Passez à la digital workplace

Fluidifiez la collaboration avec l’ensemble de vos parties prenantes, où qu’elles soient. Communiquez en temps réel avec vos collaborateurs et boostez leur efficacité grâce à une digital workplace qui rassemble tous les outils dont ils ont besoin pour travailler.

Nos bonnes pratiques pour réussir votre déploiement

Clarifiez vos besoins

Avant toute chose, réfléchissez aux raisons qui vous poussent à vous tourner vers une Digital Workplace. Souhaitez-vous plutôt faciliter la communication à distance ? Faire évoluer vos modes de travail ? Ou bien aider vos équipes à collaborer au quotidien ?

Outre le “pourquoi” du projet, il est également important de clarifier vos besoins, en impliquant l’ensemble de vos parties prenantes (notamment la direction, les managers et les collaborateurs). Pour cela, nous vous conseillons de vous poser les questions suivantes :

  • À quels enjeux souhaitez-vous répondre grâce à cette Digital Workplace ? 
  • Quels outils et/ou fonctionnalités, souhaitez-vous retrouver dessus ?
  • Combien d’utilisateurs souhaitez-vous y inviter ? S’agit-il uniquement de collaborateurs internes, ou avez-vous besoin d’inviter des personnes externes ?
  • Avez-vous des contraintes particulières ? (par exemple, en termes de sécurité et/ou d’accessibilité, etc.)

Vous aurez ainsi tous les éléments nécessaires pour élaborer votre cahier des charges, et choisir la Digital Workplace qui répond le mieux à vos attentes.)

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Préparez un plan de déploiement

Entrons maintenant dans le vif du sujet : le déploiement de votre Digital Workplace. Comme beaucoup d’autres outils, il n’y a pas de secrets : son succès va en partie dépendre des efforts réalisés lors de la phase de préparation.

Pour mettre toutes les chances de votre côté, nous vous recommandons donc d’élaborer un plan d’actions précis, dans lequel vous intègrerez : 

  • les personnes à inviter sur votre plateforme
  • les communications à prévoir avant, pendant et après le lancement de votre Digital Workplace, ainsi que leur date et leur format
  • les personnes chargées de ces communications et de la promotion de votre plateforme en interne 
  • les premiers groupes à créer sur votre outil, et les contenus à ajouter dessus avant d’y inviter vos collaborateurs

Une fois votre plan de communication préparé, vous pourrez ainsi lancer le déploiement de votre plateforme en toute sérénité.

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Formez vos équipes

Votre plateforme est maintenant déployée. Mais le travail n’est pas pour autant terminé. En effet, il vous faut désormais former vos collaborateurs, pour que ces derniers apprennent à se servir de votre digital workplace.

En fonction de vos effectifs, vous pouvez organiser une à plusieurs session(s) de formation, au cours desquelles vous expliquerez :

  • en quoi consiste une digital workplace
  • ses bénéfices et les problématiques qu’elle permet de résoudre
  • comment utiliser ses différentes fonctionnalités (en séparant bien celles pour les utilisateurs et les administrateurs)

Quelques mois après le déploiement de votre digital workplace, pensez également à prendre la température auprès de vos collaborateurs, notamment pour savoir s’ils arrivent bien à utiliser l’outil, et s’ils en sont satisfaits au quotidien. En fonction des feedbacks de chacun, vous pourrez ainsi prévoir des ateliers d’accompagnement supplémentaires sur demande.

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Fluidifiez la collaboration

Facilitez la collaboration au sein de vos équipes et avec vos parties prenantes externes grâce à une digital workplace accessible où que vous soyez (en télétravail, au bureau, ou en mobilité). Créez des groupes pour simplifier le travail en mode projet et le partage d’informations entre vos différentes parties prenantes. Discutez en temps réel via le tchat et la visioconférence, et dites adieu aux interminables échanges d’emails. Brainstormez à plusieurs et favorisez le partage d’idées lors de vos réunions grâce à un tableau blanc interactif et à des breakout rooms permettant de scinder les participants en petits groupes.

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Tchats & visioconférences

Groupes

Webinaires & tableau blanc interactif

Gagnez en efficacité

Gérez vos projets personnels et d’équipe et suivez leur avancement en un seul et même endroit. Créez des tableaux kanban, listez vos tâches dans des checklists, et assignez-les aux membres de votre équipe en quelques clics. Stockez et partagez facilement tous types de fichier grâce à un drive sécurisé et souverain. Co-éditez des documents à plusieurs en temps réel via une suite bureautique intégrée. Planifiez des réunions via un agenda partagé synchronisable avec les calendriers Google et Outlook. Connectez vos applications de travail et l’ensemble des sources d’informations dont vous avez besoin pour rester automatiquement informé(e) de nouveaux événements.

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Gestion de projet

Drive & suite bureautique

Agenda partagé

Améliorez l’expérience collaborateur

Centralisez l’ensemble de vos informations “chaudes” sur un fil d’actualités, et offrez la possibilité à chacun de réagir et partager son avis en laissant des commentaires. Personnalisez les contenus poussés à vos différents profils d’utilisateurs en créant différentes pages par audience sur votre portail d’accueil. Lancez des sondages pour recueillir l’avis de vos équipes et les impliquer davantage dans vos prises de décisions. Développez le partage de savoirs et de bonnes pratiques grâce aux groupes et à la bibliothèque, qui vous permet de stocker toutes vos connaissances “froides”. Rendez ces informations disponibles à tout instant grâce au chatbot FAQ, l’assistant moderne disponible 24h/24. De quoi améliorer l’expérience de travail de vos collaborateurs !

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Fil d'actualités

Base de connaissances

Chatbot

Pourquoi ont-ils choisi Talkspirit ?

Un leader du marché de la digital workplace

Talkspirit aide plus de 500 entreprises, associations et institutions à fluidifier leurs modes de collaboration et de communication, grâce à une digital workplace qui s’adapte à l’ensemble de leurs besoins

4 atouts clés

Simplicité

Simple, intuitive et conviviale, l’interface de Talkspirit est facile à prendre en main par tous vos utilisateurs. Pas besoin de formation : vous savez déjà l’utiliser :)

Accessibilité

Utilisez Talkspirit où que vous soyez et sur le support de votre choix (PC, mobile ou tablette). Maximisez la visibilité des messages en invitant l’ensemble des collaborateurs, même s’ils ne disposent pas d’une adresse mail professionnelle.

Sécurité et confidentialité

100 % conçu et hébergé en France, Talkspirit est conforme auRGPD, et assure la sécurité de l’ensemble de vos données. Votre plateforme Talkspirit est privée : seuls les utilisateurs invités peuvent y accéder

Proximité

Sympathiques, réactives et efficaces, nos équipes support et commerciales offrent à nos clients une expérience positive et humaine, qui répond à leurs besoins de communication interne. Ce sont d’ailleurs vos suggestions et demandes qui donnent le cap à notre roadmap produit.

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