacks auprès de vos employés pour évaluer la compréhension et l’acceptation du changement.
- Surveiller les indicateurs clés de performance (KPIs) liés à la communication interne, tels que l’engagement des employés ou le taux de participation aux initiatives de changement.
- Être flexible et prêt à ajuster votre stratégie de communication en fonction des besoins et des réactions des employés.
En suivant tout cela, le tour est joué ! 👏
Quand communiquer ? Le calendrier du changement
Savoir quoi dire ne suffit pas : la même information ne produit pas le même effet selon le moment où elle arrive. Annoncée trop tard, elle laisse la rumeur occuper le terrain. Annoncée trop tôt, sans réponse aux questions concrètes (qui fait quoi, à partir de quand, avec quel accompagnement), elle nourrit l’inquiétude. Un projet de changement se découpe en quatre temps, et la communication n’y poursuit pas le même but.
| Phase du projet | Ce que la communication doit obtenir | Canal à privilégier | Signal à surveiller |
|---|---|---|---|
| Phase du projetAvant l’annonce | Ce que la communication doit obtenirAligner la direction et les managers sur un même argumentaire | Canal à privilégierRéunions restreintes, note de cadrage | Signal à surveillerLes managers savent-ils répondre aux questions qui vont venir ? |
| Phase du projetL’annonce | Ce que la communication doit obtenirDire ce qui change, pourquoi, et ce que cela implique pour chaque équipe | Canal à privilégierRéunion plénière, puis publication écrite sur le fil d’actualité | Signal à surveillerTaux de lecture, volume de questions posées dans les 48 heures |
| Phase du projetLe déploiement | Ce que la communication doit obtenirAccompagner l’usage, répondre vite, montrer les premiers résultats | Canal à privilégierTchat pour les questions courtes, groupes de travail pour le reste | Signal à surveillerParticipation aux formations, retours remontés par les ambassadeurs |
| Phase du projetAprès la bascule | Ce que la communication doit obtenirAncrer les nouvelles habitudes et rendre compte des effets obtenus | Canal à privilégierBilan chiffré partagé à tous, témoignages d’équipes | Signal à surveillerRetour discret aux anciens outils, écart d’adoption entre équipes |
Le dernier temps est celui qu’on néglige le plus souvent, alors que c’est lui qui décide si le changement tient. Une fois l’annonce passée et l’outil déployé, les équipes retournent volontiers à leurs anciennes habitudes si plus personne ne parle du projet : c’est le sujet de notre échange avec Nick Osborne sur les raisons pour lesquelles le changement ne dure pas.
Faire une place aux résistances plutôt que les contourner
Une objection qui ne trouve pas d’endroit où s’exprimer ne disparaît pas : elle passe en coulisses, où la communication interne n’a plus prise. Prévoyez donc, dès le plan de communication, un canal de questions ouvert et réellement lu : un groupe dédié au projet, une session de questions-réponses après chaque étape, une boîte à questions anonyme quand le sujet est sensible. Répondre publiquement à une critique argumentée vaut plus qu’une dizaine de messages descendants. Nous détaillons les formes que prennent ces objections, et la manière d’y répondre, dans notre article sur la résistance au changement. Et si vous en êtes encore à cadrer le projet lui-même, notre méthode de conduite du changement en 3 étapes pose le décor dans lequel ce plan de communication vient s’insérer.
Pour conclure
La communication interne a un rôle clé à jouer dans la conduite du changement ! Toutefois, retenez qu’elle ne se limite pas à informer. Son rôle consiste aussi à renforcer le sentiment d’appartenance et l’engagement des employés, afin de limiter les résistances. N’oubliez pas : c’est l’étape du processus de conduite du changement à ne surtout pas négliger. ⚠️
En intégrant ces principes et bonnes pratiques dans votre stratégie de conduite du changement, vous pourrez engager vos équipes dans le projet et assurer sa réussite ! 🚀
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FAQ
Près de 70 % des projets échouent à cause de la résistance des collaborateurs. D’où le conseil : communiquer sur le changement que vous voulez opérer plutôt que de le garder secret.
Cela peut entraîner de la confusion, de la méfiance et une résistance au changement de la part des employés, et compromettre leur adhésion comme leur engagement.
Les objectifs de communication, un argumentaire justifiant le changement, la segmentation de l’audience, le choix des canaux, un calendrier de communication, le rôle des personnes qui communiqueront en interne, et les KPIs à suivre pour évaluer l’efficacité du plan.
Selon un sondage Chaire ESSEC/IPSOS, 76 % des salariés ne comprennent pas toujours très bien la nécessité des changements. C’est là que se joue l’importance de la communication interne pour assurer une transition en douceur.
En assignant le rôle d’ambassadeur aux managers et collaborateurs convaincus par le projet, en organisant des réunions de suivi régulières avec les équipes impliquées, et en créant des groupes de travail multidisciplinaires. Selon une enquête Gartner, les organisations qui réussissent le mieux s’appuient aussi sur leurs collaborateurs, pas uniquement sur leurs dirigeants.
Les règles d’utilisation des outils de communication interne, la personnalisation des messages selon les publics, la transparence et l’honnêteté même quand les nouvelles ne sont pas positives, des délais clairs à chaque étape, et le respect des règles de confidentialité et de sécurité des données.
