Politique de confidentialité -Plateforme Talkspirit

Parce qu’il s’agit de vos données, nous accordons une très grande importance à en préserver la confidentialité.

Talkspirit (ci-après « Talkspirit » ou « nous ») est une société par actions simplifiée au capital de 16 000 euros, ayant son siège social situé 72, rue du Faubourg Saint-Honoré à Paris (75008), immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro d’identification 479 109 332.

Nous vous demandons de bien vouloir lire attentivement la présente politique de confidentialité pour comprendre comment sont collectées, traitées et conservées vos données personnelles lors de votre utilisation de la plateforme Talkspirit (ci-après la « Plateforme »).

Les utilisateurs de la Plateforme (le ou les « Utilisateur(s) ») ont la possibilité d’accéder à différents services de communication centralisés (le ou les « Service(s) »). Cet accès leur est ouvert sous la responsabilité d’un client de Talkspirit ayant conclu un contrat de service spécifique avec cette dernière (l’« Organisation ») et pour toute la durée de ce contrat sauf restriction particulière décidée par l’Organisation. Les coordonnées du responsable du traitement (l’Organisation) ainsi que ceux de son éventuel DPO (Data Processor Officer, délégué à la protection des données personnelles) sont accessibles depuis la page « A propos » de la Plateforme une fois connecté avec vos accès personnels.

Devenir un Utilisateur de la Plateforme implique une collecte d’informations personnelles. Dans ce contexte, la protection de vos données constitue une priorité absolue pour Talkspirit.

Talkspirit n’assume, au sens de la réglementation applicable en matière de données à caractère personnel, qu’un rôle de sous-traitant de l’Organisation dans le cadre du traitement des données à caractère personnel réalisé via la Plateforme.

En conséquence, seule l’Organisation détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel. Les données personnelles ne sont traitées par Talkspirit que sur instruction documentée de l’Organisation, y compris en ce qui concerne les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale.

Nous nous réservons le droit de modifier, compléter ou remplacer les dispositions de la présente politique de confidentialité. En cas de modification importante, nous nous engageons à afficher, sur la Plateforme, une notification relative à la modification de la présente politique de confidentialité.

Pour toute réclamation ou question concernant cette politique de confidentialité veuillez contacter Talkspirit SAS.

1. Quelles sont les données personnelles que nous collectons ?

A. Données d’identification et données relatives à la vie professionnelle au sein de l’Organisation

Pour devenir Utilisateur de la Plateforme, vous devez fournir un certain nombre d’informations personnelles, telles que votre nom, prénom, email, mot de passe et le cas échéant un numéro de téléphone. Sans ce minimum d’informations, il ne sera pas possible de créer votre compte.

De façon optionnelle, vous pouvez également fournir des informations personnelles supplémentaires dans votre profil d’Utilisateur membre (le « Profil) : Bio, Expertises, Liens vers vos profils sociaux (LinkedIn, Twitter, …).

B. Données de navigation

Lors de votre utilisation de la Plateforme, les serveurs de Talkspirit enregistrent automatiquement les informations créées et échangées en utilisant nos Services (dont notamment date de dernière visite, fonctionnalités utilisées, langue etc..).

2. Pour quelles finalités et bases juridiques collectons-nous vos données personnelles ?

Nous collectons, traitons et conservons en tant que sous-traitant de votre Organisation, les données personnelles pour les finalités suivantes :

  • Lorsque vous utilisez la Plateforme et créez un compte utilisateur, ou lorsque votre Organisation demande la création de votre compte utilisateur, les données personnelles vous concernant seront traitées et conservées pour permettre la création de votre compte utilisateur et vous permettre d’utiliser la Plateforme. Vos données de connexion pourront également être utilisées afin de permettre une bonne utilisation des diverses fonctionnalités de notre Plateforme. Ce traitement de vos données personnelles est ainsi nécessaire à l’exécution du contrat de service conclu entre notre société et votre Organisation.
  • Dans le cadre de la bonne administration de la Plateforme, nous pouvons également collecter vos données personnelles afin de vous envoyer des emails concernant votre inscription sur la Plateforme, des courriers d’information, des notifications techniques, des mises à jour, des alertes de sécurité. Le traitement de vos données personnelles est ainsi à ce titre également nécessaire à l’exécution du contrat de service conclu entre notre société et votre Organisation.
  • Nous collectons également les données relatives à votre utilisation et navigation de la Plateforme afin d’assurer le bon fonctionnement de notre Plateforme (ex : en vous délivrant un message d’information nécessaire suite à une action réalisée lors de l’utilisation de la Plateforme). Le traitement de vos données personnelles est ainsi à ce titre également nécessaire à l’exécution du contrat de service conclu entre notre société et votre Organisation.

3. Qui seront les personnes pouvant avoir accès à vos données personnelles ?

Les données à caractère personnel vous appartenant ne seront accessibles que par les personnes autorisées au sein de Talkspirit (salariés, stagiaires et freelances) et aux fins strictement nécessaires à leurs missions respectives (principalement le service commercial et le support technique du Site).

Nous pouvons par ailleurs être amenés à partager vos données personnelles à des tiers dans les situations suivantes :

  • Vos données personnelles seront transmises à notre hébergeur situé en France, nous permettant de fournir un accès à la Plateforme.
  • Vos données personnelles pourront être rendues également accessibles à nos prestataires techniques externes assurant la bonne administration de notre Plateforme, dont notamment notre prestataire technique de support, d’identification des logs de connexion, de routage d’emails, de vidéoconférences et enfin de paiement et facturation.  

L’ensemble des prestataires susvisés accéderont à vos données personnelles dans le respect des conditions contractuelles signées avec notre société, conforme à la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, et ne pouvant déroger aux conditions de la présente politique de confidentialité.

Certains de ces prestataires sont par ailleurs situés aux Etats-Unis, pays tiers non reconnu par la Commission européenne comme disposant d'un niveau de protection adéquat en matière de protection des données à caractère personnel. Nous avons toutefois pris soin de vérifier que ces prestataires respectent la confidentialité de vos données personnelles et avons conclu avec eux les clauses contractuelles types de la Commission Européenne afin d’encadrer ce transfert de données vers les Etats Unis.  

4. Comment seront hébergées vos données ?

Nous veillons à sécuriser les données personnelles des utilisateurs de manière adéquate et appropriée et avons pris les précautions utiles afin de préserver et faire préserver par notre hébergeur la sécurité et la confidentialité des données et notamment empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des personnes non autorisées.

Différentes procédures physiques et électroniques ont été mises en place afin d’assurer la protection de vos données personnelles. Nous avons notamment mis en place au sein de notre société des contrôles d’accès aux données, des contrôles de séparation et des processus de pseudonymisation et cryptage des données.

Nous avons également mis en place des mesures visant à garantir l’intégrité, la disponibilité et la résilience de nos systèmes et des données hébergées. Ces mesures sont revues périodiquement afin d’en tester l’efficacité.  

Le cas échéant, toute éventuelle faille de sécurité vous sera notifiée dans le strict respect de la réglementation applicable.

L’ensemble des données personnelles que nous collectons sont hébergées dans l’Union Européenne.

Vos données personnelles seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour l’apport des Services et fonctions offerts par la Plateforme à l’Organisation et pendant une durée de sept (7) jours à compter de la fin du contrat de service, pour une quelque raison que ce soit, liant Talkspirit à votre Organisation.

Afin d’assurer le meilleur fonctionnement des services et fonctionnalités de la Plateforme, il est recommandé aux Utilisateurs de mettre à jour régulièrement les informations figurant dans leur Profil et, en conséquence, de corriger ou supprimer toute information inexacte.

5. Exercice de vos droits

Conformément à la réglementation européenne en matière de protections des données à caractère personnel, vous bénéficiez des droits suivants :

  • Un droit d’accès vous permettant à tout moment de savoir si vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées par nos services et lorsqu’elles le sont, d’avoir accès auxdites données personnelles et aux informations requises par la loi concernant les modalités de traitement de ces données,
  • Un droit de rectification vous permettant, de demander à ce que soit corrigée dans les meilleurs délais toute inexactitude concernant les données personnelles vous concernant,
  • Un droit à l’effacement, vous permettant de demander dans les meilleurs délais à ce que vos données personnelles soient effacées lorsque (i) leur conservation n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées (ii) vous vous êtes opposés au traitement et souhaiter en conséquence qu’elles soient effacées (iii) les données ont fait l'objet d'un traitement illicite ; (iv) les données doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue soit par le droit de l'Union Européenne soit par le droit français,
  • Un droit à la limitation du traitement de vos données personnelles (i) lorsque vous contestez l’exactitude des données personnelles collectées pendant la durée permettant de vérifier l’exactitude de celles-ci, (ii) lorsque suite à un traitement établi comme non conforme, vous préférez la limitation du traitement à l’effacement complet des données (iii) lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins du traitement mais que celles-ci sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; (iv) lorsque vous vous êtes opposés au traitement et que vous souhaitez une limitation du traitement pendant la durée permettant de vérifier si le motif légitime invoqué se justifie,
  • Un droit à la portabilité vous permettant de recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou à demander que ces données personnelles soit transmises à un autre responsable de traitement, sous réserve que cette demande de portabilité porte sur des données personnelles que vous avez directement fournies et vous concernant et que cette demande de portabilité ne porte pas atteinte aux droits et libertés de tiers,
  • Un droit d’opposition au traitement de vos données personnelles pour des raisons tenant à votre situation particulière et il sera alors mis fin au traitement en cause sauf s’il existe des motifs légitimes et impérieux en justifiant la poursuite en conformité avec la règlementation applicable,
  • Le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données à caractère personnel à compter de votre décès,
  • Dans le cas où le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement, vous avez également le droit de retirer ce consentement à tout moment.

Ces droits pourront être exercés en contactant directement Talkspirit SAS.

Les réclamations relatives à l’utilisation de vos données personnelles peuvent le cas échéant également être adressées à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX

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