L’Institut G9+

“L’idée, avec talkspirit, était d’avoir un endroit commun pour communiquer, afin que les gens qui arrivent dans un projet puissent très rapidement s’y retrouver et commencer à collaborer”

Didier Carré, Secrétaire Général

L’Institut G9+

Créé en 1995, l’Institut G9+ est un think-tank qui travaille sur les sujets liés au digital. Il fédère aujourd’hui 27 communautés d’anciens de toutes formations (écoles d’ingénieurs, management, sciences politiques, université), représentée chacune par 2 membres actifs bénévoles, et agrégeant au total environ 50.000 professionnels du numérique. Grands acteurs privés ou publics et pôles d’expertise concernés font naturellement partie de son environnement. Ses réflexions, débats et conférences portent essentiellement sur l’enjeu suivant : comment la transformation digitale peut-elle être un levier de progrès social pour les entreprises ?

La particularité de l’Institut G9+ est de regrouper des membres bénévoles, en marge de leur activité professionnelle, qui échangent donc essentiellement à distance et rarement en temps réel.

Chaque mois cependant, l’Institut se réunit pour échanger, élaborer des projets et organiser des événements. Ce qui présente des défis internes, qu’il s’agisse :

  • de concilier les agendas de professionnels de haut niveau - donc très occupés -
  • de pouvoir partager de documents,
  • d’engager / d’entretenir des conversations,
  • de planifier des rendez-vous en interne ou avec des tiers.

Auparavant, les membres de l’Institut utilisaient surtout l’email, ce qui générait des échanges laborieux et parfois interminables, peu efficaces pour des bénévoles ayant en parallèle une activité professionnelle soutenue. L’Institut G9+ a dû trouver un autre moyen : un réseau social interne, via talkspirit.

Think tank

Think tank

50 membres

50 membres

Paris

Paris

Bénéfices identifiés par L'Institut G9+

Meilleur partage et accessibilité de l’information

En tant qu’association, l’Institut G9+ doit mettre à disposition de ses adhérents un certain nombre de documents tels que les statuts, le règlement intérieur, ou les comptes rendus de réunions. Le stockage des documents dans une base documentaire classée/structurée permet à chacun de retrouver et d’accéder facilement aux informations dont il a besoin, notamment les éléments liés aux projets en cours (qui sont facilement identifiables) ! Ce fonctionnement offre un gain de temps considérable au Secrétaire Général, qui n’a plus à transmettre de documents par mail à chaque demande d’un membre. A la suite d’une réunion par exemple, les comptes rendus sont publiés dans le groupe dédié à l’événement, et chacun peut les consulter à tout moment.

Gain de temps dans l’organisation d’évènements

L’organisation des évènements de l’Institut G9+ exige de réunir chaque mois une cinquantaine d’adhérents, ce qui peut rapidement devenir fastidieux. Grâce aux conversations de groupes dans talkspirit, les réunions sont plus faciles à gérer et les échanges sont mieux structurés (finis les centaines de mails à lire!). En amont de chaque réunion, les détails sont partagés dans un groupe dédié à l’évènement et les discussions autour de l’ordre du jour sont gérées de manière structurée. Enfin, grâce à l’agenda partagé (et connecté aux agendas personnels du type iCal ou Outlook), toutes les réunions sont notées. Plus d’excuses pour oublier une réunion !

Plus de participation de la part des membres

Grâce à la fonctionnalité “sondages en ligne”, les membres qui ne peuvent être physiquement présents aux réunions peuvent néanmoins prendre part aux débats et aux prises de décisions de l’association. Ainsi chacun(e) peut faire entendre sa voix et peser sur les choix / orientations de l’association, ce qui ne serait pas le cas si les réunions étaient 100% en présentiel. Enfin lors du vote d’une décision, l’association garde trace des votes et des itérations qui ont mené à cette décision. Tout cela accroît nettement le sentiment d’appartenance au réseau et l’implication de ses membres.

Fonctionnalités préférées

Sondages

Sondages

Pour que chacun puisse voter et prendre part aux différentes prises de décisions

Gestionnaire de document

Gestionnaire de document

Pour que les adhérents puissent à tout moment accéder aux documents et archives de référence

Agenda partagé

Agenda partagé

Intégré à Ical et Outlook, permet de planifier -pour tous!- les réunions et les événements qui rythment la vie de l’Institut.

Citations

“Le sondage permet à l’ensemble de nos membres de pouvoir voter et de prendre part aux différentes prises de décisions, qu’ils soient présents ou non lors de la réunion.”
Nadia Robinet, Vice-Présidente
“L’idée, avec talkspirit, était d’avoir un endroit commun pour communiquer, afin que les gens qui arrivent dans un projet puissent très rapidement s’y retrouver et commencer à collaborer.”
Didier Carré, Secrétaire Général

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